助学档案管理制度

PAGE助学档案管理制度一、总则（一）目的为了加强助学档案的管理，确保助学工作的规范、透明、高效，保障受助学生的权益，提高助学资金的使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类助学项目，包括但不限于奖学金、助学金、学费减免、勤工俭学等相关档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映助学工作的实际情况，确保信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理与助学相关的各类资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护受助学生的个人隐私信息，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案的质量和可追溯性。二、档案管理职责（一）管理部门及职责设立专门的助学档案管理部门，负责统筹协调助学档案的管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善助学档案管理制度，并监督执行。2.组织开展助学档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作。3.定期对助学档案进行检查和评估，确保档案管理工作的规范和有效。4.负责与其他部门沟通协调，保障助学档案管理工作的顺利开展。（二）工作人员职责1.档案管理人员负责具体的档案收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的准确性和完整性。严格按照档案管理制度进行档案的保管和维护，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。为查阅档案的人员提供必要的服务，做好查阅登记和档案归还工作。定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。2.助学项目负责人负责组织实施助学项目，确保项目按照规定的程序和要求进行。及时收集和整理项目实施过程中的各类资料，如申请材料、评审记录、发放凭证等，并移交档案管理人员。配合档案管理部门做好档案的查阅和审核工作，提供必要的解释和说明。3.财务人员负责助学资金的财务管理，确保资金的收支合规、准确。提供与助学资金相关的财务凭证、报表等资料，作为档案的重要组成部分。协助档案管理部门对助学资金使用情况进行监督和审计。三、档案收集与整理（一）收集范围1.受助学生的个人申请材料，包括申请表、身份证明、家庭经济状况证明等。2.助学项目的评审资料，如评审标准、评审过程记录、评审结果公示等。3.助学资金的发放记录，包括发放凭证、银行转账记录、签收单等。4.受助学生的学习成绩、获奖情况、社会实践等相关材料。5.与助学项目相关的其他文件、资料，如政策文件、会议纪要、工作总结等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的助学档案资料移交档案管理部门。2.移交的档案资料应齐全、完整、真实，签字盖章手续完备。3.档案管理人员对接收的档案资料进行认真核对，对不符合要求的资料及时退回相关部门补充完善。（三）整理方法1.按照助学项目的类别和时间顺序，对收集到的档案资料进行分类。2.对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对档案资料进行排序，确保资料的逻辑顺序清晰。4.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案袋或文件夹进行装订。5.在档案资料上加盖档案章，注明档案名称、编号、日期等信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应定期将整理好的档案资料进行归档，归档应按照类别和年度进行，便于查找和统计。2.归档的档案资料应编制详细的目录，目录应包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.将归档的档案资料存放在专门的档案柜中，档案柜应进行编号和标识，便于识别和管理。（二）保管期限1.助学档案的保管期限根据档案的性质和重要程度分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，主要包括临时性的助学项目资料、一般性的工作记录等。中期保管期限为[X]年，主要包括受助学生的个人档案、助学项目的阶段性评估资料等。长期保管期限为[X]年以上，主要包括重要的助学项目档案、涉及学生权益的关键资料等。2.档案保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.定期对档案保管场所进行检查和维护，确保档案的安全保管。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅助学档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅助学档案的，应提交正式的查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本公司/组织相关领导审批同意后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅的相关规定。（二）查阅程序1.查阅人员凭审批通过的《档案查阅申请表》或查阅申请函到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、档案名称及编号等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，并在查阅登记上签字确认。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅助学档案。如因特殊情况确需借阅的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。未办理续借手续逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如发现问题应及时记录并报告。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对在工作中接触到的受助学生个人隐私信息和助学工作的敏感信息予以保密。2.对涉及保密信息的档案资料，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。3.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应对查阅人员进行保密提醒，要求查阅人员不得泄露档案内容。4.未经本公司/组织批准，任何人员不得擅自对外公布助学档案的内容。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范工作，安装必要的安全监控设备，确保档案管理场所的安全。2.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。4.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，确保档案的安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限届满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、重要程度等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定工作应形成书面记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见等信息，并由鉴定人员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人和本公司/组织相关领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程中应安排专人监督，确保档案资料彻底销毁。3.销毁结束后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