社区档案资料保管制度

PAGE社区档案资料保管制度一、总则（一）目的为了加强社区档案资料的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区各类档案资料的收集、整理、保管、查阅、利用及销毁等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案资料由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映社区各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及社区机密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案资料的管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.党群工作类：包括社区党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.社区建设类：涉及社区规划、基础设施建设、环境卫生、物业管理等相关资料。3.社会保障类：如居民低保、特困人员供养、就业创业、社会保险等方面的档案。4.社会事务类：涵盖计划生育、民政优抚、社区文化、教育体育等事务的记录。5.安全稳定类：有关社区治安、消防安全、矛盾纠纷排查调处等工作的档案。6.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）编号1.档案资料应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号采用数字编码方式，例如：党群工作类编码为1，社区建设类编码为2，以此类推。每大类下的具体档案再细分小类进行编号，如党群工作类下的党组织建设编号为101，党员管理编号为102等。3.编号应清晰标注在档案资料的封面、目录及存储设备上，便于查找和管理。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门、各岗位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集范围包括但不限于文件、通知、报告、报表、会议记录、合同协议、照片、音像资料等。3.对于上级部门下发的文件，应及时签收、登记，并按照要求进行传阅和处理，留存原件或复印件归档。4.社区内部形成的文件材料，承办部门应在工作完成后及时整理归档，移交档案管理部门。5.涉及居民个人的档案资料，如申请材料、证明文件等，应在办理完毕后，由相关工作人员整理归档。（二）整理1.档案管理人员应按照档案资料的分类和编号要求，对收集到的档案资料进行分类整理。2.整理工作包括对文件材料的分类、排序、编目摘要、装订等。3.对于纸张破损、字迹模糊或褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案资料的可读性。4.照片、音像资料等应进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。5.电子档案资料应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保数据的准确性和安全性。四、档案资料的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房内应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）存储方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.照片、音像资料等应分类存放在相册、光盘盒等存储介质中，并注明相关信息。（三）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案资料包括社区发展规划、重要会议记录、重大事件档案、涉及居民利益的重要文件等。3.长期保管的档案资料保管期限一般为10年至50年，如一般性的工作文件、统计报表等。4.短期保管的档案资料保管期限一般为1年至10年，如临时性的通知、简报等。5.档案管理人员应根据档案资料的性质和重要程度，确定其保管期限，并在档案目录中注明。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、存储状况等。2.定期检查的周期为每季度一次，对于重要档案资料应增加检查频次。3.检查过程中如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充，并做好记录。五、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.社区内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及社区机密、个人隐私等敏感信息的档案资料，未经社区主要领导批准，不得查阅。3.外部单位或个人查阅档案资料，应持有单位介绍信或相关证明文件，经社区主要领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅档案资料的人员进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、批准人等信息。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案资料的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得用于商业目的或其他非法活动。2.利用档案资料时，应确保档案资料的安全和完整，不得对档案资料进行涂改、损坏、丢失等行为。3.档案管理人员应积极配合档案资料的利用工作，为利用者提供必要的帮助和支持。六、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料保管期限已满且无继续保存价值的，或因其他原因需要销毁的，可进行销毁处理。2.档案资料销毁前，应进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对拟销毁的档案资料进行逐一审核，提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案资料，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经社区主要领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应由档案管理人员和监销人员共同实施，监销人员应由社区纪检监察部门或其他相关部门人员担任。3.销毁过程中，应采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案资料无法恢复。4.销毁完成后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由档案管理人员和监销人员签字确认。5.档案销毁记录应长期保存，以备查阅。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社区档案资料保管制度，并组织实施。2.集中统一管理社区各类档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。3.定期对档案资料进行整理、归档、保管和检查，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。4.为档案资料的查阅和利用提供服务，做好查阅登记和利用记录工作。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案资料的收集、整理、保管、查阅、利用及销毁等具体工作。2.严格遵守档案管理工作制度，保守档案资料机密，确保档案资料