工程安保档案管理制度

PAGE工程安保档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程安保档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，有效支持工程安保工作的开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类工程项目安保档案的管理，包括但不限于工程建设期间的安全保卫措施记录、人员出入管理档案、监控资料、应急处置档案等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映工程安保工作的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖工程安保工作的各个方面，全面收集、整理相关资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：对涉及工程机密、人员隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、存储、查阅等环节有序进行。二、档案管理职责（一）安保部门职责1.负责工程安保档案的日常收集、整理、归档和保管工作。2.按照规定的分类标准和编号规则，对档案进行分类整理和编号，确保档案的系统性和可查性。3.定期对档案进行清查盘点，核实档案数量和完整性，发现问题及时报告并处理。4.负责档案的借阅登记和归还工作，严格按照规定的借阅流程办理借阅手续。（二）项目负责人职责1.督促项目团队配合安保部门做好档案管理工作，确保项目安保相关资料及时、准确地提交。2.对项目安保档案的完整性和准确性负责，审核档案资料是否符合要求。3.根据工程进度和安保工作需要，协调安排档案管理所需的资源和场地。（三）公司档案管理部门职责1.对工程安保档案管理工作进行监督和指导，制定统一的档案管理制度和标准。2.负责档案管理设施设备的配备和维护，保障档案存储环境的安全和适宜。3.定期组织档案管理人员的培训，提高其业务水平和管理能力。4.根据公司规定，对档案进行定期的鉴定和销毁工作。三、档案分类与编号（一）分类标准1.安全保卫措施档案：包括工程安保方案、安全检查记录、隐患排查与整改资料等。2.人员出入管理档案：涵盖人员出入登记台账、门禁卡发放记录、访客登记资料等项目。3.监控资料档案：包含监控视频存储记录、监控设备维护记录、视频资料查阅记录等。4.应急处置档案：涉及应急预案、应急演练记录、突发事件处置报告等。5.其他档案：如安保设备采购与维护档案、安保人员培训档案等。（二）编号规则采用“项目编号分类代码顺序号”的编号方式。例如：“[项目编号][AB01][001]”，其中“项目编号”为公司对具体工程项目的编号；“分类代码设为”按照上述分类标准设置，如“AB01”代表安全保卫措施档案；“顺序号”为每类档案内的流水编号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.安保部门应明确档案收集的责任人，确保各类安保资料及时、准确地收集。2.在工程建设过程中，各相关部门和岗位应按照职责分工，及时将产生的安保资料移交至安保部门。3.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文档、照片、视频等多种形式，确保资料的全面性。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类筛选，剔除重复、无效的资料。2.按照档案分类标准，对资料进行分类整理，同一类别的资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对纸质档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查阅。4.对电子文档进行命名规范，按照项目编号分类代码文件名的格式进行命名，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。五、档案存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的存储设备，如档案柜、货架、防潮防虫设备等，确保档案存储环境安全、整洁、通风良好。2.对纸质档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，防止数据丢失。（二）保管期限1.根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.安全保卫措施档案、人员出入管理档案、监控资料档案等涉及工程安保核心工作的档案，保管期限为长期；应急处置档案根据事件的性质和影响，确定保管期限；其他档案根据实际情况确定保管期限。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期核对档案数量和状态。2.加强档案库房的安全管理，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施设备，配备必要的消防器材和应急照明设备。3.定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况，及时采取修复、复制等措施进行处理。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅工程安保档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交至安保部门。3.安保部门根据申请内容，确定查阅档案的范围和方式，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改或损坏。查阅完毕后，应及时将档案归还安保部门。（二）借阅流程1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅工程安保档案，必须经公司主管领导批准，并签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期限、保密责任等事项。2.借阅人填写《档案借阅申请表》，经公司主管领导签字同意后，提交至安保部门。3.安保部门按照审批意见，办理档案借阅手续，登记借阅档案的名称、数量、借阅时间到期时间等信息，并收取一定的押金。4.借阅人应按照约定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。归还档案时，安保部门应检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及工程机密、人员隐私等敏感信息的档案，实行专人专管制度，严格限制接触范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识。3.在档案查阅和借阅过程中，严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范工作，安装门禁系统、监控设备等，确保档案库房的安全。2.定期对档案管理设施设备进行检查和维护，确保其正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、盗窃等突发事件发生时的应急处置措施，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、安保部门负责人、项目负责人等组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，由安保部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用碎纸、焚烧等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监督，并做好销毁记录。4.销毁记录应