中海油档案保密制度

PAGE中海油档案保密制度一、总则（一）目的为加强中国海洋石油集团有限公司（以下简称“中海油”）档案的保密管理，确保公司档案信息的安全，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中海油总部各部门、各所属单位及其员工，以及涉及公司档案管理和利用的外部合作单位、人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对公司档案信息实行严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则：档案保密管理活动必须符合国家法律法规和行业标准的要求。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.预防为主原则：强化档案保密意识教育，建立健全保密管理制度和监督机制，预防档案信息泄露事件的发生。二、档案保密管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案保密制度，并组织实施。2.指导和监督各部门、各所属单位的档案保密工作。3.负责公司档案的收集、整理、保管和利用过程中的保密管理工作。4.对涉及公司机密档案的借阅、使用、归还等环节进行严格审批和监督。5.定期组织档案保密检查，及时发现和整改存在的问题。6.负责对违反档案保密制度的行为进行调查和处理。（二）各部门、各所属单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和保密工作，并指定专人负责档案保密管理。2.严格执行公司档案保密制度，对本部门、本单位产生的档案信息进行分类登记，明确保密级别。3.加强对本部门、本单位员工的档案保密教育，提高员工的保密意识。4.配合公司档案管理部门做好档案的借阅、使用、归还等工作，确保档案信息安全。5.对涉及本部门、本单位的档案信息泄露事件及时报告，并协助调查处理。（三）员工职责1.自觉遵守公司档案保密制度，保守公司档案信息秘密。2.不得擅自复制、摘抄、传播公司档案信息，不得将公司档案带出公司或转借他人。3.在档案利用过程中，严格按照规定的程序和要求进行操作，确保档案信息安全。4.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，及时报告本部门负责人或公司档案管理部门。5.积极参加公司组织的档案保密培训和教育活动，提高自身的保密意识和技能。三、档案的分类与保密级别划分（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司的行政文件、会议记录、工作计划、工作总结等。2.生产经营类档案：涵盖公司的生产计划、销售合同、财务报表、物资采购等。3.技术研发类档案：涉及公司的科研项目、技术方案、专利信息等。4.人事管理类档案：包含员工的个人档案、薪酬福利、绩效考核等。5.其他类档案：如公司的企业文化、宣传资料、外事活动等档案。（二）保密级别划分1.绝密级档案：是公司最为核心和机密的信息，一旦泄露将对公司的安全、利益和声誉造成极其严重的损害。如公司的核心技术资料、重大商业机密、战略规划等。2.机密级档案：属于公司重要的保密信息，泄露后可能对公司的生产经营、业务发展等产生较大影响。如公司的关键生产工艺、重要客户信息、财务机密等。3.秘密级档案：是公司一般性的保密信息，泄露后可能对公司造成一定的不利影响。如公司的一般行政文件、普通员工档案等。四、档案的收集与整理保密要求（一）收集要求1.各部门、各所属单位在档案形成过程中，应明确专人负责收集工作，确保档案的完整性和准确性。2.对于涉及公司机密的档案，收集人员应严格按照保密规定进行操作，采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.在收集档案时，要对档案的来源、内容进行认真审核，确保档案符合保密要求。（二）整理要求1.档案整理人员应严格遵守保密制度，在整理过程中不得擅自翻阅、查看档案内容。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号和编目，确保档案便于查找和管理。3.对于涉及公司机密的档案，应单独存放，并在档案目录和存储介质上标注保密级别。五、档案的保管保密措施（一）保管场所要求1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.档案库房应安装监控设备，对库房内的人员活动和档案存储情况进行实时监控。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）存储介质要求1.对纸质档案应进行妥善保管，按照档案类别和保密级别分类存放，并建立相应的档案台账。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.存储介质应标明档案名称、保密级别、存储日期等信息，并采取加密、访问控制等安全措施，防止数据被非法获取和篡改。（三）档案保管人员职责1.档案保管人员应经过培训，具备档案保管和保密知识，熟悉档案保管业务流程。2.严格遵守档案保管制度，负责档案库房的日常管理和维护，确保档案安全。3.对进入档案库房的人员进行登记和检查，严禁无关人员进入库房。4..定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。六、档案的利用保密规定（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可以按照规定借阅、查阅公司档案。2.外部合作单位、人员因合作项目需要，经公司审批同意后，可以查阅相关档案。（二）借阅审批1.员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、保密级别、借阅目的、借阅期限等信息。2.部门负责人对本部门员工的借阅申请进行审核，签署意见后报公司档案管理部门审批。3.公司档案管理部门根据档案的保密级别和借阅申请情况进行审批，对于涉及机密级以上档案的借阅申请，需经公司分管领导批准。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.涉及公司机密的档案，借阅期限应根据实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人员应按照审批后的借阅期限及时归还档案，不得擅自转借他人或延长借阅期限。2.归还档案时，档案保管人员应对档案进行认真检查，确保档案完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（五）查阅规定1.查阅档案应在公司档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.对于涉及公司机密的档案，查阅人员应在档案管理部门工作人员的监督下进行查阅，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还原位，并在查阅登记本上签字确认。七、档案的传输与共享保密要求（一）传输要求1.通过网络传输公司档案信息时，应采用加密技术，确保传输过程中的信息安全。2.严禁通过互联网等公共网络传输公司机密级以上档案信息。3.在传输档案信息前，应对传输介质进行病毒查杀和安全检查，防止信息被病毒感染或窃取。（二）共享规定1.公司内部各部门之间因工作需要共享档案信息的，应按照公司规定进行审批，并采取必要的保密措施。2.与外部合作单位共享档案信息时，应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.共享档案信息时，应根据共享目的和对象，对档案信息进行适当的处理，确保共享信息不超出必要范围。八、档案保密监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案保密监督机制，由公司档案管理部门负责对各部门、各所属单位的档案保密工作进行监督检查。2.定期对档案保密制度的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题，并对违反制度的行为进行严肃处理。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节的保密措施落实情况。2.档案保管场所的安全设施配备和运行情况，以及存储介质的管理情况。3.档案利用过程中的审批手续、借阅期限、归还情况等是否符合规定。4.员工的档案保密意识和技能培训情况。（三）检查方式1.定期检查：公司档案管理部门每年至少组织一次全面的档案保密检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对重点部门、重点档案进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题或重要事项，开展专项保密检查。（四）检查结果处理1.对检查中发现的问题，检查人员应及时填写《档案保密检查记录》，并提出整改意见。2.被检查部门、单位应根据整改意见制定整改措施，限期整改，并将整改情况及时反馈给公司档案管理部门。3.对违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并追究相关人员的责任。九、档案保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关档案保密的法律法规和政策。2.公司档案保密制度和操作规程。3.档案保密意识和技能培训，包括如何识别和防范档案信息泄露风险等。（二）培训方式1.定期组织档案保密专题培训，邀请专家或内部专业人员进行授课。2.开展案例分析，通过实际案例讲解档案保密的重要性和防范措施。3.发放档案保密宣传资料，供员工自学。（三）培训对象1.公司全体员工，特别是涉及档案管理和利用的人员。2.新入职员工应进行档案保密入职培训，使其了解公司档案保密制度和要求。十、档案保密违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自复制、摘抄、传播公司档案信息。2.将公司档案带出公司或转借他人，未按规定办理手续。3.在档案利用过程中，违反借阅审批、期限规定，擅自延长借阅期限或转借他人。4.未按规定对档案进行分类、编号、编目，导致档案管理混乱。5.档案保管人员未履行职责，造成档案损坏、丢失或信息泄露。6.其他违反公司档案保密制度的行为。（二）处理措施1.对于违反档案保