档案管理制度与硬件设施

PAGE档案管理制度与硬件设施一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，同时为档案管理提供必要的硬件设施支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中涉及的档案管理活动以及相关硬件设施的配备与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务往来，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整，避免重要信息缺失。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全（包括但不限于防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等），防止档案损坏、丢失和泄露。5.有效利用原则：充分发挥档案的价值，积极为公司/组织的各项工作提供服务，促进档案资源的合理利用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案财务档案、业务档案等。3.指导各部门档案的收集、整理、归档工作，对各部门档案管理工作进行监督和检查。4.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，建立健全档案检索体系，提高档案查询利用效率。5.负责档案的安全保管，定期对档案进行清查、核对，确保档案的实体安全和信息安全。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.负责档案管理硬件设施的规划、配置、维护和更新，确保硬件设施满足档案管理工作的需要。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、收集、整理和初步归档工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理工作的具体实施，并接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格执行公司/组织的档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全，不得擅自销毁、涂改、转让档案。4.积极配合档案管理部门做好档案的查阅利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理工作纪律。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入、检索和统计等工作。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架、保管、清查、核对等，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.做好档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，及时登记和跟踪档案的流向，确保档案的安全和有效利用。5.负责档案管理硬件设施的日常维护和管理，定期检查硬件设施的运行情况，及时发现并报告硬件设施存在的问题，配合相关部门进行维修和更新。6.积极参加档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括公司/组织在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验记录等。3.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、教育培训、党团组织关系等方面的文件材料。4.财务档案：指公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等文件材料。5.业务档案：根据公司/组织的业务特点和经营范围，分类收集和整理在业务活动中形成的各类档案，如销售合同、采购订单、客户资料、市场调研报告等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，确保每个档案都有唯一的标识，便于管理和查询。2.编号方法：采用“全宗号年度保管期限流水号”的结构。全宗号：由档案管理部门根据公司/组织的实际情况统一编制，用于标识公司/组织的档案全宗。年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。保管期限：分为“永久”、“长期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。3.例如，一份文书档案的编号为：012023Y0010，表示该档案属于公司/组织全宗号为01的文书档案，形成于2023年，保管期限为永久，流水号为0010。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围、内容和标准，确保档案收集的完整性和准确性。2.档案形成部门应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，定期向档案管理部门移交。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，档案形成部门应指定专人负责收集，并在活动结束后及时整理归档，确保档案的时效性。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。（二）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行系统排列和编目。2.科技档案整理：按照项目、专业、时间等进行分类，对项目文件应按照项目前期文件、项目实施文件、项目竣工验收文件等阶段进行整理，确保科技档案的系统性和完整性。3.人事档案整理：按照档案材料的类别进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料、任免材料、奖惩材料等，每份材料应齐全完整，按照规定的顺序进行排列和装订。4.财务档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行整理，会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档，财务报表应按年度装订成册，并编制目录和索引。5.业务档案整理：根据业务类型和特点，按照业务流程、客户类别、时间顺序等进行分类整理，确保业务档案的清晰和便于查询。五、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等硬件设施，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）档案装具1.应使用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，档案装具应坚固耐用、便于存放和检索。2.档案盒应采用统一规格和标准，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等信息，盒内文件应排列整齐、编号清晰。3.档案柜和档案架应按照档案分类和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况确定，分为永久、长期和短期。2.对于反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期保管；对于保存价值较低的档案，可列为短期保管。3.档案管理部门应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查和盘点工作应每年至少进行一次，清查和盘点结果应形成书面报告，对发现问题应及时采取措施进行处理。3.在档案清查和盘点过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应立即报告上级主管部门，并采取相应的补救措施。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并在《档案查阅登记表》上做好记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、归还时间等。3.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。5.外单位人员查阅或借阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准，档案管理部门应按照规定办理查阅或借阅手续，并对查阅或借阅过程进行全程监督。（二）档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、归还时间等信息。2.根据档案利用登记情况，定期对档案利用情况进行统计分析，如档案查阅或借阅的数量、频率、内容分布等，为档案管理工作提供数据支持，以便更好地满足公司/组织的档案利用需求。（三）档案利用反馈1.档案管理部门应及时收集档案利用者的反馈意见，了解档案利用过程中存在的问题和不足，以便不断改进档案管理工作。2.对于档案利用者提出的合理建议和意见，档案管理部门应认真研究并加以采纳，不断优化档案管理流程和服务质量，提高档案利用效率和效果。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案鉴定的原则、方法和程序。2.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案是否具有保存价值，确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对已满保管期限的档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案内容，提出鉴定意见。2.对于拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的全宗号、年度、保管期限、档号、题名、数量等信息，并经档案鉴定工作小组组长审核签字。3.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁实施1.档案销毁工作应指定专人负责，在指定的地点进行销毁，确保档案销毁过程的安全和保密。2.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。3.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案管理硬件设施（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源、污染源等。2.档案库房应具备足够的空间，满足档案存放的需要，并根据档案类别和数量进行合理分区，如文书档案区、科技档案区、人事档案区、财务档案区、业务档案区等。3.档案库房应设置防火、防盗、防潮、防虫、防光防尘、防有害气体等设施，如防火门、防盗窗、除湿机、防虫剂、窗帘、空气净化器等。（二）档案装具配备1.根据档案管理的需要，配备合适的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。档案装具应符合国家相关标准和规范，具有良好的承重能力、稳定性和耐久性。2.档案柜应采用金属材质，具有防火、防盗、防潮等功能，柜门应安装锁具，确保档案安全。档案架应根据库房空间和档案存放要求进行合理设计，层数和间距应便于档案的存放和查找。档案盒应采用无酸纸制作，尺寸规格应符合国家统一标准，盒面应标明相关信息。（三）档案管理设备配置1.配备必要的档案管理设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、温湿度计、灭火器等，以满足档案管理工作的信息化和现代化需求。2.计算机应安装档案管理软件，实现档案的数字化管理，包括档案的录入、检索、统计、编目、借阅管理等功能。打印机、复印机、扫描仪等设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行，满足档案管理工作的需要。3.应配备足够数量的光盘、磁带等存储介质，用于档案的备份存储，确保档案信息的安全和长期保存。存储介质应定期进行检查和更新