三级档案管理制度体系

PAGE三级档案管理制度体系一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本三级档案管理制度体系。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等，涵盖公司在经营管理、生产运营、技术研发、财务审计、人力资源等各个方面形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理委员会公司设立档案管理委员会，由公司高层领导担任主任，各部门负责人为成员。档案管理委员会负责统筹规划公司档案管理工作，审议档案管理的重大决策、制度和规划，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度。2.制定和完善公司档案管理的各项规章制度和操作流程。3.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。对于文书档案，按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制卷内目录、备考表等，装订成册后上架存放。对于科技档案，依据项目阶段、专业类别等进行分类，建立项目档案卷，详细记录项目的各个环节资料。对于会计档案，按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，确保账目清晰、资料完整。4.负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。通过扫描、图像处理等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，并进行分类存储和管理。5.负责档案的保管和安全防护工作，确保档案实体和信息的安全。配备必要的档案保管设施，如档案库房、防火防盗设备、温湿度控制设备等，定期对档案进行检查和维护。6.开展档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和标准，对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.提供档案查阅、借阅服务，根据公司规定和审批流程，为公司内部各部门及人员提供档案查阅、借阅支持。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（三）各部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等档案材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行初步整理，分类存放，并编制简易目录。3.定期将本部门整理好的档案移交至公司档案管理部门，办理交接手续。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等六大类。1.文书档案：主要包括公司在行政管理、业务往来、会议纪要、请示报告等活动中形成的各类文件材料。2.科技档案：涵盖公司在科研项目、工程建设、技术改造以及产品研发等过程中产生的技术文件、图纸、实验报告、测试数据等。3.会计档案：指公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等各类会计资料。4.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核评价、薪资福利、培训记录、奖惩情况等人事相关资料。5.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录公司重要活动、事件、项目进展等内容的档案。6.实物档案：公司在经营管理活动中获得的具有保存价值的奖杯、奖牌、证书、模型等实物。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.文书档案：采用年度保管期限流水号的形式。例如，2023长期001，表示2023年形成的长期保管的第1份文书档案。2.科技档案：按照项目编号档案类别流水号进行编号。如项目编号为XM202301的科技项目，其技术文件编号为XM202301JSWJ001，其中JSWJ表示技术文件类别。3.会计档案：依据会计年度档案类别保管期限流水号编号。如2022年的会计凭证，编号为2022KJPC永久001。4.人事档案：以员工工号作为档案编号，确保一人一号，便于管理和查询。5.声像档案：按照形成时间内容主题流水号进行编号。例如，20230510公司年会001，表示2023年5月10日拍摄的公司年会相关的第1份声像档案。6.实物档案：采用实物类别获得时间流水号的编号方式。如奖杯类的实物档案编号为JB202303001，表示2023年3月获得的第1个奖杯。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、数据报表等。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等文件。3.公司组织的各类会议、活动形成的会议纪要、通知、议程、照片、录像等资料。4.公司员工在工作中产生的重要成果，如科研报告、技术方案、设计图纸等。5.公司财务活动中产生的各类凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司人事管理过程中形成的员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。7.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物以及相关的证书文件。8.其他与公司经营管理、生产运营等活动有关的具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案材料，确保档案的完整性和及时性。对于重要文件和紧急事项形成的档案，应在事项结束后一周内完成收集整理。2.档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。如有破损或字迹不清的情况，应进行修复或复制。3.电子档案应确保格式规范、内容完整，并与纸质档案相对应。电子文件应采用通用格式存储，如.doc、.xls、.pdf等，并按照规定的命名规则进行命名。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。同一事由的文件材料应集中排列，遵循文件形成的先后顺序，依次编号、编目。2.科技档案：依据项目阶段进行分类，如项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。每个项目档案应单独成册，编制项目档案目录，详细记录项目名称及编号、项目负责人、项目起止时间、档案内容简介等信息。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行分类整理。会计凭证应按月装订成册，封面注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、凭证张数等信息；会计账簿应按年度整理，加具封面和扉页，注明账簿名称、年度、编号等；财务报表应按年度和报表种类分别整理，编好页码，加具封面。4.人事档案：以员工个人为单位进行整理，按照档案内容的类别顺序排列，如基本信息、履历、考核评价、薪资福利等。每份材料应加盖公章或相关部门印章，并注明日期。5.声像档案：根据形成时间和内容主题进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等详细信息。照片应冲印或扫描成清晰的图像文件，录音、录像资料应转换成通用格式保存。6.实物档案：对实物进行分类登记，记录实物名称、获得时间、来源、保管地点等信息。对于有特殊保存要求的实物，应采取相应的保护措施。五、档案保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。档案库房应安装防火门、防盗门窗、烟雾报警器、温湿度传感器等设备，配备必要的消防器材和防虫、防鼠药品。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。对于珍贵档案或易损档案，可采用专柜存放，并采取特殊的保护措施。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理系统，确保电子档案的安全。3.声像档案：照片、底片应冲印或扫描后分类存放于相册或电子存储设备中；录音、录像资料应转换成通用格式存储，并建立相应的索引目录。实物档案应存放在专门的展示柜或仓库中，确保实物的安全和完好。（三）保管期限各类档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及公司重大决策、核心技术、知识产权、财务审计等重要事项的档案，以及具有历史查考价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括公司一般性业务活动、重要合同协议、项目资料等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性文件、临时性报表等。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、编号准确性等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、补充缺失文件、调整档案编号等，并做好清查记录。六、档案利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人需经公司保密委员会批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.公司外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司档案管理委员会主任审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅范围和方式进行严格限制。（二）借阅手续1.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还所借阅的档案，办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。（三）复制规定1.因工作需要复制档案，需填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可进行复制。2.档案管理部门应按照规定的复制方式和数量进行复制，确保复制件与原件内容一致。对于涉及公司机密的档案，应严格控制复制范围，并对复制件进行编号登记。3.复制后的档案应加盖档案管理部门的“复制件”印章，并注明复制日期、复制人等信息。复制件的保管期限与原件相同，由档案管理部门按照档案管理规定进行管理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门兼职档案员及相关业务专家为成员。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据国家有关规定和公司档案保管期限表，结合档案的现实利用价值、历史查考价值等因素，对档案进行全面、综合的鉴定。1.对于已超过保管期限，且在公司经营管理、生产运营、技术研发等方面无任何利用价值的档案，可鉴定为销毁档案。2.对于虽已超过保管期限，但仍具有一定参考价值或涉及公司重要事项的档案，应延长保管期限或转为永久保管。3.对于保管期限未满，但因自然灾害、意外事故等原因导致档案失去保存价值的，经档案鉴定小组审核后，可提前进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告，明确档案存毁意见。2.档案管理部门根据档案鉴定报告，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.《档案销毁清