督导处档案管理制度

PAGE督导处档案管理制度一、总则（一）目的为加强督导处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于督导处全体工作人员在各项工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：督导处档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案资料的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立以督导处负责人为组长，各科室负责人为成员的档案管理小组，负责督导处档案管理工作的领导、协调和决策。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。3.按照规定的程序和要求，为档案查阅、利用提供服务。4.做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。5.参与档案管理工作的培训和业务交流，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与督导工作相关的文件、通知、指示等。2.督导处制定的工作计划、方案、制度、规定等。3.督导工作中形成的各类报告、总结、评估材料、检查记录等。4.与被督导单位往来的文件、函件、会议纪要等。5.督导处组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。6.其他具有保存价值的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集到督导处。2.收集的文件资料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况应及时修复或补充。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保电子文件的真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容、性质和来源，将档案分为综合管理类、督导业务类、专项工作类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和管理。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类1.综合管理类：包括督导处的行政文件、人事档案、财务档案、设备档案等。2.督导业务类：包括督导工作计划、方案、报告、总结、评估材料、检查记录等。3.专项工作类：针对特定专项督导工作形成的档案，如教育督导专项、卫生督导专项等。4.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）编号1.档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023ZHL001”，其中“2023”表示年度，“ZHL”表示综合管理类，“001”表示该类别下的流水号。2.督导业务类档案编号中的类别代码根据督导工作的具体内容进行细化，如“JDY”表示教育督导，“WSY”表示卫生督导等。3.专项工作类档案编号中的类别代码根据专项工作名称进行设定，如“JXZD”表示教育教学质量专项督导。五、档案的保管期限（一）永久保管1.督导处制定的具有长期指导意义和历史价值的重要文件、制度、规定等。2.涉及重大督导事项、具有重要影响力的报告、总结等。3.与上级部门、重要被督导单位往来的具有长期保存价值的文件、函件等。（二）定期保管1.保管期限为30年的档案：一般的督导工作计划、方案、报告、总结等。2.保管期限为10年的档案：一般性的检查记录、会议纪要、文件材料等。（三）保管期限的确定档案保管期限的确定应根据档案的重要程度、历史价值、利用需求等因素进行综合判断，并严格按照国家有关规定执行。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要查阅档案的督导处工作人员。2.经督导处负责人批准，外单位因工作需要查阅档案的人员。（二）借阅手续1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.经档案管理人员审核，督导处负责人批准后，借阅人方可借阅档案。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得将档案带出指定地点。3.如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复印。4.档案管理人员应做好档案借阅登记工作，记录借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密规定，对档案信息进行保密。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、限制查阅等。3.未经批准，任何人不得擅自对外提供档案信息。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.定期对档案库房进行检查，确保档案的安全存放。3.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾报警、灭火器材使用等，确保在突发情况下能够及时处理。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、督导处负责人等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序及要求1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.经督导处负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。5.档案销毁后，应填写《档案销毁登记表》，记录档案销毁的时间、地点、方式、数量等信息，并由监督人员签字确认。九、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应准确、及时、完整，反映档案管理工作的实际情况。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策的重要依据，为档案管理工作的改进和提高提供支持。（二）移交1.督导处档案管理人员因工作调动或离职时，应办理档案移交手续。2.档案移交时，移交人应填写《档案移交清单