国土部门电子档案制度

PAGE国土部门电子档案制度一、总则（一）目的为加强国土部门电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高国土工作效率和服务水平，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土部门在履行职责过程中形成的各类电子档案的管理，包括但不限于土地资源管理、矿产资源管理、地质勘查管理等业务活动中产生的电子文件、数据、图表等。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映国土部门各项业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子档案的内容、结构和背景信息完整，不遗漏重要数据。3.可用性原则：电子档案应便于检索、查询、利用，满足国土工作的实际需求。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储、传输和使用安全防止信息泄露、丢失或被非法篡改。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善国土部门电子档案管理制度，并组织实施。指导和监督各业务部门的电子档案管理工作。负责电子档案的集中存储、保管和维护。开展电子档案的鉴定、销毁等工作。2.业务部门职责负责本部门业务活动中电子文件的形成、收集、整理和归档工作，确保电子文件的质量符合要求。按照档案管理部门的要求，及时将电子档案移交至档案管理部门，并配合做好相关工作。负责本部门电子档案的日常查询、利用等工作，并对利用情况进行记录。二、电子档案的形成与收集（一）电子文件的生成1.国土部门各业务系统应具备电子文件生成功能，按照业务流程和规范要求，准确、完整地记录业务活动信息，生成电子文件。2.电子文件的格式应符合国家相关标准和行业要求，优先采用通用、开放的格式，确保文件的可读性和可处理性。3.在电子文件生成过程中，应自动记录文件的元数据信息，包括文件的标题、作者、日期、来源、格式、大小等，元数据应与电子文件一并保存。（二）电子文件的收集1.业务部门应指定专人负责电子文件的收集工作，确保电子文件在业务活动完成后及时收集，不得遗漏。2.收集电子文件时，应检查文件的完整性和准确性，对不符合要求的数据进行补充或修正。3.对于从外部接收的电子文件，应进行严格的审核和验证，确保文件来源可靠，内容真实有效。三、电子档案的整理与归档（一）电子文件的整理1.业务部门应按照档案管理的要求，对收集到的电子文件进行分类整理，确定文件的类别、保管期限等。2.电子文件的分类应遵循国土部门业务特点和档案管理的基本原则，便于检索和利用。3.在整理过程中，应根据电子文件的内容和元数据信息，对文件进行命名和编号，确保文件名和编号具有唯一性和系统性。（二）电子档案的归档1.业务部门应定期将整理好的电子档案移交至档案管理部门进行集中归档。2.档案管理部门在接收电子档案时，应进行严格的审核和验收，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案予以退回，要求业务部门重新整理。3.电子档案归档后，应建立相应的目录索引，便于快速查找和利用。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.国土部门应采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.优先选用磁盘阵列、磁带库等专业存储设备，确保存储容量满足国土部门电子档案增长的需求。3.对于重要的电子档案，应进行异地备份存储，以应对自然灾害、设备故障等突发事件。（二）存储环境1.电子档案存储场所应具备良好的物理环境，保持温度、湿度适宜，防尘、防火、防潮、防虫、防鼠等。2.存储场所应配备必要的安全设施，如门禁系统、监控系统、消防系统等，确保存储环境的安全。3.定期对存储设备进行检查和维护，及时发现和处理设备故障，确保电子档案的存储安全。（三）保管期限1.国土部门应根据电子档案的性质和用途，按照国家相关规定确定其保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案应长期保存，不得销毁；长期保管的电子档案保管期限一般为10年以上；短期保管的电子档案保管期限一般为5年以下。3.在电子档案保管期限届满后，应按照规定程序进行鉴定和销毁。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.档案管理部门应建立完善的电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词、日期、文号、类别等进行检索。2.检索系统应具备快速、准确的检索功能，能够在短时间内找到所需的电子档案。3.定期对检索系统进行维护和更新，确保检索数据的准确性和完整性。（二）利用权限1.国土部门应根据工作需要，明确电子档案的利用权限，对不同人员设置不同的访问级别。2.一般情况下，业务部门人员可查询和利用本部门形成的电子档案；档案管理部门人员可查询和利用所有电子档案，但应严格遵守保密规定。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的电子档案，应严格限制访问权限，确保信息安全。（三）利用流程1.用户如需利用电子档案，应向档案管理部门提交申请，说明利用目的、范围和期限等。2.档案管理部门对申请进行审核，批准后为用户提供相应的电子档案，并做好利用记录。3.用户在利用电子档案过程中，应严格遵守相关规定，不得擅自复制、传播、涂改电子档案。六、电子档案的安全管理（一）安全防护措施1.国土部门应建立健全电子档案安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.对电子档案存储设备和网络系统进行定期安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.加强对电子档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。（二）数据备份与恢复1.按照规定的时间间隔和存储策略，对电子档案进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.定期进行数据备份的测试和验证，确保备份数据的可用性和完整性。3.制定数据恢复预案，在电子档案数据出现丢失或损坏时，能够及时进行恢复，保证国土工作的正常开展。（三）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的电子档案进行严格保密管理。2.对电子档案的访问、传输、存储等环节进行加密处理，防止信息泄露。3.与电子档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.综合考虑电子档案的内容、价值、保管期限等因素，对电子档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成。2.鉴定小组负责制定鉴定方案、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限届满的电子档案进行清理，并提出鉴定意见。2.鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可组织专家进行论证。3.根据鉴定结果，对确无保存价值的电子档案进行销毁处理。（四）销毁程序1.编制电子档案销毁清单，详细记录销毁档案的名称、数量、存储位置等信息。2.经批准