档案室文档管理制度汇编

PAGE档案室文档管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室文档管理，确保文档的完整、准确、系统和安全，便于文档的查阅、利用和保存，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门形成的各类文档资料的管理，包括但不限于纸质文档、电子文档、声像文档等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案室负责对各类文档进行集中统一管理，确保文档管理的规范化、标准化。2.真实性原则：文档内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.完整性原则：保证文档的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的文档，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的文档分类和检索体系，便于文档的查阅和利用。二、文档管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关文档管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的文档管理制度。2.负责接收、整理、保管各类文档资料，建立健全文档管理台账。3.对文档进行分类、编号、编目，编制文档检索工具，提高文档查询效率。4.定期对文档进行清查、核对，确保文档的安全和完整。5.负责文档的借阅、归还登记工作，监督文档的使用情况，防止文档丢失、损坏和泄密。6.按照规定做好文档的鉴定、销毁工作。7.开展文档管理培训和宣传工作，提高员工的文档管理意识。（二）各部门职责1.负责本部门文档资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保文档资料的真实、完整。2.按照公司/组织文档管理制度的要求，定期向档案室移交应归档的文档资料。3.严格遵守文档借阅、使用规定，妥善保管本部门使用的文档资料，不得擅自销毁、转借或丢失。4.配合档案室做好文档管理的各项工作，提供必要的协助和支持。三、文档的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在经营管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报告、报表、记录等。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外发布的文件、宣传资料、产品资料等。4.会议文件、纪要、决议等。5.人事档案、财务档案、业务档案等各类专门档案。6.声像档案，如照片、录音、录像等。7.其他具有保存价值的数据和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文档资料的收集工作，确保收集及时、准确、完整。2.对重要文件和资料，应及时进行备份，防止数据丢失。3.收集的文档资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理方法1.分类：按照文档的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号：对每一类文档进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制文档目录，包括文档编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。4.装订：对纸质文档进行装订，保持文档的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的文档装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、文档的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的应归档文档资料整理完毕，移交档案室归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的文档资料，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的文档资料填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随文档资料移交档案室。2.档案室对接收的文档资料进行核对、检查，确认无误后办理签收手续。3.档案室按照档案整理要求对归档文档进行进一步整理、编目，上架保管。（三）保管期限1.根据文档的重要性、时效性和历史价值，确定文档的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。2.具体保管期限的划分按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况执行。（四）保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件，确保文档的安全。2.档案架应排列整齐，便于通风和查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子文档应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。5.对声像档案应进行妥善保管，确保图像清晰、声音完整。五、文档的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要，本公司/组织内部员工可借阅档案室的文档资料。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织文档资料的，须经公司/组织领导批准。（二）借阅程序1.内部员工借阅文档资料，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位查阅文档资料，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅。3.档案室对借阅或查阅申请进行审核，符合条件的予以办理，并登记借阅或查阅的文档名称、数量、期限等信息。（三）借阅期限1.内部员工借阅一般文档资料的期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅重要、机密文档资料的期限不得超过[X]个工作日，确需延期的，须经公司/组织领导批准。（四）借阅要求1.借阅人员应爱护文档资料，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注、污损文档。2.未经档案室同意，不得将文档转借他人。3.借阅人员应在规定期限内归还文档资料，如需延期，应提前办理续借手续。4.外单位查阅文档资料后，应在档案室指定地点查阅，不得擅自将文档带出档案室。如需复印或摘录，须经档案室同意，并按规定办理相关手续。六、文档的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据文档的保管期限和现实利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立文档鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查文档的完整性、准确性和系统性。2.判断文档是否仍具有保存价值，是否符合保管期限的规定。3.对已超过保管期限且无保存价值的文档进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的文档，填写《档案销毁清单》，注明文档名称、数量、销毁原因等。2.《档案销毁清单》经公司/组织领导批准后，由档案室负责组织销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》归档保存。七、文档的数字化管理（一）数字化范围1.对具有重要历史价值、频繁利用的纸质文档进行数字化处理。2.对电子文档进行规范化整理和存储，建立电子档案数据库。（二）数字化流程1.扫描：选择专业的扫描设备和软件，按照规定的分辨率和格式对纸质文档进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的文档与原纸质文档的目录信息进行关联，建立准确的索引关系。4.存储：将数字化文档存储到电子档案数据库中，采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保数据的安全。（三）数字化管理要求1.建立数字化档案管理制度，规范数字化档案的采集、处