公司合同档案管理制度

PAGE公司合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护公司合法权益，提高公司管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营管理活动中签订的各类合同档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司合同档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，规范合同档案管理工作。3.方便利用原则优化合同档案管理流程，提高档案利用效率，为公司经营决策提供有力支持。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司合同档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门合同档案的收集、整理、归档等工作。3.集中统一保管公司合同档案，建立合同档案管理台账，定期对档案进行清查、核对。4.按照规定的保管期限和销毁程序，对合同档案进行鉴定和销毁。5.负责合同档案的查阅、借阅和利用服务工作，确保档案安全。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和移交。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同档案原件及相关资料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）合同审核部门职责1.负责对合同进行合法性、合规性、合理性审核，并出具审核意见。2.协助档案管理部门做好合同档案的审核工作，确保档案内容真实、准确。（四）公司领导职责1.负责审批合同档案管理制度及重大合同档案的处置。2.监督合同档案管理工作的执行情况，对存在的问题提出整改意见。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同、劳动合同等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后及时收集合同副本及相关资料，确保资料齐全、完整。2.合同副本应包括合同正文、附件（如技术协议、补充协议、授权委托书等）、对方营业执照副本、法定代表人身份证明书、授权代表身份证明书等。3.相关资料应包括合同审批表、合同评审记录、往来函件、会议纪要、招投标文件、验收报告等。（三）整理要求1.合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，确保档案条理清晰。2.每份合同档案应编制目录，注明合同名称、编号、签订时间、对方单位、合同金额、主要条款等信息，便于查阅。3.合同档案应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。四、合同档案的归档与保管（一）归档程序1.合同承办部门整理好合同档案后，填写《合同档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.合同承办部门将合同档案原件及《合同档案移交清单》一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的合同档案进行核对、验收，无误后在《合同档案移交清单》上签字，并将其中一份返还合同承办部门。4.档案管理部门按照分类整理的要求，将合同档案归档入库，并在档案管理系统中录入相关信息。（二）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规及行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、具有长期法律效力的合同。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的合同档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.合同档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.档案管理部门应定期对合同档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对电子合同档案，应采取备份存储等措施，防止数据丢失。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员查阅合同档案，需填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照等，应经档案管理部门负责人批准。（二）借阅程序1.公司内部人员借阅合同档案，需填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合规定的，办理借阅手续，填写《合同档案借阅登记薄》，注明借阅人姓名、部门、借阅合同名称、编号、借阅期限等信息。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还合同档案，档案管理部门核对无误后，在《合同档案借阅登记薄》上注明归还日期。（三）查阅、借阅限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的合同档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅。2.合同承办部门因工作需要查阅、借阅本部门签订的合同档案，应在档案管理部门规定的范围内进行，不得超出权限。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的合同档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，相关业务部门人员参加。2.鉴定小组根据国家法律法规及行业标准，对合同档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。3.对仍具有保存价值的合同档案，应延长保管期限；对确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，报公司领导批准。（二）销毁程序1.经公司领导批准后，档案管理部门负责组织合同档案的销毁工作。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《合同档案销毁清册》上签字，注明销毁日期、合同名称、编号等信息。4.《合同档案销毁清册》应永久保存。七、合同档案的信息化管理（一）建立合同档案管理系统公司应建立合同档案管理系统，实现合同档案的电子化管理。合同档案管理系统应具备合同档案的录入、查询、借阅、统计分析等功能，提高档案管理效率。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将合同档案的相关信息录入合同档案管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对合同档案管理系统中的数据进行维护，清理无效数据，保证系统正常运行。（三）信息安全管理1.加强合同档案管理系统的信息安全管理，设置用户权限，防止数据泄露。2.定期对合同档案管理系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门合同档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应定期对合同档案管理工作进行审计，检查合同档案管理制度的执行情况，发现违规行为及时处理。（二）考核评价1.建立合同档案管理工作考核评价机制，对各部门合同档