水务站资料档案管理制度

PAGE水务站资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强水务站资料档案管理，确保资料档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高工作效率，为水务工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水务站全体工作人员在工作过程中形成的各类资料档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：水务站资料档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：资料档案应如实反映水务工作的实际情况，数据准确、内容真实。3.分类科学原则：按照资料档案的性质、来源、时间等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保资料档案的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及国家机密和敏感信息的档案严格保密。二、资料档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善水务站资料档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管水务站各类资料档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。3.定期对档案进行检查、核对和清理，确保档案的质量和安全。4.负责档案的借阅、归还登记和统计工作，对借阅情况进行跟踪管理。5.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定、销毁，并做好记录。6.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责与档案管理部门的沟通协调，确保资料档案的及时、准确归档。3.在工作中严格遵守资料档案管理制度，妥善保管和使用本部门涉及的档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。3.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作，确保档案的安全。4.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。三、资料档案的分类与编号（一）分类标准1.工程建设类：包括水务工程规划、设计、施工、验收等过程中形成的各类文件资料。2.运行管理类：涵盖水务设施运行记录、维护保养记录、水质监测报告、调度指令等。3.政策法规类：收集国家和地方有关水务的法律法规、政策文件、标准规范等。4.业务报表类：如各类水务工作统计报表、财务报表等。5.人事档案类：水务站工作人员的个人档案，包括入职资料、考核记录、培训档案等。6.其他类：不属于以上分类的其他资料档案。(二)编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.编号结构为：[类别代码][年份][流水号]。类别代码：按照上述分类标准，分别用不同的字母表示，如GC表示工程建设类，YX表示运行管理类等。年份：用四位数字表示资料档案形成的年份，如2023。流水号：按照资料档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。3.例如，一份2023年形成的工程建设类项目规划文件，编号为GC[类别代码]2023001。四、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确资料收集责任人，按照规定的时间和要求，及时收集本部门工作中形成的各类资料。2.资料应齐全、完整，包括原始记录、文件草稿、修改稿、正式文件等。3.对于重要资料，应进行备份，确保数据的安全性。（二）整理方法1.档案管理人员收到各部门移交的资料后，按照分类标准进行初步分类。2.对每份资料进行详细核对，检查资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的资料及时返回相关部门补充或修正。3.按照编号规则对资料进行编号，并编制目录清单，目录应包括资料编号、名称、日期、来源等信息。4.将整理好的资料按照类别顺序依次排列，装入档案盒或文件夹，并在盒（夹）面上标明类别、编号范围和年度等信息。五、资料档案的归档与保管（一）归档流程1.资料整理完成后，档案管理人员应及时将其归档入库，按照档案存放位置进行上架排列。2.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、编号、名称、来源等信息，便于查询和统计。（二）保管条件1.库房环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护：库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。3.存储方式：档案应采用纸质和电子两种存储方式，纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。六、资料档案的借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，并在《档案借阅登记册》上进行登记。3.借阅档案一般不得带出档案库房，如需带出，须经档案管理部门负责人批准，并限期归还。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（二）利用方式1.档案管理人员应积极为利用者提供档案查阅服务，根据利用者的需求，快速准确地查找和提供相关档案资料。2.对于需要复印或打印的档案资料，档案管理人员应按照规定进行操作，并做好登记记录。3.鼓励利用者通过档案信息化系统查阅电子档案，提高档案利用的效率和便捷性。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合水务站的实际情况，对档案进行定期鉴定。对涉及重要历史事件、重大决策、关键技术等具有长期保存价值的档案，应永久保存。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应保存[X]年。对已失去保存价值的档案，可进行销毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格慎重的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、名称、日期、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在《档案销毁记录》上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理部门的档案目录和索引中予以注销，并将《档案销毁清单》和《档案销毁记录》归档保存。八、资料档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立水务站资料档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为水务工作提供便捷的信息服务。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的结果，及时将纸质档案的相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对电子档案进行检查和维护，及时更新档案信息，确保系统数据与实际档案一致。（三）安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门资料档案管理情况进行监督检查，检查内容包括资料收集、整理、归档、保管、借阅等环节的执行情况。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二