贵州省档案管理三合一制度

PAGE贵州省档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强贵州省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映单位的各项工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则应全面收集、整理单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.系统性原则对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系和系统性，便于管理和利用。5.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构1.设立要求各单位应根据工作需要设立档案管理机构，配备相应的档案管理人员。档案管理机构应相对独立，具备必要的办公条件和设施。2.职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理工作的规章制度和业务规范。负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作。组织开展档案管理业务培训和宣传教育工作，提高档案管理人员的业务素质和单位全员的档案意识。定期向上级主管部门和同级档案行政管理部门报送档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员基本条件档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉本单位的业务工作，遵纪守法，保守档案机密。2.具体职责负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施处理。做好档案的借阅、查阅登记工作，按照规定提供档案利用服务，对利用情况进行跟踪和统计。参与档案的鉴定和销毁工作，提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁。负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。协助有关部门和人员做好档案资料的编研工作，开发档案信息资源，为单位的各项工作提供参考依据。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.文件材料的质量要求单位在各项工作活动中形成的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。2.文件材料的载体要求优先采用纸质载体保存文件材料，对具有长期保存价值或需要长期查阅利用的电子文件，应同时保存其纸质版本和电子版本，并确保两者内容一致。电子文件应采用符合国家标准的存储格式，存储介质应安全可靠，便于长期保存和利用。（二）文件材料收集范围1.行政管理类文件材料包括单位制定的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表、人事档案、财务档案等。2.业务管理类文件材料根据不同行业和单位的业务特点，收集与业务工作相关的文件材料，如工程建设项目的规划、设计、施工、验收文件，科研项目的立项、研究、成果鉴定文件，生产经营活动中的合同、协议、订单、报表等。3.党群工作类文件材料包括党组织的工作计划、总结、报告、会议记录，党员档案，工会、共青团等群众组织的工作文件材料。4.其他文件材料单位在对外交往、宣传报道、知识产权保护等工作中形成的具有保存价值的文件材料。（三）文件材料收集时间要求1.平时收集各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，在工作活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，并移交本部门的兼职档案员。兼职档案员应定期将收集到的文件材料整理后移交单位档案管理机构。2.定期集中收集档案管理机构应定期组织各部门进行文件材料的集中收集工作，一般每季度或半年进行一次，确保文件材料的及时收集和归档。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。年度划分以文件的形成日期为准，对于跨年度的文件材料，应放入文件内容针对的主要年度进行整理。2.机构（问题）分类法在年度分类的基础上，按单位内部的机构设置或问题性质进行分类。机构分类应与单位的组织架构相一致，问题分类应根据文件材料的主题内容进行划分。3.保管期限分类法根据档案的保存价值，将档案划分为永久、定期（长期、短期）三种保管期限。永久保管的档案是指对单位具有长远查考利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年以下。（三）编号方法1.全宗号全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，用于区分不同的立档单位。各单位的全宗号由同级档案行政管理部门统一赋予。2.年度号年度号采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.保管期限号永久保管的档案保管期限号为“Y”，长期保管的档案保管期限号为“C”，短期保管的档案保管期限号为“D”。4.目录号目录号是指每一本档案目录的编号，用于区分不同的档案目录。目录号采用三位阿拉伯数字表示，如“001”。5.案卷号案卷号是指每一卷档案的编号，在同一目录内按顺序编制。案卷号采用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。（四）装订要求1.装订材料应使用符合档案保护要求的装订材料，如缝纫机线、不锈钢订书钉等，不得使用回形针、大头针等易生锈或损坏档案的装订材料。2.装订方法纸质档案应采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊，使其大小一致后再装订。（五）编目要求1.编制案卷目录案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。题名应准确概括案卷的主要内容，年度、保管期限、页数等信息应填写准确无误。2.编制卷内文件目录卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。顺序号按卷内文件排列顺序编写；文号应填写文件的发文字号；责任者是指文件的制发单位或个人；题名应填写文件的标题，没有标题的应根据文件内容拟写标题；日期填写文件的形成日期；页号填写每一份文件在卷内的起止页码；备注填写需要说明的事项。3.编制备考表备考表应置于卷尾，并包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目。本卷情况说明应填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷人、检查人应签名；立卷时间填写完成立卷的日期。五、档案的保管（一）保管场所要求1.档案库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，确保档案的安全保管。2.库房布局档案库房应合理布局，分为档案存放区、整理加工区、查阅接待区等功能区域。档案存放区应根据档案的类别、保管期限等进行分区存放，便于查找和管理。（二）档案装具要求1.档案架（柜）应选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于通风和搬运。档案架（柜）应标注全宗号、年度、保管期限等信息，以便于识别和管理。2.档案盒档案盒应选用符合国家标准的无酸档案盒，档案盒的规格应统一，一般为A4或A3尺寸。档案盒应标注全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等信息，盒内文件应排列整齐，编号清晰。（三）档案保管措施1.温湿度控制档案库房应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。每天应定时记录库房的温湿度情况，发现温湿度异常时应及时采取措施进行调节。2.防火防盗档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的灭火器材。档案管理人员应熟悉灭火器材的使用方法，定期进行检查和维护。库房门窗应坚固可靠，钥匙应由专人保管，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.防虫防鼠档案库房应定期进行防虫、防鼠检查，发现虫害或鼠害时应及时采取措施进行防治。可采用物理防治、化学防治等方法，但应注意避免对档案造成损害。4.防尘防光档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫。窗户应安装窗帘或遮光设施防止光线直射档案。档案管理人员在整理和查阅档案时应尽量减少光线对档案的照射时间。5.定期检查档案管理机构应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时记录并采取措施进行处理。同时，应建立档案检查记录档案，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，从档案的内容、来源、时间、形式和相互联系等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织单位应成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐件逐页地审查档案，根据档案的内容、价值和保管期限等进行综合判断，确定档案的存毁。2.分析档案形成规律通过分析档案形成的时间、来源、内容等方面的规律，判断档案的保存价值。对于一些规律性较强的档案，可根据其形成规律进行批量鉴定。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册。销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、卷号、文号、责任者、密级等信息，一式两份，一份留存档案管理机构，一份报单位主管领导审批。2.审批销毁清册报经单位主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。单位主管领导应在销毁清册上签署审批意见。3.销毁实施档案销毁工作应由两名以上档案管理人员负责监销，确保销毁工作的安全和彻底。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。监销人员应在销毁清册上签字确认，并注明销毁方式和时间。4.销毁记录档案管理机构应建立档案销毁记录档案，将销毁清册、审批文件、销毁记录等资料整理归档，以备查阅。七档案的利用（一）利用原则档案利用工作应遵循保密、合法、及时、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为单位的各项工作提供优质、高效的档案利用服务。（二）利用范围1.本单位内部利用本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。档案管理机构应按照规定提供档案利用服务，并做好查阅、借阅登记工作。2.外单位利用外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，经本单位主管领导批准后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。档案管理机构应按照规定提供档案利用服务，并做好查阅、借阅登记工作。查阅、借阅档案时，应在档案管理机构指定的地点进行，不得将档案带出档案管理机构。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供利用者查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。档案管理人员应在旁监督，确保档案的安全和保密。2.借阅因工作需要借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。档案管理人员应定期催还借阅的档案，确保档案按时归还。（四）利用登记与统计1.利用登记档案管理机构应建立