派出所档案工作管理制度

PAGE派出所档案工作管理制度一、总则（一）目的为了加强派出所档案工作的规范化、科学化管理，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公安工作提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》《公安档案管理规定》等相关法律法规，结合本派出所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所各部门在工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）档案工作基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。（四）管理体制派出所设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全所档案的集中统一管理。各部门确定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。档案管理部门受所长直接领导，业务上接受上级公安机关档案管理部门的指导、监督和检查。二、档案管理部门职责（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本所档案管理制度。（二）负责制定本所档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。（三）集中统一管理本所各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。（四）指导、监督和检查各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。（五）负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程。（六）做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。（七）积极开发档案信息资源，为公安工作和社会提供档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公安业务工作中形成的各类文件、材料、记录、报表、证据等。2.上级公安机关下发的与本所工作相关的文件、指示、通知等。3.本所制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。4.人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等材料。5.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。6.声像档案，包括照片、录音、录像等。7.实物档案，包括奖章、证书、纪念品等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员要及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，符合档案整理要求。3.对重要文件材料要进行备份，以防原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.人事档案按照干部档案管理规定进行整理，建立档案目录和索引。3.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案按照内容、时间顺序进行整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，编制声像档案目录。5.实物档案进行分类登记，注明实物名称、来源、日期等。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公安工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护党和国家的利益出发，准确判定档案的价值。3.鉴定工作要充分听取有关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性。（二）保管期限划分1.永久保管的档案：本所制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要文件、工作计划、总结等。涉及重大案件、重要事件的文件材料。人事档案中的重要任免、奖惩等材料。财务档案中的年度决算报表等。2.定期保管的档案：保管期限为30年的档案：一般业务文件材料、一般性人事档案材料、会计凭证等。保管期限为10年的档案：短期业务文件材料、临时性人事档案材料等。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和兼职档案员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据保管期限划分标准，提出鉴定意见。3.对鉴定结果进行审核，报所长批准。4.对确定销毁的档案，要编制销毁清单，经所长批准后，由两人以上监销，并在销毁清单上签字。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等要求。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应与办公区域分开，确保档案的安全。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应排列整齐，便于查找和利用。（三）档案保管要求1.对不同载体的档案要分别保管，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案要及时进行修复或复制。4.做好档案的温湿度记录，根据实际情况进行调节。5.对电子档案要进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、安全状况等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表1.按照上级公安机关档案管理部门的要求，定期报送档案统计报表。2.统计报表应数据准确、内容完整、报送及时。七、档案的编研（一）编研内容1.根据公安工作需要和档案利用情况，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要等。2.对重要档案进行汇编，如案件汇编、法规汇编等。3.开展档案信息资源的深度开发，为公安工作提供决策支持。（二）编研要求1.编研工作要坚持实事求是、科学严谨的态度，确保编研成果的质量。2.编研成果应具有实用性和可读性，便于公安民警和社会各方面的利用。3.对编研成果要进行审核，确保其准确性和规范性。（三）编研成果的管理1.对编研成果要进行分类整理，建立编研成果目录。2.编研成果应妥善保管，便于查阅和利用。3.定期对编研成果进行更新和完善，使其更好地为公安工作服务。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规开展档案利用工作，确保档案利用的合法性和安全性。2.遵循保密规定，严格控制档案的查阅范围，防止档案信息的泄露。3.方便利用，提高档案利用效率，为公安工作和社会提供优质服务。（二）利用范围1.本所公安民警因工作需要查阅档案。2.上级公安机关及其他有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织及个人因法律诉讼、调查取证等需要查阅档案。（三）利用手续1.本所公安民警查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.上级公安机关及其他有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后查阅。3.司法机关、社会组织及个人查阅档案，应持有相关法律文书或证明材料，经档案管理部门负责人批准后查阅。查阅重要档案需经所长批准。（四）利用方式1.档案查阅人员可在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.档案管理部门应根据利用需求，积极提供档案原件或复印件，确保利用工作的顺利进行。九、档案的保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案工作人员的保密教育。2.对档案的查阅、借阅、利用等环节要严格保密措施，防止档案信息的泄露。3.对涉及国家秘密、警务工作秘密等重要档案要实行专人专管，严格控制知悉范围。（二）保密措施1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全保密。2.对档案管理人员要进行背景审查，签订保密承诺书。3.档案查阅场所应与外界相对隔离，