人员档案管理考核制度

PAGE人员档案管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司人员档案管理，确保人员档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的档案管理考核工作。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素影响，确保公平公正。2.全面准确原则：涵盖人员档案管理的各个环节，全面考核档案的内容、整理、保管等方面，保证考核结果准确反映实际情况。3.注重实效原则：以提高档案管理质量和服务公司发展为目标，注重考核结果对实际工作的指导和促进作用。二、人员档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善人员档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.收集、整理、审核员工的各类档案资料，包括个人基本信息、学历证书、工作经历、培训记录、绩效考核等。3.对档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。4.负责档案的日常保管，建立档案借阅、查阅登记制度，严格控制档案的使用范围和权限。5.定期对档案进行清查和核对，及时更新档案信息，保证档案内容的准确性和时效性。（二）各部门1.负责本部门员工档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交人力资源部门。2.配合人力资源部门做好档案管理相关工作，如提供员工的工作业绩、奖惩情况等信息。3.严格遵守档案借阅、查阅制度，不得擅自更改、销毁档案资料。（三）档案管理人员1.具体负责人员档案的日常管理工作，包括档案的整理、保管、借阅登记等。2.熟悉档案管理业务，严格按照档案管理流程和标准操作，确保档案管理工作的规范化和专业化。3.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护员工档案信息安全。三、人员档案管理考核内容（一）档案资料完整性1.员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等，确保信息准确无误。2.学历证书：收集员工的最高学历证书、学位证书等复印件，核实证书的真实性和有效性。3.工作经历：详细记录员工的工作起止时间、工作单位、职位变动等信息，并有相关证明材料。4.培训记录：记录员工参加的各类培训课程、培训时间、培训成绩等，培训证书应作为附件一并归档。5.绩效考核：保存员工的绩效考核结果，包括考核周期、考核成绩、考核评语等，确保考核记录完整。6.奖惩情况：记录员工获得的奖励和处罚情况，包括奖励名称、奖励时间、处罚原因、处罚时间等，相关文件应作为附件归档。（二）档案资料准确性1.信息核实：对档案中的各项信息进行定期核实，与员工本人或相关部门进行沟通确认，确保信息真实可靠。2.数据更新：及时更新档案中的信息，如员工职位变动、学历提升、联系方式变更等，保证档案信息与实际情况一致。3.审核把关：人力资源部门在接收和整理档案资料时，要严格审核，对不符合要求的资料及时反馈给相关部门进行补充或修正。（三）档案整理规范性1.分类标准：按照档案类别进行分类，如个人基本信息类、学历证书类、工作经历类、培训记录类、绩效考核类、奖惩情况类等，每类档案应设置清晰的标识。2.编号规则：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份和顺序号，便于查询和管理。3.装订要求：档案资料应按照顺序整齐装订，采用统一规格的档案袋或文件夹，确保档案的牢固和美观。4.目录编制：为每一份档案编制详细的目录，目录应与档案内容一一对应，便于快速查找所需信息。（四）档案保管安全性1.保管环境：档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.存储方式：档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式存储，电子档案应定期备份，存储在安全可靠的存储设备上，并做好数据加密和防护措施。3.使用登记：建立档案借阅、查阅登记制度，详细记录借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息，确保档案的使用情况可追溯。4.保密措施：档案管理人员应严格遵守保密制度,不得擅自向无关人员透露档案内容，对涉及员工隐私的信息要严格保密。（五）档案利用效率1.查询服务：及时为公司内部各部门提供档案查询服务，根据需求快速准确地查找所需档案资料，满足工作需要。2.数据分析：定期对档案数据进行分析，为公司的人力资源决策提供支持，如人员结构分析、培训需求分析、绩效考核分析等。3.档案共享：建立档案共享平台，实现档案信息在公司内部的合理共享，提高工作效率，但要严格控制共享范围和权限。四、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查：人力资源部门定期对人员档案管理工作进行全面检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、整理规范性、保管安全性等方面。2.日常抽查：档案管理人员在日常工作中对档案管理情况进行随机抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.部门反馈：各部门在工作中如发现档案管理存在问题，应及时向人力资源部门反馈，人力资源部门对反馈问题进行核实和处理。（二）考核周期考核周期为每半年一次，每年6月和12月分别进行一次全面考核。五、考核评分标准（一）档案资料完整性（40分）1.基本信息完整准确，无遗漏项（10分）。每发现一项信息缺失或错误扣2分。2.学历证书、工作经历、培训记录、绩效考核、奖惩情况等资料齐全，且有相关证明材料（20分）。每缺少一类资料扣4分，证明材料不全酌情扣分。3.档案资料与员工实际情况相符，无虚假信息（10分）。发现虚假信息该项不得分，并追究相关责任人责任。（二）档案资料准确性（30分）1.信息核实及时，与实际情况一致（15分）。发现一处信息不符扣3分。2.数据更新及时，无滞后现象（10分）。未及时更新数据每次扣2分。3.审核把关严格，档案资料质量高（5分）。因审核不严导致档案问题较多酌情扣分。（三）档案整理规范性（20分）1.分类清晰，编号规则，装订整齐，目录完整（10分）。分类混乱、编号错误、装订不整齐、目录缺失每项扣2分。2.档案标识明确，便于查找（5分）。标识不清晰酌情扣分。3.档案整理符合公司规定的标准和流程（5分）。未按标准流程整理酌情扣分。（四）档案保管安全性（10分）1.保管环境符合要求，无安全隐患（5分）。发现保管环境问题每次扣1分。2.存储方式规范，电子档案备份及时，数据安全（3分）。未按要求备份或数据存在安全风险酌情扣分。3.借阅、查阅登记制度执行严格，档案使用情况可追溯（2分）。登记不完整每次扣0.5分。（五）档案利用效率（10分）1.查询服务及时、准确，满足工作需求（5分）。查询服务不及时或不能满足需求酌情扣分。2.数据分析有效，为人力资源决策提供支持（3分）。数据分析无价值或未提供有效支持酌情扣分。3.档案共享合理，提高工作效率（2分）。共享范围和权限控制不当酌情扣分。六、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.考核结果与档案管理人员的绩效奖金直接挂钩。考核得分在90分及以上的，绩效奖金全额发放，并给予适当奖励；考核得分在8089分之间的，绩效奖金发放90%；考核得分在7079分之间的，绩效奖金发放80%；考核得分在6069分之间的，绩效奖金发放60%；考核得分低于60分的，绩效奖金不予发放，并进行诫勉谈话。2.对于在档案管理工作中表现优秀、考核成绩突出的档案管理人员，在公司内部给予表彰和奖励，优先考虑晋升、调薪等激励措施。（二）部门绩效影响1.各部门的档案管理工作纳入部门整体绩效考核体系。如果部门档案管理考核成绩较差，影响部门整体绩效考核得分，将对部门负责人进行问责。2.连续两个考核周期档案管理考核成绩排名靠后的部门，公司将对该部门进行重点关注，要求制定整改措施，限期提高档案管理水平。（三）培训与发展1