计生档案管理制度

PAGE计生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强计划生育档案管理，确保计划生育工作信息的准确、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及计划生育工作的所有部门、岗位及相关人员所形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：计划生育档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映计划生育工作实际情况，数据准确无误，严禁虚假和错误信息进入档案。3.安全保密原则：严格保护档案信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息不被非法获取和使用。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善计划生育档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的计划生育档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.对到期档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。（二）各部门职责1.负责本部门计划生育档案资料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集和整理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，严格遵守档案管理制度。2.认真做好档案的收集、整理、编目、装订等工作，确保档案质量。3.负责档案的日常保管，定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记和跟踪服务。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.员工计划生育基本信息档案，包括个人登记表、婚姻状况证明、生育情况记录等。2.计划生育工作文件、通知、规定、制度等。3.计划生育统计报表、数据资料。4.计划生育宣传教育活动资料，如宣传图片、文字材料、活动记录等。5.计划生育奖励与处罚相关材料，如奖励审批表、处罚决定书等。6.与计划生育工作相关的其他资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门的计划生育档案资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.档案资料应使用原件，如有特殊情况需使用复印件，应注明原件存放处，并加盖提供部门公章。3.收集的档案资料应分类整理，按照一定的顺序排列，便于后续的整理和归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将计划生育档案分为员工基本信息类、文件资料类、统计报表类、宣传教育类、奖励处罚类等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于档案的识别和管理。编号应遵循一定的规则，如采用数字编码或字母与数字组合编码。3.编目：对每一份档案编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。编目应清晰、准确，便于查阅。4.装订：对零散的档案资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应使用符合档案管理要求的装订材料，如线装、胶装等。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案资料应定期移交档案管理部门。移交时，双方应填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，并签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应按照整理方法进行进一步的整理和核对，确保档案的质量。核对无误后，将档案归入相应的类别和编号序列，并上架保管。（二）保管期限1.员工计划生育基本信息档案应长期保管。2.计划生育工作文件、通知、规定、制度等档案，根据其重要性和时效性，确定保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。3.计划生育统计报表、数据资料等档案保管期限为510年。4.计划生育宣传教育活动资料档案保管期限为35年。5.计划生育奖励与处罚相关材料档案保管期限为长期。（三）保管要求1.档案保管应具备专门的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅计划生育档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核，审核通过后，安排专人负责提供查阅服务。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅计划生育档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案管理部门应根据借阅申请表的内容，对借阅人员进行必要的保密教育，并办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非规定用途。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管状况等进行全面审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合实际情况，确定档案是否达到销毁期限。3.对于涉及重要事项、机密信息或具有长期保存价值的档案，应进行重点审查，慎重决定是否销毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在档案销毁清单上签字确认。销毁清单应与档案一同保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的计划生育档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率，减少人工操作，降低档案管理成本。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在网络传输和存储过程中的安全。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质计划生育档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子数据，存储在档案管理系统中。数字化过程应保证数据的准确性和完整性。2.系统建设：开发或选用适合本公司/组织的计划生育档案信息化管理系统，系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。3.数据维护：定期对档案管理系统中的数据进行备份和维护，确保数据的安全性和可用性。及时更新档案信息，保证数据的时效性。4.安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，采取防火墙、加密技术、用户认证等安全措施，防止档案信息泄露和非法访问。（三）信息化应用要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，能够准确、快速地录入、查询、统计档案信息。2.各部门应积极配合档案管理部门开展档案信息化工作，按照要求及时将档案资料录入系统，确保系统数据的完整和