档案三合一制度新规

PAGE档案三合一制度新规一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案整理、分类、编号及保管等工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保护，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度新规。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.准确性原则档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则对涉及公司商业秘密、机密信息等的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，负责公司档案的综合管理工作。档案管理中心配备专业的档案管理人员，明确各岗位职责。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.负责公司档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.开展档案业务培训和指导工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。9.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。三、档案收集（一）收集范围1.文书档案包括公司制发的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.科技档案涵盖公司科研项目、工程建设项目、设备仪器等方面形成的文件资料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、验收报告等。3.人事档案包含员工的个人基本信息、履历、学历学位证书、职称证书、劳动合同、考核评价、奖惩记录等。4.财务档案涉及公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.业务档案根据公司不同业务类型，收集相关业务活动中产生的档案，如市场营销业务中的客户资料、销售合同、市场调研报告；生产管理业务中的生产计划、工艺流程、质量检验记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，定期向档案管理部门移交。属于归档范围的电子文件，应同时移交相应的电子数据。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束或项目完成后及时整理并移交，确保档案的完整性和时效性。4.档案收集过程中，应注意收集文件材料的原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。5.档案管理人员应认真核对移交的档案，对不符合要求的档案，应及时退回形成部门进行补充或修正。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的技术要求。（二）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理。将同一年度的文件材料按保管期限分为永久、长期、短期三类，再按机构（问题）进行排列，编制卷内文件目录，装订成卷，并填写案卷封面、卷脊、备考表等。2.科技档案根据项目性质和特点，按照项目阶段、专业类别等进行分类整理。如工程建设项目档案可分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等，分别进行整理归档。3.人事档案按照档案内容的类别进行整理，如履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、职称材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、劳动合同等，分别装订成册，并建立人事档案目录。4.财务档案按照会计年度、保管期限、类别进行整理。如会计凭证按月份顺序装订成册，账簿按年度打印成册，报表按年度整理归档，并编制财务档案目录。5.业务档案根据业务流程和特点，进行分类整理。如市场营销业务档案可按客户类别、业务项目等进行分类；生产管理业务档案可按产品型号、生产批次等进行分类，建立业务档案目录，便于查阅和管理。（三）整理要求1.整理档案时，应确保文件材料齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，保证档案的质量。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，防止对档案造成损坏。4.卷内文件应按照排列顺序依次编号，编号应连续、准确。5.编制的档案目录应准确反映档案内容，便于查找和利用。五、档案分类（一）分类标准1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。年度按照文件形成的自然年度划分；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）；机构（问题）根据公司内部机构设置或业务职能进行划分。2.科技档案按照项目类别、专业性质、形成阶段等进行分类。如工程建设项目档案可分为建筑工程、安装工程、市政工程等类别；科研项目档案可分为基础研究、应用研究、开发研究等类别。3.人事档案按照档案内容的性质和用途进行分类，分为履历类、自传类、考核类、学历学位类、职称类、党团类、奖励类、处分类、工资待遇类、出国（境）类、劳动合同类等。4.财务档案按照会计核算的内容和档案保管期限进行分类，分为会计凭证类、账簿类（总账、明细账、日记账等）、报表类（资产负债表、利润表、现金流量表等）、其他类（财务审计报告、税务资料等）。5.业务档案根据公司不同业务领域和特点，制定相应的分类标准。