统计办公室档案管理制度

PAGE统计办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强统计办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为统计工作及公司各项决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于统计办公室在工作过程中形成的各类档案，包括统计报表、调查数据、分析报告、文件资料、会议记录、图表等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：统计办公室档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映统计工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，涵盖统计工作的各个环节。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案台账，记录档案的入库、借阅、归还等情况，确保档案管理清晰有序。3.对档案进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。4.按照规定的程序和要求，为档案查阅者提供服务，做好档案查阅登记工作。5.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。（二）统计人员职责1.及时将工作中形成的各类档案资料移交档案管理人员，确保档案资料的及时归档。2.在档案形成过程中，保证档案内容的真实性、准确性和完整性，对档案质量负责。3.配合档案管理人员做好档案的整理、编目等工作，提供必要的信息和资料。4.按照规定程序查阅和使用档案，不得擅自销毁、涂改档案。（三）部门负责人职责1.对本部门形成的档案管理工作负责，督促统计人员及时整理和移交档案。2.审核档案资料的准确性和完整性，确保档案质量符合要求。指导和监督档案管理人员的工作，提出改进意见和建议。3.根据工作需要，合理安排档案查阅和使用，确保档案为统计工作和公司决策服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.各类统计报表，包括定期报表、专项报表等，应完整收集并保存原始报表及相关审核记录。2.调查数据，涵盖问卷调查、实地调查、抽样调查等各类调查所获取的数据，包括调查问卷、调查记录、数据汇总表等。3.统计分析报告，包括月度、季度、年度分析报告，以及针对特定问题的专题分析报告等。4.上级部门下发的与统计工作相关的文件、通知、规定等。5.公司内部关于统计工作的制度、流程、会议记录、工作计划与总结等。6.统计工作中涉及的各类图表、数据模型、统计方法说明等资料。（二）收集要求1.统计人员应在工作完成后及时将相关档案资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.移交的档案资料应齐全、完整，签字手续完备，符合档案整理要求。3.对于电子档案，应同时收集存储介质，并确保数据的完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类。如分为统计报表类、调查数据类、分析报告类、文件资料类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和定位档案。4.装订：对纸张档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏档案。四、档案保管（一）保管期限1.统计报表类：短期保存的报表一般保存3年，中期保存的报表保存5年，长期保存的报表保存10年以上。具体保管期限根据相关法律法规和公司规定确定。2.调查数据类：涉及重要项目或具有长期参考价值的数据应长期保存；一般性调查数据可根据实际情况确定保存期限，一般不少于3年。3.分析报告类：年度分析报告等重要报告应长期保存；专项分析报告根据其重要性和时效性确定保存期限，一般不少于3年。4.文件资料类：上级部门文件按照规定的保管期限执行；公司内部文件根据其重要性和用途确定保管期限，重要文件长期保存，一般性文件保存35年。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固、防潮、防虫。档案柜应分类存放不同类别的档案，并设置明显的标识。2.电子档案：应存储在安全可靠的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引和目录，便于查找和管理。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照其特点进行妥善保管。照片应冲印或扫描保存，并注明拍摄时间、地点、人物等信息；录音、录像应转录为电子文件保存，并做好相应的标识和说明。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，确保档案安全。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理库房设施设备的故障和问题。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.统计办公室内部人员因工作需要可查阅相关档案，但应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、内容等信息。2.公司其他部门人员查阅统计档案，需经统计办公室负责人批准，并填写查阅登记表。查阅登记表应一式两份，一份由查阅人留存，一份由档案管理人员存档。3.外部单位查阅统计档案，须持有单位介绍信，并经公司相关领导批准。档案管理人员应严格审核查阅申请，确保查阅目的合法合规。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅登记表，提交查阅申请。2.档案管理人员根据查阅权限进行审核，批准后提供相应的档案。3.查阅人在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）借阅规定1.一般情况下，档案不允许借阅。如有特殊情况需要借阅，需经统计办公室负责人及公司相关领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如有问题应及时向借阅人提出，并做好记录。六、档案保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、财务数据、客户信息等敏感内容的统计档案。2.尚未公开的统计调查数据、分析结果等。3.公司内部关于统计工作的重要决策、战略规划等相关档案。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及保密内容的档案进行单独存放，并设置明显的保密标识。2.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅人注意保密事项，不得向无关人员透露档案内容。3.对于电子档案，应采取加密存储、访问控制等技术手段，防止信息泄露。同时，对存储介质应进行严格管理，限制接触范围。4.档案管理人员应定期参加保密培训，提高保密意识和技能，确保保密工作的有效开展。（三）违规处理1.如发现档案管理人员或查阅人违反保密制度，泄露档案机密信息，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.对于因违反保密制度给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由统计办公室负责人、档案管理人员及相关业务骨干组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的数据、文件等档案，可考虑销毁。3.对于涉及重要历史资料、具有长期研究价值的档案，即使超过保管期限，也应妥善保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清