税务局档案管理制度范本

PAGE税务局档案管理制度范本一、总则（一）目的为了加强税务局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于税务局机关各部门及直属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：税务局档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映税务工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理税务工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和规章制度，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立和完善档案管理信息系统，推进档案管理信息化建设。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为税务工作提供参考依据。5.组织档案业务培训，提高全局档案管理人员的业务素质。6.监督、指导本局各部门的档案管理工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作。2.定期向档案管理部门移交本部门的档案。3.协助档案管理部门开展档案整理、编目、统计等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局在税收征管、行政管理、人事、财务等各项工作中形成的文件材料，包括：收文、发文、签报、会议记录、纪要等。各类报表、统计资料、征管档案等。人事档案、工资档案、教育培训档案等。财务预决算、会计凭证、账簿、报表等。固定资产档案、基建档案等。各类合同、协议、招投标文件等。税务检查、稽查档案等。其他具有保存价值的文件材料。3.本局组织开展的重要活动、会议、调研等形成的文件材料、照片、录像等。4.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应采取复印、拍照、扫描等方式进行备份，以防原件损坏或丢失。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同门类、载体和保管期限，进行科学分类。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，编制案卷目录。2.征管档案整理：按照税收征管业务流程，对各类征管资料进行分类、编号、装订，建立征管档案索引。3.人事档案整理：按照干部人事档案管理规定，对人事档案进行分类、排序、编目、装订。4.财务档案整理：按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类、装订、编目。5.其他专门档案整理：参照相关行业标准和规定进行整理。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.征管档案应在业务办结后及时归档。3.人事档案、财务档案等应按照规定的时间及时归档。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、整理规范，符合档案管理要求。2.编制档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确认无误后办理签收手续。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分如下：1.永久保管的档案：本局制定的法规性文件材料。本局年度工作报告、总结、重要统计报表等。本局机构演变、人事任免、奖励处分等文件材料。本局重要会议记录、纪要、决议等。本局税收征管、行政管理等工作中的重要文件材料。本局与其他单位签订的重要合同、协议等。本局重大税务案件的处理文件材料。本局获得的省部级以上荣誉证书、奖牌等。2.定期保管30年的档案：本局一般性文件材料。本局税收征管、行政管理等工作中的一般文件材料。本局日常工作中的各类报表、统计资料等。本局与其他单位签订的一般性合同、协议等。3.定期保管10年的档案：本局短期临时性文件材料。本局工作中形成的一般性业务档案。（四）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、防虫药等，确保档案的安全保管。2.对电子档案应进行备份存储，采用光盘、磁带等存储介质，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温湿度符合国家规定标准。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。3.鉴定小组应按照档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。4.监销人员应在档案销毁后，在档案销毁清册上签字注明“已销毁”字样，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅本局档案的，应持单位介绍信，经本局分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经本局主要领导批准。3.查阅人事档案、财务档案等涉及个人隐私或机密信息的档案，应严格按照相关规定办理审批手续。（二）查阅要求1.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门，如需借出档案的，应按照规定办理借阅手续，并限期归还。（三）利用服务1.档案管理部门应积极开展档案利用服务工作，为税务工作提供档案信息支持。2.根据工作需要，档案管理部门可对档案进行整理、编目、摘录等加工处理，为查阅人员提供便利。3.定期发布档案利用信息，介绍档案的内容和价值，引导全局工作人员积极利用档案。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，上报本局领导和上级档案管理部门。3.利用统计数据，分析档案管理工作中的问题和不足，为改进档案管理工作提供依据。（二）移交工作1.本局机构变动或档案管理人员调动