学籍档案保密工作制度

PAGE学籍档案保密工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织学籍档案的保密管理，确保学籍档案信息的安全与完整，维护公司/组织及相关人员的合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及学籍档案管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于人力资源部门、教学管理部门、档案管理人员等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展学籍档案保密工作，确保各项管理活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，确保学籍档案信息在收集、整理、存储、传输、使用、保管和销毁等全过程中的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。3.分级管理原则：根据学籍档案的敏感程度和重要性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.严格审批原则：对涉及学籍档案的查阅、借阅、使用、传递等事项，严格履行审批程序，确保档案使用符合规定。5.责任追究原则：对违反学籍档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、保密职责（一）公司/组织管理层职责1.全面领导和监督公司/组织学籍档案保密工作，将保密工作纳入公司/组织整体管理体系，确保保密工作与业务工作协调发展。2.审批学籍档案保密工作制度、保密工作计划和重大保密事项，为保密工作提供必要的资源支持。3.对违反学籍档案保密制度的行为进行调查处理，决定责任追究方式和程度。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善学籍档案保密工作制度、流程和操作规范，并组织实施。2.负责学籍档案的收集、整理、归档、存储和保管工作，确保档案的安全与完整。3.对学籍档案的查阅、借阅、使用、传递等进行严格审核和登记，跟踪档案使用情况，确保档案使用符合规定。4.定期对学籍档案保密工作进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。5.组织开展学籍档案保密宣传教育和培训工作，提高员工的保密意识和技能。6.负责与外部机构或人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。（三）各部门职责1.负责本部门员工学籍档案的收集、整理和移交工作，并确保档案信息的真实、准确和完整。2.按照规定的程序和要求，申请查阅、借阅本部门员工的学籍档案，并严格按照档案使用规定使用档案。3.对本部门员工进行学籍档案保密教育，督促员工遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.配合档案管理部门做好学籍档案保密工作的相关事宜，如协助调查档案泄密事件等。（四）档案管理人员职责1.严格遵守学籍档案保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息安全。2.负责学籍档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、存储、检索等，保证档案管理工作的规范化和科学化。3.对查阅、借阅的学籍档案进行严格登记和管理，及时跟踪档案的归还情况，确保档案按时归还。4.定期对学籍档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，不得私自复制、传播档案信息。（五）其他人员职责1.涉及学籍档案管理工作的其他人员，应严格遵守本制度规定，履行相应的保密义务。2.在工作中接触到学籍档案信息的人员，应妥善保管档案资料，不得擅自扩大知悉范围，不得泄露档案信息。三、学籍档案的收集与整理（一）收集范围1.学生基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、政治面貌等。2.学习经历：小学、初中、高中、大学等各阶段的就读学校、入学时间、毕业时间、学历层次、专业等。3.成绩记录：各学期的课程成绩、考试成绩、学分等。4.奖惩情况：获得的奖励、处分及相关证明材料。5.学籍变动：休学、复学、转学、退学等学籍变动记录及相关审批材料。6.其他相关材料：如体检报告、就业推荐表、实习鉴定等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门员工或学生的学籍档案材料，并确保材料的真实性、完整性和准确性。2.收集的学籍档案材料应符合国家法律法规和公司/组织相关规定，严禁收集非法或不符合要求的材料。3.对收集到的学籍档案材料，应进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的材料。（三）整理规范1.档案管理人员应按照档案管理的基本原则和方法，对收集到的学籍档案材料进行分类整理。2.分类应科学合理，便于查找和管理，可按照学生类别、学历层次、入学时间等进行分类。3.对每份档案材料应进行编号，并编制档案目录，注明材料名称、编号、日期等信息。4.整理后的学籍档案应整齐、有序，便于长期保存和使用。四、学籍档案的存储与保管（一）存储方式1.学籍档案应采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）存储要求1.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保档案信息的可读性和可检索性。2.纸质档案应按照分类顺序进行存放，并建立档案架位索引，便于查找。3.对存储的学籍档案应定期进行检查和维护，确保档案的安全与完整。（三）保管期限1.学籍档案的保管期限应根据国家法律法规和公司/组织相关规定执行，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括学生在校期间的一般性材料。3.中期档案：保管期限为[X]年，主要包括学生的学习成绩、奖惩情况等重要材料。4.长期档案：保管期限为[X]年以上，主要包括学生的学籍变动记录、学历学位证明等永久性材料。