医院采购与管理规范制度

PAGE医院采购与管理规范制度一、总则（一）目的为加强医院采购与管理工作，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、透明，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受内部监督和社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过公平竞争选择优质的产品和服务。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，确保医院各项工作的正常开展。5.效益原则：合理控制采购成本，提高采购资金使用效益，实现医院资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责包括：1.审议医院采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算和采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购活动的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.贯彻执行采购管理委员会的决策和医院采购制度。2.根据医院需求编制采购计划，经审批后组织实施采购。3.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。4.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）需求部门各临床科室、职能部门等作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的技术评估和验收工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，详细描述采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等。2.配合采购部门进行市场调研，提供技术支持和专业意见。3.参与采购项目的验收工作，对采购物品或服务的质量进行评估。（四）监督部门医院设立内部审计部门和纪检监察部门，作为采购活动的监督部门。其职责包括：1.对采购活动进行全过程监督，检查采购行为是否符合法律法规和医院制度要求。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.定期对采购工作进行审计和评估，提出改进建议。三、采购流程（一）采购需求申报1.需求部门根据业务发展和工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量（如有特殊规格要求应详细注明）、质量标准、预算金额、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划编制采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总整理，并结合医院库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报采购管理委员会审批。（三）采购方式选择根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大（具体金额标准根据医院实际情况确定）、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制根据选定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求说明、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应确保内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。（五）供应商选择与确定1.供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，对供应商进行筛选，确定符合条件的供应商名单。筛选过程中可参考供应商的资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等因素。3.采购评审：对于招标、谈判等采购项目，采购部门组织相关人员组成评审小组，按照采购文件规定的评标标准或谈判要求，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果。4.中标/成交供应商确定：根据评审结果，按照规定的程序确定中标供应商或成交供应商。采购部门向中标/成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并将结果通知所有参与采购的供应商。（六）采购合同签订采购部门与中标/成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时报医院相关部门备案。（七）采购项目验收1.验收准备：采购项目到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员，根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准等。2.到货验收：采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。验收人员按照验收方案对采购物品或服务的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对检查。对于技术复杂的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收报告：验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报需求部门和采购部门存档。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格。（八）采购付款1.付款申请：供应商按照采购合同约定完成交货并验收合格后，采购部门应根据合同条款和验收情况，填写《采购付款申请表》，注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。《采购付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.付款审核：财务部门收到《采购付款申请表》后，对采购合同、验收报告、发票等相关凭证进行审核。审核内容包括合同条款的执行情况、验收结果的真实性、发票的合法性和准确性等。审核无误后，报医院领导审批。3.付款执行：经医院领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，应严格按照合同约定控制预付款比例和支付时间，确保资金安全。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律合规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握采购物品或服务的市场价格动态。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动风险。2.供应商违约风险应对：加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力较强的供应商。在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现并解决供应商违约问题。3.质量风险应对：严格把控采购质量关，在采购文件中明确质量标准和验收要求。加强对采购物品或服务的检验检测，可邀请专业机构进行质量检测。对于质量不合格的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消资格等措施，确保采购质量。4.法律合规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。采购活动严格遵守国家法律法规和医院制度要求，确保采购行为合法合规。定期对采购合同进行审查，避免合同条款存在法律漏洞。（三）风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。设定风险预警指标，如供应商逾期交货率、采购成本超支率、质量不合格率等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施，降低风险影响。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用率（采购费用占采购金额的比例）等，评估采购成本控制情况。2.采购质量指标：如验收合格率、退货率等，反映采购物品或服务的质量水平。3.采购效率指标：如采购周期（从提出采购需求到完成采购的时间）、合同履行率等，衡量采购工作的效率。4.供应商管理指标：包括供应商满意度、供应商投诉率等，评估供应商管理效果。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（如每月、每季度、每年）对采购绩效进行评估，收集相关数据和信息，按照设定的评估指标进行计算和分析。2.对比分析：将采购绩效指标与历史数据、同行业数据进行对比分析，找出差距和改进方向。3.问卷调查：向需求部门、临床科室等相关部门发放问卷调查，了解对采购工作的