如市场营销业务档案可分为客户档案、市场调研档案、销售合同档案、广告宣传档案等；生产管理业务档案可分为生产计划档案、生产工艺档案、质量控制档案、设备管理档案等。（二）分类编号1.文书档案在分类的基础上，对每一卷档案进行编号。编号采用“年度保管期限流水号”的形式，如“2023永久001”，表示2023年度形成的永久保管的第1卷文书档案。2.科技档案按照项目类别和形成顺序进行编号。如工程建设项目档案编号可采用“项目名称专业类别流水号”的形式，如“XX大厦工程建筑工程001”，表示XX大厦工程建筑专业的第1份档案。3.人事档案每一份人事档案材料按照类别进行编号，编号应连续、唯一。如履历类档案材料编号为“RL001”，表示人事档案中履历类的第1份材料。4.财务档案会计凭证编号按照月份和凭证顺序进行，如“2023年1月记字001号”；账簿编号按照年度和账簿类型进行，如“2023年总账ZZ001”；报表编号按照年度和报表名称进行，如“2023年资产负债表BZ001”。5.业务档案根据业务档案分类标准进行编号。如市场营销业务中客户档案编号可采用“客户名称档案类别流水号”的形式，如“XX公司客户基本信息001”，表示XX公司的客户基本信息档案第1份。六、档案编号（一）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。2.编号应简洁明了，便于记忆和使用，能够准确反映档案的类别、年度、保管期限等信息。3.编号应预留一定的扩展空间，以便随着档案数量的增加和管理要求的变化进行调整。（二）编号方法1.文书档案编号采用“年度保管期限流水号”的方法。年度用四位数字表示，保管期限用汉字表示（永久、长期、短期），流水号用三位数字表示，不足三位的前面补零。例如，2023年形成的永久保管的第12卷文书档案编号为“2023永久012”。2.科技档案编号根据项目特点和分类情况，采用不同的编号方法。如工程建设项目档案编号可由项目名称代码、专业类别代码、流水号组成。项目名称代码和专业类别代码可根据公司制定的标准进行编制，流水号用三位数字表示。例如，XX工厂建设项目的建筑工程专业第25份档案编号为“XXGCJZ025”。3.人事档案编号人事档案编号采用“档案类别代码流水号”的形式。档案类别代码按照人事档案分类标准编制，流水号用四位数字表示。例如，履历类档案的第368份材料编号为“RL0368”。4.财务档案编号会计凭证编号按照年度、月份和凭证顺序进行编制，格式为“年度月份记字凭证号”。例如，2023年5月的第18号记账凭证编号为“202305记字018”。账簿编号按照年度和账簿类型进行编制，如“年度账簿类型代码流水号”。报表编号按照年度和报表名称进行编制，如“年度报表名称代码流水号”。5.业务档案编号根据业务档案分类标准，采用不同的编号方式。如市场营销业务中销售合同档案编号可由客户编号、合同签订年份、合同顺序号组成。例如，客户编号为“001”的客户在2023年签订的第5份销售合同编号为“0012023005”。七、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，确保档案的安全保管。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，便于档案的管理和利用。（二）保管期限1.文书档案永久保管的文书档案主要包括公司制定的规章制度、重要会议纪要、年度工作计划和总结、涉及公司重大权益的文件等。长期保管的文书档案保管期限为15年以上，短期保管的文书档案保管期限为15年以下。2.科技档案科研项目档案的保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般不少于项目的有效寿命期。工程建设项目档案在工程竣工验收后，应保管50年以上。设备仪器档案的保管期限与设备仪器的使用年限相同。3.人事档案人事档案应长期保管，员工离职后，人事档案应继续保管一定期限，具体期限按照国家有关规定执行。4.财务档案会计凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年，年度财务报告等重要财务档案应永久保管。5.业务档案业务档案的保管期限根据业务特点和相关规定确定，一般不少于业务活动结束后的一定年限，以确保业务资料的完整性和可追溯性。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，使库房温湿度保持在适宜的范围内（温度14℃24℃，相对湿度45%60%）。5.加强对档案库房的安全管理，严格执行档案库房出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。6.定期对档案保管情况进行检查和评估，发现问题及时整改，确保档案的安全保管。八、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密、绝密信息的档案，查阅申请需经公司分管领导审批，并严格限制查阅范围和查阅时间。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司相关部门负责人和分管领导审批后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，查阅人将申请表交至档案管理部门。3.档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相关档案，查阅人在指定的查阅区域进行查阅。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司内部各部门提供档案利用服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。2.对于重要档案或涉及多个部门的档案，档案管理部门可组织相关部门进行联合查阅，提高档案利用效率。3.鼓励公司员工对档案进行研究和分析，充分发挥档案的信息资源价值，为公司决策、业务开