民调档案管理制度

PAGE民调档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司民调档案管理，确保民调档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥民调档案在公司决策、业务开展及社会服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司内所有涉及民调工作形成的档案资料管理，包括但不限于问卷调查、访谈记录、数据分析报告等各类与民众调查相关的文件。（三）管理原则1.集中统一管理原则：民调档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性与准确性原则：民调档案应如实反映调查过程和结果，数据准确、记录详实。3.保密性原则：对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的民调档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。4.便于利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，方便公司内部各部门及相关人员查阅和使用民调档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善民调档案管理制度，并组织实施。2.接收、整理、保管民调档案，确保档案的安全与完整。3.建立民调档案目录数据库，提供档案检索服务。4.对到期档案进行鉴定和销毁。5.监督、指导各部门民调档案的收集、整理和归档工作。（二）民调项目负责人职责1.负责组织本项目民调档案的收集、整理和初步审核工作。2.确保民调档案的真实性、准确性和完整性，及时向档案管理部门移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门涉及民调工作档案的收集和整理，并按规定及时移交档案管理部门。2.在利用民调档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.民调项目实施过程中，项目负责人应及时收集各类与项目相关的文件资料，包括调查方案、问卷、访谈提纲、调查记录、统计报表、分析报告等。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质安全，并与纸质文件内容一致。（二）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照民调项目的不同阶段、类别进行分类整理。3.同一项目的档案应集中整理，便于查找和利用。（三）整理方法1.分类：根据民调项目的性质、内容等因素，将档案分为问卷调查类、访谈类、数据分析类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现项目名称、年份、顺序号等信息，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源等信息，目录应打印成册，并建立电子目录数据库。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.民调项目结束后，项目负责人应在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案齐全、完整、准确，符合归档要求。3.对不符合归档要求的档案，档案管理部门应及时退回项目负责人，要求其补充或修正后重新移交。（二）保管期限1.民调档案的保管期限根据其重要程度、涉及范围等因素确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的民调项目，对公司决策和业务开展影响较小的档案。3.中期保管期限为[X]年，适用于具有一定参考价值，对公司阶段性工作有重要作用的民调档案。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大决策、长期发展规划、具有重要历史价值或法律凭证作用的民调档案。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对电子档案，应采用安全可靠的存储方式，定期进行备份，并建立电子档案的访问权限管理制度。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅民调档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或敏感信息的民调档案，查阅申请人需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅民调档案，应持单位介绍信或有效证件，经公司相关部门负责人审核，报公司分管领导批准后，在档案管理部门指定人员的陪同下查阅。（二）查阅程序1.档案管理人员根据审批后的《档案查阅申请表》，提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用限制1.民调档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司保密规定，不得将档案用于与工作无关的目的。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自公布、传播民调档案内容。3.对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的民调档案，利用时应采取必要的保密措施，防止信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的民调档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司分管领导等组成。鉴定小组负责对保管期满的民调档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用，对档案进行逐卷审查。2.对于仍有参考价值或需长期保存的档案，应继续保管；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组出具的档案销毁意见经公司分管领导批准后，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、数量等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导签字确认后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁过程应指定专人负责监督，确保档案彻底销毁。3.销毁工作完成后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立民调档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠，统计结果应作为档案管理工作评估和决策的依据。（二）移交工作1.在公司机构变动、档案管理职能调整等情况下，档案管理部门应按照规