档案数字化工作制度

PAGE档案数字化工作制度一、总则（一）目的为规范公司档案数字化工作，提高档案管理效率，确保档案信息的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应确保电子档案与纸质档案内容一致，真实反映公司各项活动。2.完整性原则：全面、系统地对公司各类档案进行数字化处理，保证档案信息的完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程及存储的安全性，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.规范性原则：遵循国家及行业相关标准和规范，确保档案数字化工作的标准化、规范化。二、档案数字化工作组织与职责（一）档案数字化工作领导小组成立档案数字化工作领导小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、信息技术部门负责人及相关部门负责人。主要职责如下：1.负责制定档案数字化工作的方针、政策和规划。2.协调解决档案数字化工作中的重大问题。3.监督检查档案数字化工作的进展情况和质量。（二）档案管理部门职责1.负责档案数字化工作的组织实施，制定具体工作计划和实施方案。2.对档案进行整理、分类、编目，确保档案基础信息准确、完整。3.负责与信息技术部门沟通协调，提供档案数字化所需的原始资料。4.对数字化档案进行质量检查和验收，确保数字化档案符合要求。5.负责档案数字化成果的存储、保管和利用。（三）信息技术部门职责1.负责档案数字化系统的选型、建设和维护，确保系统的稳定性、安全性和易用性。2.根据档案数字化工作要求，提供技术支持和保障，制定数字化技术方案。3.负责数字化设备的选型、采购、安装和调试，确保设备正常运行。4.对档案数字化工作人员进行技术培训，提高其技术操作水平。（四）相关部门职责各部门负责本部门档案的收集、整理和移交，配合档案管理部门做好档案数字化工作，提供必要的协助和支持。三、档案数字化工作流程（一）档案整理1.档案管理部门按照国家及行业相关标准和公司档案分类方案，对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案目录清晰、准确。2.对破损、褪色等质量较差的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。（二）数字化加工1.扫描根据档案的纸张大小、数量等因素，选择合适的扫描设备和扫描分辨率。一般情况下，扫描分辨率应不低于200dpi，对于文字较小、清晰度要求较高的档案，扫描分辨率应提高至300dpi及以上。扫描过程中，要确保图像清晰、完整，无黑边、白边、扭曲等现象。同时，对扫描图像进行实时检查，发现问题及时处理。按照档案整理顺序，依次扫描档案，生成的图像文件应命名规范，便于识别和管理。2.图像处理对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。去污处理应去除图像中的污渍、斑点等杂质；纠偏处理要使图像保持水平；裁剪处理应去除多余的空白边缘；拼接处理要确保多页档案拼接准确、完整。对图像进行色彩调整，使其符合档案原貌，一般采用黑白二值模式或灰度模式进行存储，对于有特殊要求的彩色档案，可采用彩色模式存储。3.数据挂接将处理后的图像文件与档案目录信息进行关联，建立准确的数据链接。通过档案编号、题名等关键信息，实现图像与目录的快速检索和对应。对关联后的数字化档案数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。（三）质量检查1.档案管理部门成立质量检查小组，按照一定比例对数字化档案进行抽检。抽检比例应不低于数字化档案总量的10%。2.质量检查内容包括图像质量、数据挂接准确性、目录信息完整性等。检查人员应认真核对每一项检查内容，填写质量检查表。3.对于检查中发现的问题，及时反馈给数字化加工人员进行整改，整改完成后重新进行检查，直至符合要求。（四）验收1.数字化档案加工完成后，由档案管理部门组织相关部门进行验收。验收小组应包括档案管理部门、信息技术部门及业务部门代表。2.验收人员按照验收标准对数字化档案进行全面检查，包括档案整理质量、数字化加工质量、数据存储与管理等方面。3.验收合格后，验收小组出具验收报告，签署验收意见。