档案室保密管理规定制度

PAGE档案室保密管理规定制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于本公司/组织档案室工作人员、档案查阅人员、档案利用部门及其他涉及档案管理与使用的相关人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案保密管理工作。2.预防为主原则：强化保密意识，建立健全保密制度和防范措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.分级管理原则：根据档案的重要性和涉密程度，实行分级分类管理，确保重点档案的安全保密。4.严格规范原则：对档案的收集、整理、保管、查阅、利用、销毁等环节进行严格规范，确保操作过程合法合规。二、档案的分类与密级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案等。2.业务档案：涵盖公司/组织在业务活动中形成的各类合同、协议、项目文档、业务报表等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关资料。4.技术档案：涉及公司/组织的技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准等方面的档案。5.其他档案：如声像档案、实物档案等其他特殊类型的档案。（二）密级划分1.绝密级：涉及公司/组织核心商业机密、重大技术秘密、国家安全等重要信息，一旦泄露将对公司/组织造成极其严重损失的档案。2.机密级：包含公司/组织重要业务信息、关键技术资料、内部决策文件等，泄露后可能对公司/组织产生较大影响的档案。3.秘密级：涉及公司/组织一般业务信息、普通技术文档、日常管理资料等，泄露后可能对公司/组织造成一定影响的档案。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门产生的各类文件、资料及时、完整地移交档案室。2.收集的档案应真实、准确、完整，符合档案管理的规范要求，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对于重要档案和涉密档案，收集人员应严格履行交接手续，确保档案的安全传递。（二）整理规范1.档案室工作人员应按照档案分类标准对收集的档案进行整理，确保档案分类清晰、编号准确。2.对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和管理。3.建立档案目录索引，采用纸质和电子两种形式，方便档案查阅人员快速查找所需档案。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应与其他区域有效隔离，设置门禁系统，严格限制无关人员进入。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、密级分别存放，采用密集架、档案柜等存储设备进行保管。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放位置正确。（三）安全管理1.制定档案库房安全管理制度，明确安全责任，加强对库房的日常巡查和监控。2.配备必要的消防器材和安全报警设备，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.加强对档案库房工作人员的安全教育，提高安全意识和应急处理能力。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.查阅档案应严格按照规定的权限进行，未经授权人员不得查阅档案。2.绝密级档案仅限公司/组织高层管理人员查阅，机密级档案仅限相关业务部门负责人及经授权人员查阅，秘密级档案仅限本部门工作人员查阅。（二）查阅流程1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案室。3.档案室工作人员根据审批意见，对符合查阅条件的档案进行登记，并安排专人陪同查阅。4.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。查阅过程中不得涂改、标记、损毁档案。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）利用限制1.档案的利用应符合法律法规和公司/组织规定，不得用于非法目的或泄露给无关人员。2.如需对档案进行复印、摘录等操作，应经档案室负责人批准，并按照规定的程序进行。复印件和摘录件应与原件核对无误，并注明出处和用途。3.涉及公司/组织商业秘密和敏感信息的档案，利用时应采取严格的保密措施，防止信息泄露。六、档案的传递与交接（一）内部传递1.档案在公司/组织内部各部门之间传递时，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、数量、传递时间、传递部门、接收部门等信息。2.传递人员应确保档案的安全传递，不得擅自拆封、涂改或丢失档案。3.接收部门收到档案后，应及时在《档案传递登记表》上签字确认。（二）外部交接1.因工作需要将档案移交外部单位时，应按照国家法律法规和公司/组织规定办理相关手续。2.移交档案前，应进行详细的清点和核对，确保档案的完整性和准确性。3.填写《档案外部交接清单》，注明移交档案的名称、数量、交接时间、交接双方人员等信息，并由双方签字确认。4.外部单位接收档案后，应妥善保管，并按照约定的用途使用，不得擅自转让或泄露档案信息。七、档案的保密监督与检查（一）监督职责1.公司/组织设立保密管理工作领导小组，负责对档案室保密管理工作进行全面监督和指导。2.档案室负责人负责具体的保密监督工作，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、利用、传递等环节是否符合规定。2.档案库房的安全防护设施是否完好，安全管理制度是否落实。3.档案工作人员的保密意识和操作规范，是否存在违规行为。4.档案信息的保密情况，是否存在泄露隐患。（三）检查方式1.定期检查：每季度对档案室进行一次全面检查，对档案管理工作进行综合评估。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理的重点环节和关键岗位进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对特定时期或特定事项，开展专项保密检查，确保档案信息安全。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.因各种原因失去利用价值的档案。3.经鉴定确需销毁的涉密档案。（二）销毁程序1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，经所在部门负责人和档案室负责人审核后，报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案室安排专人负责档案销毁工作，并指定两名以上工作人员进行监销。4.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.销毁完成后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案室负责人。九、罚则（一）违规行为界定1.违反档案保密管理制度，擅自查阅、复制、传播、销毁档案信息的。2.在档案管理工作中玩忽职守，导致档案丢失、损坏或泄露的。3.未经授权将档案带出档案室或转借他人的。4.对档案进行涂改、伪造、标记、损毁等行为的。5.其他违反档案保密管理规定的行为。（二）处罚措施1.对于违反档案保密管理规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.因违规行为给