（四）档案销毁1.对超过保管期限且无保存价值的学籍档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应进行登记造册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，并报经公司/组织管理层批准。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。五、学籍档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅学籍档案的，应按照规定的权限进行申请。2.人力资源部门：可查阅员工的学籍档案，用于员工招聘、培训、晋升、绩效考核等工作。3.教学管理部门：可查阅学生的学籍档案，用于教学管理、课程安排、成绩管理等工作。4.其他部门：因工作需要查阅学籍档案的，应经档案管理部门同意，并报公司/组织管理层批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《学籍档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人审核通过后，将申请表提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后安排查阅，并指定专人负责陪同查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《学籍档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅学籍档案的，应按照规定的权限进行申请。2.人力资源部门：可借阅员工的学籍档案，用于员工招聘、培训、晋升、绩效考核等工作，但借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.教学管理部门：可借阅学生的学籍档案，用于教学管理、课程安排、成绩管理等工作，但借阅期限一般不得超过[X]个工作日。4.其他部门：因工作需要借阅学籍档案的，应经档案管理部门同意，并报公司/组织管理层批准，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《学籍档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人审核通过后，将申请表提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后办理借阅手续，填写《学籍档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、编号、数量、借阅时间、预计归还时间等信息，并收取借阅保证金（如有需要）。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、学籍档案的数据安全与保密（一）数据安全措施1.建立健全学籍档案数据安全管理制度，明确数据安全责任，加强对数据安全的管理和监督。2.采用先进的数据安全技术和设备，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止数据被非法访问、篡改或泄露。3.定期对学籍档案数据进行备份，备份数据应异地存放，并定期进行数据恢复测试，确保数据的可恢复性。4.加强对网络环境的管理，规范员工的网络行为，防止通过网络传播学籍档案信息。（二）数据保密措施1.对学籍档案数据进行分类分级管理，根据数据的敏感程度和重要性，采取不同的保密措施。2.对涉及学生个人隐私的信息，如身份证号码、家庭住址等，应严格保密，未经授权不得泄露。3.对学籍档案数据的访问进行严格控制，设置不同的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。4.加强对员工的数据保密教育，提高员工的数据保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致数据泄露。（三）数据传输安全1.在传输学籍档案数据时，应采用加密技术进行传输，确保数据在传输过程中的安全性。2.对传输的数据进行完整性校验，确保数据在传输过程中未被篡改。3.选择安全可靠的传输渠道，避免通过不可信的网络或设备传输学籍档案数据。七、保密监督与检查（一）监督机制1.建立学籍档案保密监督机制，定期对学籍档案保密工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.档案管理部门应定期对学籍档案的存储、保管、查阅、借阅等情况进行自查，发现问题及时整改。3.公司/组织内部审计部门应定期对学籍档案保密工作进行审计，检查保密制度的执行情况，发现违规行为及时报告并处理。（二）检查内容1.学籍档案保密制度的执行情况，包括制度的宣传培训、人员的知晓程度等。2.学籍档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节的管理情况，是否符合规定要求。3.学籍档案数据的安全与保密情况，是否存在数据泄露、篡改等安全隐患。4.保密设施设备的配备和运行情况，是否满足保密工作需要。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。3.对违反学籍档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任，情节严重的，移交司法机关处理。八、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关法律法规中关于保密工作的规定，如《中华人民共和国保守国家秘密法》等。2.公司/组织学籍档案保密工作制度、流程和操作规范。3.学籍档案保密意识和技能培训，如如何识别保密风险、如何保护档案信息安全等。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部专业人员进行授课，讲解保密法律法规、制度要求和操作技能等。2.开展专题培训，针对不同岗位的特点和需求，进行有针对性的保密培训，如档案管理人员的档案管理技能培训、涉及档案使用人员的保密意识培训等。3.利用内部网络、宣传栏等渠道，开展保密宣传教育，发布保密知识、案例分析等内容，提高员工的保密意识。（三）培训计划1.档案管理部门应制定年度