贷后档案管理制度

PAGE贷后档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司贷后档案管理，规范贷后档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，确保贷后档案的完整性、准确性和安全性，为公司信贷业务提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及信贷业务的部门及相关工作人员在贷后管理过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：贷后档案应如实反映信贷业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与贷后管理相关的各类资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类和保管，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及商业秘密和客户隐私的档案资料予以保密。二、贷后档案的内容及分类（一）客户基本资料档案1.借款人资料营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等复印件。法定代表人身份证明、公司章程等。借款人近三年的财务报表及近期财务状况说明。借款申请书、借款合同、担保合同等。2.保证人资料保证人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等复印件。法定代表人身份证明、公司章程等。保证人近三年的财务报表及近期财务状况说明。保证合同、股东会决议（或董事会决议）等。3.抵押物资料抵押物所有权证书、使用权证书等复印件。抵押物评估报告。抵押合同、抵押物清单等。（二）贷后检查资料档案1.定期检查报告信贷业务定期检查表，包括借款人经营状况、财务状况、资金使用情况等方面的检查记录。定期检查分析报告，对检查中发现的问题进行分析，并提出相应的建议和措施。2.不定期检查报告针对突发事件、重大事项等进行的不定期检查记录。不定期检查分析报告，对检查结果进行总结和分析，评估对信贷业务的影响。3.客户回访记录对借款人、保证人进行回访的记录，包括回访时间、回访方式、回访内容及回访结果等。（三）风险预警及处置资料档案1.风险预警信息来自内外部的风险预警信号，如市场风险、信用风险、操作风险等。风险预警信息的分析报告，评估风险的可能性和影响程度。2.风险处置措施针对风险预警采取的各类处置措施，如要求借款人补充担保、调整贷款利率、提前收回贷款等。风险处置过程中的相关文件和记录，如通知函、协商记录、会议纪要等。3.风险处置结果风险处置措施实施后的效果评估报告。风险处置后信贷业务的状态及后续跟踪记录。（四）信贷资产保全资料档案1.诉讼资料起诉状、答辩状、证据清单等诉讼文书。法院传票、判决书、裁定书等法律文书。诉讼过程中的相关文件和记录，如庭审记录、调解记录等。2.执行资料执行申请书、执行通知书等执行文书。执行过程中的查封、扣押、冻结等措施的相关文件。执行结果报告，包括执行回款情况、资产处置情况等。3.以物抵债资料以物抵债协议、抵债资产清单等。抵债资产的评估报告、产权变更手续等。抵债资产的保管、处置记录。（五）其他贷后档案资料1.与信贷业务相关的会议纪要贷后管理工作会议纪要，记录会议讨论的主要内容、决策事项及工作安排。风险分析会议纪要，对信贷业务风险状况进行分析和讨论，提出应对措施。2.信贷业务往来函件与借款人、保证人、抵押物所有人等之间的往来函件，如催款函、告知函、协商函等。与监管部门、合作机构等之间的函件，如业务报告、沟通协调函等。3.其他相关资料与贷后管理有关的培训资料、学习心得等。其他对贷后管理有参考价值的资料。三、贷后档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门及相关工作人员应按照职责分工，及时收集各自工作中形成的贷后档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于外部提供的资料，如借款人提供的财务报表、抵押物评估报告等，应要求提供方加盖公章或签字确认。3.收集的贷后档案资料应注明来源、日期、责任人等信息。（二）整理原则1.按照贷后档案的分类标准，对收集到的资料进行分类整理。2.每份档案资料应保持清晰、完整，不得随意涂改、损坏。3.对于同一类档案资料，应按照时间顺序或重要程度进行排序。（三）整理方法1.文件材料的装订对于纸张规格统一的文件材料，应采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。对于纸张规格不一致的文件材料，应进行裁剪或粘贴，使其规格统一后再进行装订。2.文件材料的编目编制卷内文件目录，目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。每份文件材料应在首页右上角加盖页码章，注明页码。3.档案盒的填写在档案盒封面填写档案类别、年度、保管期限等信息。在档案盒脊背上填写档案类别、年度、起止卷号等信息。四、贷后档案的保管（一）保管期限1.贷后档案的保管期限根据信贷业务的性质、金额、风险程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，适用于一些风险较低、金额较小的信贷业务档案。中期保管期限为510年，适用于一般风险程度的信贷业务档案。长期保管期限为10年以上，适用于风险较高、金额较大、涉及重大事项的信贷业务档案。2.对于已结清的信贷业务档案，保管期限自业务结清之日起计算。（二）保管方式1.贷后档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。4.建立档案索引目录，方便档案的查找和调阅。（三）保管要求1.定期对档案库房进行检查，确保档案存放环境安全、整洁。2.对纸质档案进行定期盘点，核对档案数量、完整性等情况，发现问题及时处理。3.对电子档案进行定期维护，检查存储设备的运行状况，防止数据丢失或损坏。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙。五、贷后档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅贷后档案的，应填写《贷后档案查阅申请表》，并经所在部门负责人审批。2.涉及信贷业务审批、风险管理等重要事项的档案查阅，需经分管领导审批。3.外部机构或个人因特殊原因需要查阅贷后档案的，应按照法律法规和公司相关规定办理审批手续，并提供有效的证明文件。（二）查阅程序1.查阅人填写《贷后档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经审批后，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在指定地点提供档案供查阅人查阅。3.查阅人应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。4.查阅完毕后，查阅人应在《贷后档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅贷后档案的，应填写《贷后档案借阅申请表》，并经所在部门负责人和分管领导审批。2.外部机构或个人原则上不得借阅贷后档案，如有特殊情况需要借阅的，应按照法律法规和公司相关规定办理审批手续，并提供有效的担保措施。（四）借阅程序1.借阅人填写《贷后档案借阅申请表》，经审批后，档案管理人员办理档案借阅手续。2.档案管理人员向借阅人提供档案，并明确借阅期限和归还要求。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案资料，档案管理人员应进行核对，确保档案资料完整无损。六、贷后档案的销毁（一）销毁条件1.贷后档案保管期限届满，且该信贷业务已结清，相关风险已完全化解。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、遗失，无法继续保管的。3.经公司内部审计、风险管理等部门审核，确认档案已无保存价值的。（二）销毁程序1.档案管理人员提出档案销毁申请，填写《贷后档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的类别、年度、数量等信息。2.申请表经所在部门负责人、分管领导审批后，提交公司内部审计、风险管理等部门进行审核。3.内部审计、风险管理等部门审核通过后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对。4.对确认无误的档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并填写《贷后档案销毁登记表》，记录销毁档案的相关信息。5.销毁过程应进行现场监督，确保销毁工作彻底、安全。（三）销毁记录1.销毁工作完成后，应将《贷后档案销毁申请表》、《贷后档案销毁登记表》等相关资料整理归档，永久保存。2.销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，以备日后查阅。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对贷后档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等环节。2.风险管理部门负责对贷后档案中涉及的风险信息进行分析和评估，监督风险处置措施的执行情况。3.各部门应定期对本部门形成的贷后档案进行自查，发现问题及时整改。（二）考核机制1.建