小学档案室保存制度

PAGE小学档案室保存制度一、总则（一）目的为了加强小学档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和教育行业档案管理标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室所保存的各类档案，包括但不限于教学档案、行政档案、学生档案、教师档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行保密管理。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教案、课件、考试试卷、学生成绩册、教学总结等。2.行政档案：包括学校文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。3.学生档案：包括学生入学登记表、学籍卡片、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。4.教师档案：包括教师个人基本信息、教师资格证书、职称评审材料、教学成果、科研成果等。5.其他档案：如学校基建档案、设备档案、外事档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案室。2.收集的档案材料应符合档案管理的基本要求，字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并定期进行备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，建立科学合理的分类体系。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。三、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、人事档案等；长期保管的档案一般为10年以上，主要包括教学档案、行政档案等；短期保管的档案为10年以下，主要包括一般性的文件、资料等。（三）保管措施1.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。3.按照档案的保管期限，定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。四、档案的数据化管理（一）数据化范围1.对具有重要保存价值的纸质档案进行数据化处理，建立电子档案数据库。2.电子档案包括但不限于办公文件、教学课件、学生成绩单等。（二）数据化流程1.扫描：使用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪等处理，提高图像质量。3.数据录入：将扫描图像中的文字信息录入电子档案数据库，确保数据准确无误。4.挂接：将电子档案与对应的纸质档案进行挂接，建立关联关系，方便查询和利用。（三）数据安全管理1.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，确保数据安全。2.加强对电子档案数据库的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和篡改。3.定期对电子档案进行病毒查杀和维护，确保系统运行正常。五、档案的利用（一）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可以查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校领导批准，并办理相关手续。3.涉及个人隐私的档案，未经本人同意，不得查阅、借阅。（二）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，须填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本校档案，须出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经学校领导批准后，到档案室办理查阅手续。3.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）利用期限1.本校教职工查阅档案一般不得带出档案室，如需带出，须经档案室负责人批准，并在规定时间内归还。2.本校教职工借阅档案期限一般为两周，如需延期，须办理续借手续。3.外单位查阅档案期限一般为一周。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校领导、档案室负责人、相关部门负责人等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定评估。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.对销毁清单进行公示，征求意见。3.经学校领导批准后，按照规定的程序进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。2.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和完整。3.积极为学校各项工作提供档案利用服务，提高档案的利用率。（二）档案管理人员岗位要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和行业标准。2.具有较强的责任心和保密意识，能够认真履行档案管理职责。3.熟练掌握计算机操作技能，能够运用档案管理软件进行档案管理工作。（三）档案管理人员培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.