国税局档案保密制度

PAGE国税局档案保密制度一、总则（一）目的为加强国税局档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规及档案管理行业标准，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于国税局全体工作人员，包括正式员工、临时工以及借调人员等，涉及到国税局在履行税收征管、行政管理等各项职能过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全第一原则：将档案信息安全放在首位，采取有效措施防止档案信息遭受各种安全威胁。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.谁使用谁负责原则：档案使用人员对所使用档案的保密安全负责，严格按照规定使用和保管档案。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.税收征管档案：包括纳税人税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查等方面的档案资料。2.行政管理档案：涵盖国税局内部行政管理工作中形成的各类文件、会议记录、人事档案、财务档案等。3.政策法规档案：有关税收政策法规的制定、解读、执行等方面的档案。4.其他档案：如各类专项工作档案、信访档案等。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及国家重大税收政策机密、国家安全信息以及可能对国家利益造成特别重大影响的档案资料。此类档案数量极少，需严格控制知悉范围，仅允许特定高层管理人员在必要情况下查阅。2.机密级档案：包含重要税收征管数据、关键行政管理信息以及涉及敏感税务案件的档案等。查阅此类档案需经过严格审批程序，限定在相关业务部门负责人及特定工作人员范围内。3.秘密级档案：一般的税收征管资料、普通行政管理文件等。查阅时需履行一定的登记手续，可在规定的工作区域内供相关岗位人员查阅使用。4.普通级档案：日常工作中形成的一般性文件、资料等，对保密性要求相对较低，但仍需妥善保管，防止丢失和随意扩散。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门在工作过程中应及时将形成的各类文件、资料进行收集，确保档案的完整性。2.对于重要文件和紧急事项形成的档案，应优先收集并及时移交档案管理部门。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。（二）整理规范1.档案管理部门按照档案分类标准对收集的档案进行整理，确保档案分类准确、编号清晰。2.对每份档案进行编目，注明档案名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引目录，确保电子档案与纸质档案对应一致。四、档案的存储与保管（一）存储环境1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.库房温度应控制在适宜范围内，相对湿度保持在规定标准，确保档案纸张和字迹不受损害。3.配备必要的消防器材和安全监控设备，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案分级分类存放，不同级别的档案分别存放在不同的区域，并有明显标识。2.对重要档案应采取备份存储措施，备份介质应与原始档案分开存放，并定期进行检查和更新。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，建立多套备份，分别存储在不同的物理位置，同时设置严格的访问权限。（三）档案盘点1.定期对档案进行盘点，确保档案数量与账目相符，档案状态良好。2.每年至少进行一次全面的档案盘点，对发现的问题及时进行记录和处理。3.在档案交接、借阅等环节前后，也应进行局部的档案盘点，以保证档案的准确性和完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据档案级别和查阅申请的合理性进行审批。3.查阅普通级档案，经档案管理部门同意后，可在档案查阅室进行查阅；查阅秘密级档案，需在档案管理部门指定的区域，并由档案管理人员现场监督查阅；查阅机密级和绝密级档案，必须经国税局主要领导批准，并严格限定查阅时间和范围，查阅过程全程监控。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.确因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报国税局分管领导审批（机密级以上档案需主要领导审批）。3.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员必须妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题及时追究借阅人的责任。六、档案的传递与移交（一）传递要求1.档案在国税局内部不同部门之间传递时，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、数量、传递时间、传递双方经手人等信息。2.传递过程中应确保档案的安全，采取必要的包装和防护措施，防止档案丢失、损坏或泄露。3.电子档案传递应通过安全的网络渠道，并进行加密传输，确保传输过程中的信息安全。（二）移交规定1.人员调动、离职或岗位变动时，应将所保管的档案及时移交给档案管理部门或指定的接收人员。2.移交人应填写《档案移交清单》，详细列出所移交档案的名称、数量、状态等信息，经双方核对无误后签字确认。3.接收人应对移交的档案进行认真核对和检查，如发现问题应及时与移交人沟通解决，并记录在案。七、档案的保密措施与监督检查（一）保密措施1.对接触档案的工作人员进行保密培训，提高其保密意识和技能，签订保密承诺书，明确保密责任。2.在档案管理区域设置明显的保密标识，提醒工作人员注意保密事项。3.对档案管理系统和存储设备设置严格的访问密码和权限控制，定期更换密码，防止非法访问。4.严格限制档案信息的输出和传播，如需对外提供档案信息，必须经过严格的审批程序，确保信息安全。（二）监督检查1.档案管理部门定期对档案保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。2.国税局内部审计部门不定期对档案管理工作进行审计监督，重点检查档案保密措施的落实情况、档案查阅借阅手续的合规性等。3.对于违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。八、档案的销毁与处置（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确认无继续保存价值的。2.因特殊原因需要销毁的档案，如档案内容涉及国家秘密已解密且符合销毁条件的。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报国税局分管领导审批（机密级以上档案需主要领导审批）。3.审批通过后，档案管理部门组织专人对拟销毁档案进行清点、造册，确保销毁档案准确无误。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并