it公司档案管理制度

PAGEit公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强IT公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、技术研发、业务拓展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于IT公司总部及各分支机构、子公司，涵盖公司各类文件、资料、数据等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案信息检索系统，为公司各部门提供档案查询服务。4.对档案的利用情况进行登记和统计，跟踪档案的流向。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门档案管理员各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司档案管理部门移交。其主要职责包括：1.负责本部门文件、资料的收集、分类和整理，确保档案的齐全完整。2.按照公司档案管理要求，对本部门档案进行初步装订、编目等工作。3.妥善保管本部门档案，防止档案的损坏和丢失。4.及时将本部门形成的档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。（三）档案管理相关人员的权限1.档案管理部门有权对公司各部门的档案管理工作进行监督和指导。2.档案管理人员有权查阅、调阅公司档案，但必须遵守档案查阅、借阅规定。3.涉及公司机密档案的管理人员，必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、招聘录用资料、培训记录、考核评价、薪酬福利、劳动合同等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：市场调研资料、项目策划书、合同协议、业务报表、技术文档等。5.技术档案：软件开发文档、系统设计图纸、测试报告、技术研发资料等。6.其他档案：如荣誉证书、资质证明、宣传资料等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每类档案进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如，行政档案2023年的第10份文件编号为XZ2023010。3.类别代码按照档案分类设置，如XZ代表行政档案，RS代表人事档案，CW代表财务档案，YW代表业务档案，JS代表技术档案，QT代表其他档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，及时将本部门形成的文件、资料等收集齐全。2.档案形成部门或个人应在文件办理完毕后，按照档案管理要求进行整理，定期移交本部门档案管理员。3.对于外来文件、资料，如上级部门文件、合作单位提供的资料等，由相关部门负责收集，并及时交档案管理部门归档。（二）档案整理1.档案管理员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。4.对电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，建立电子档案索引目录。五、档案的保管（一）档案保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份管理，防止数据丢失。同时，建立电子档案存储目录，方便检索。3.对重要档案应进行异地备份，确保在发生自然灾害、意外事故等情况下档案的安全。（三）档案保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种。2.具体保管期限规定如下：行政档案中的公司章程、重要会议纪要等永久保存；一般性文件短期保存。人事档案中的员工基本信息、劳动合同等长期保存；临时性资料短期保存。财务档案按照国家财务制度规定的保管期限执行。业务档案中的项目策划书、合同协议等根据项目性质和重要程度确定保管期限，一般重要项目长期保存，一般性项目短期保存。技术档案中的核心技术文档永久保存；一般性技术资料长期保存。其他档案根据实际情况确定保管期限。（四）档案保管检查1.档案管理部门定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的存放状况、保管设备运行情况等。2.对检查中发现的问题及时进行处理，如档案损坏、丢失等情况，应查明原因，采取补救措施，并记录在案。3.每年对档案保管情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案保管工作。六、档案的利用（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，未经许可不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况，确认无误后办理归还手续。（三）档案利用的限制1.涉及公司机密的档案，未经公司授权，严禁对外提供或泄露。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与公司利益相悖的目的。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细列出销毁档案的名称、编号、数量等信息，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.《档案销毁申请表》和《档案销毁清册》应作为档案资料长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。2.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案数据的安全和保密。（二）信息化系统建设1.制定档案信息化系统建设规划，明确系统功能需求、技术架构、实施步骤等。2.选择合适的档案管理软件，确保软件功能满足公司档案管理要求，并具备良好的兼容性和扩展性。3.建立档案数据库，对各类档案数据进行集中存储和管理，实现数据的共享和交换。（三）电子档案管理1.规范电子档案的格式和命名规则，确保电子档案的规范性和可读性。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引目录，方便检索查询。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案的非法访问、篡改和泄露。（四）信息化培训与维护1.组织开展档案信息化培训，提高公司员工的电子档案管理意识和操作技能。2.定期对档案信息化系