档案与行政执法三项制度

PAGE档案与行政执法三项制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范行政执法行为，确保行政执法公开透明、合法规范、全过程留痕，提高行政执法效能，保障公司和员工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在行政执法过程中涉及的档案管理工作，包括但不限于行政处罚、行政许可、行政检查等各类行政执法活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案管理和行政执法三项制度的实施合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映行政执法活动的全过程，确保档案资料的完整性。3.及时准确原则：及时收集、整理、归档档案资料，保证档案信息的准确性。4.安全保密原则：妥善保管档案，防止档案信息泄露，确保档案安全。二、档案管理（一）档案分类1.行政执法文书档案：包括行政处罚决定书、行政许可决定书、行政检查记录等各类行政执法文书。2.证据材料档案：收集整理行政执法过程中涉及的各类证据，如书证、物证、视听资料等。3.程序记录档案：记录行政执法程序的相关材料，如立案审批表、调查笔录、听证记录等。4.其他相关档案：与行政执法活动有关的其他文件、资料，如上级文件、会议纪要等。（二）档案收集与整理1.收集要求各执法部门应在行政执法活动结束后及时收集相关档案资料，确保资料齐全。对于重要的证据材料，应进行原件收集或妥善复制留存。2.整理规范按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。每份档案应编写页码，制作目录，确保档案资料有序排列。对于破损或褪色的档案资料，应进行修复或复制，保证档案的完整性。（三）档案归档1.归档流程整理好的档案资料应由专人负责审核，确保档案内容准确、完整、规范。审核通过后的档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备。建立档案索引，便于查询和检索。2.归档期限一般行政执法文书档案应在行政执法活动结束后[X]个工作日内归档。重大行政执法案件的档案应在结案后[X]个工作日内归档。（四）档案保管1.保管方式档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.保管期限行政执法文书档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上。对于涉及重要事项或有特殊要求的档案，应适当延长保管期限。（五）档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案资料。2.借阅规定因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。三、行政执法三项制度（一）行政执法公示制度1.公示内容执法主体信息：包括执法部门名称、执法人员姓名、执法证件编号等。执法依据：公开行政执法所依据的法律法规、规章及规范性文件。执法程序：明确行政处罚、行政许可、行政检查等各类行政执法活动的程序。执法结果：及时公示行政处罚决定书、行政许可决定书等执法结果信息。2.公示方式在公司官方网站设立行政执法公示专栏，及时发布执法信息。在公司办公场所显著位置设置公示栏，张贴执法相关信息。利用政务新媒体平台，如微信公众号、微博等，推送执法公示内容。（二）执法全过程记录制度1.记录方式文字记录：通过制作行政执法文书，如立案审批表、调查笔录、行政处罚决定书等，对行政执法活动进行全面记录。音像记录：在行政执法过程中，利用执法记录仪、摄像机等设备，对现场执法情况进行音像记录。电子数据记录：利用信息化系统，对行政执法流程、证据收集等进行电子数据记录。2.记录范围行政处罚案件应全程记录立案、调查取证、告知、听证、决定、送达、执行等环节。行政许可案件应记录受理、审查、决定、送达等过程。行政检查案件应记录检查时间、地点、内容、结果等情况。3.记录保存与管理音像记录资料应及时存储，保存期限按照档案保管期限执行。电子数据记录应定期进行备份，确保数据安全。文字记录档案应按照档案管理要求进行整理、归档和保管。（三）重大执法决定法制审核制度1.审核范围涉及重大公共利益的行政执法决定。可能造成重大社会影响或引发社会风险的行政执法决定。直接关系行政相对人或第三人重大权益的行政执法决定。经过听证程序作出的行政执法决定。案件情况疑难复杂，涉及多个法律关系的行政执法决定。2.审核主体设立法制审核机构或配备法制审核人员，负责对重大执法决定进行法制审核。法制审核人员应具备相应的法律专业知识和执法经验。3.审核内容行政执法主体是否合法，执法人员是否具备执法资格。行政执法程序是否合法。事实认定是否清楚，证据是否确凿充分。适用法律、法规、规章是否准确，裁量基准运用是否适当。执法文书是否规范、完备。其他需要审核的内容。4.审核程序执法部门在作出重大执法决定前，应将拟作出的决定及相关材料送法制审核机构进行审核。法制审核机构应在收到送审材料后[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。执法部门应根据法制审核意见，对拟作出的执法决定进行修改完善或作出说明。四、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对档案管理和行政执法三项制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门和执法部门应定期对本部门的档案管理和行政执法工作进行自查自纠，确保制度执行到位。（二）考核评价1.建立档案管理和行政执法三项制度考核评价机