验收报告应包括验收依据、验收范围、验收方法、验收结果等内容。（五）存储与备份1.将验收合格的数字化档案存储到公司指定的存储设备上，存储设备应具备足够的容量和良好的稳定性。同时，按照档案分类进行存储，建立清晰的存储目录结构。2.对数字化档案进行定期备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份或异地存储等。备份周期根据档案重要程度和使用频率确定，一般重要档案应每周备份一次，普通档案可每月备份一次。3.建立备份档案管理制度，对备份档案进行登记、保管和维护，确保备份档案的安全性和可用性。（六）利用与保密1.公司内部人员可通过档案数字化系统查询、利用数字化档案。利用人员应按照规定的权限进行操作，不得越权访问或篡改档案信息。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案，应严格遵守保密制度，限制访问范围，采取加密存储、身份认证等安全措施，防止档案信息泄露。3.档案管理部门应定期对数字化档案的利用情况进行统计和分析，为公司决策提供数据支持。四、档案数字化设备管理（一）设备采购根据档案数字化工作需求，由信息技术部门负责制定设备采购计划，经公司审批后进行采购。采购设备应符合国家及行业相关标准，具备良好的性能和稳定性，能够满足档案数字化工作的要求。（二）设备使用与维护1.档案数字化设备应指定专人负责操作和维护，操作人员应经过专业培训，熟悉设备的性能和操作方法。2.建立设备使用登记制度，记录设备的使用时间、使用人员、运行状况等信息。3.定期对设备进行维护保养，包括清洁、检查、校准等工作，确保设备正常运行。同时，按照设备使用说明书的要求，及时更换易损部件。4.对设备出现的故障，应及时进行维修。维修人员应做好维修记录，包括故障现象、维修过程、维修结果等内容。对于重大设备故障，应及时向上级报告。（三）设备报废设备因使用年限过长、技术落后、损坏无法修复等原因需要报废时，由信息技术部门提出报废申请，经公司相关部门审批后进行报废处理。报废设备应及时清理，妥善处理，防止造成环境污染。五、档案数字化人员管理（一）人员配备根据档案数字化工作任务，合理配备档案管理人员、数字化加工人员、技术支持人员等。人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务和信息技术知识。（二）培训与考核1.定期组织档案数字化人员参加业务培训，培训内容包括档案管理知识、数字化技术、安全保密知识等。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.建立人员考核制度，对档案数字化人员的工作表现、业务能力、工作质量等进行考核。考核结果作为人员晋升、奖励、薪酬调整的依据。（三）人员安全管理1.加强对档案数字化人员的安全保密教育，提高其安全意识和保密意识。签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及档案数字化工作的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和品行。3.规范人员操作行为，严格遵守档案数字化工作流程和安全保密制度，防止因人员失误或违规操作导致档案信息泄露或损坏。六、档案数字化工作监督与检查（一）监督机制建立公司建立档案数字化工作监督机制，由档案数字化工作领导小组负责对档案数字化工作进行全面监督。定期召开工作会议，听取工作进展情况汇报，及时解决工作中存在的问题。（二）日常检查档案管理部门应定期对档案数字化工作进行日常检查，检查内容包括工作进度、质量控制、设备运行、人员操作等方面。对发现的问题及时督促整改，确保工作顺利进行。（三）专项检查根据工作需要，不定期开展档案数字化工作专项检查。专项检查可针对某个阶段的工作任务、某个环节的工作质量或某项安全保密措施等进行深入检查。检查结果应形成专项报告，提出改进意见和建议。七、档案数字化工作的经费管理（一）经费预算档案数字化工作经费应纳入公司年度预算，由档案管理部门会同财务部门根据工作任务和实际需求编制经费预算。经费预算应包括设备采购、软件购置、人员培训、数字化加工、存储备份、维护保养等方面的费用。经费使用1.档案数字化工作经费应严格按照预算进行使用，专款专用，不得挪作他用。2.费用报销应按照公司财务制度的