羊场档案管理制度

PAGE羊场档案管理制度一、总则（一）目的为加强羊场档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在羊场生产、经营、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于羊场所有部门及员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：羊场档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映羊场的生产经营活动和工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守保密规定，对涉及商业秘密、技术秘密等重要档案进行妥善保管。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置羊场设立档案管理室，负责档案的日常管理工作。档案管理室可配备档案管理人员若干名，具体负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善羊场档案管理制度，并组织实施。2.负责羊场各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范化和标准化。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.负责档案的借阅管理工作，严格按照借阅制度办理借阅手续，确保档案的合理使用和及时归还。7.积极开展档案信息开发利用工作，为羊场的生产经营、决策管理等提供档案信息支持和服务。8.组织档案管理人员参加业务培训和学习，提高档案管理水平和业务能力。三、档案分类与编号（一）档案分类羊场档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括羊场的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产管理类：涵盖羊场的养殖计划、养殖记录、饲料配方、疫病防治记录、生产报表等。3.技术资料类：主要有羊的品种资料、养殖技术资料、繁殖技术资料、饲料营养资料、疫病防控技术资料等。4.市场营销类：包含市场调研报告、销售合同、客户信息、广告宣传资料等。5.设备管理类：涉及羊场的养殖设备清单、设备维护记录、设备采购合同等。6.其他类：如羊场的荣誉证书、资质证明、对外合作协议等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用分类号+流水号的形式，具体如下：1.行政管理类：编号为XZ+流水号，如XZ001、XZ002等。2.生产管理类：编号为SC+流水号，如SC001、SC002等。3.技术资料类：编号为JS+流水号，如JS001、JS002等。4.市场营销类：编号为SY+流水号，如SY001、SY002等。5.设备管理类：编号为SB+流水号，如SB001、SB002等。6.其他类：编号为QT+流水号，如QT001、QT002等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案形成部门应在工作结束后，及时将办理完毕的文件材料、记录等整理归档，并移交档案管理部门。3.对于外来文件、资料等，由相关部门负责收集，并及时交档案管理部门统一管理。4.档案管理人员应定期对档案进行清查，发现档案缺失或损坏的，及时向有关部门和人员查找和补充。（二）档案整理1.档案管理人员收到档案后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。4.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.整理后的档案应按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，档案管理人员应及时将档案移交档案库房进行归档保管。2.归档的档案应按照类别和年度顺序排列，同一类档案应按照编号顺序排列。3.档案管理人员应建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、题名、保管期限等信息，便于查询和统计。（二）档案保管1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全。3.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。6.档案保管期限应根据国家有关规定和羊场实际情况确定，保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：主要包括羊场的重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告、人事任免文件等。长期保管的档案：一般为10年以上的档案，如羊场的生产经营规划、年度总结、技术资料等。短期保管的档案：通常为110年的档案，如羊场的一般性文件、报表、记录等。六、档案借阅与利用（一）借阅范围羊场员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料。涉及商业秘密、技术秘密等重要档案，未经羊场负责人批准，不得借阅。（二）借阅手续1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、题名、借阅期限等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员根据借阅申请表，对借阅档案进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上登记。3.借阅人凭档案借阅证到档案库房借阅档案，档案管理人员应按照借阅申请表上的内容，向借阅人提供相应的档案，并当面清点数量和核对档案内容。4.借阅人不得擅自将档案转借他人或带出羊场，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）归还手续1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.档案管理人员在确认档案完整无损后，在档案借阅登记簿上注销借阅记录，并将档案归还库房归档保管。（四）档案利用1.档案管理人员应积极为羊场各部门提供档案利用服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。2.利用档案时，应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。3.如需对档案进行复制，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。4.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.鉴定意见应经羊场负责人批准后生效。（二）档案销毁1.对经鉴定确定销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册应经羊场负责人审核签字后，方可进行销毁。3.档案销毁应