爱心书屋档案管理制度

PAGE爱心书屋档案管理制度一、总则（一）目的爱心书屋档案管理制度旨在规范爱心书屋档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为爱心书屋的各项工作提供有力支持和保障。（二）适用范围本制度适用于爱心书屋的所有档案管理工作，包括但不限于图书档案、捐赠记录档案、志愿者服务档案、活动档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：爱心书屋的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映爱心书屋的工作情况和历史面貌。3.完整性原则：确保档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格保密。5.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善爱心书屋档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。6.对档案管理工作进行总结和评估，不断改进工作方法和流程。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门档案的管理情况进行自查和整改，确保档案管理符合制度要求。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高工作水平。3.负责档案的日常管理工作，确保档案的安全和有序存放。4.积极为档案利用者提供优质服务，及时准确地提供所需档案资料。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.图书档案：包括图书的采购记录、编目信息、捐赠记录、借阅记录等。2.捐赠记录档案：捐赠者信息、捐赠物品清单、捐赠协议等。3.志愿者服务档案：志愿者基本信息、服务记录、培训记录等。4.活动档案：活动策划方案、活动通知、活动照片、活动总结等。5.其他与爱心书屋工作相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或损毁。3.对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如图书档案、捐赠记录档案、志愿者服务档案、活动档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：对档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、干燥、通风、防虫、防火、防盗。2.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.纸质档案：采用纸质载体进行保管，按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。2.电子档案：将电子档案存储在专用的存储设备上，并进行备份。同时，建立电子档案索引，便于快速检索。（三）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：涉及爱心书屋重大决策、重要历史事件、长期保存有价值的文件等。3.长期保管的档案：保存期限为10年以上，如重要的业务文件、活动记录等。4.短期保管的档案：保存期限为110年，如一般性的文件、资料等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经爱心书屋负责人签字同意后，方可查阅。3.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。4.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（二）利用登记1.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、单位、查阅或借阅档案名称、编号、查阅或借阅目的等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询。（三）档案归还1.借阅人应按时归还档案，如不能按时归还，应提前说明原因并办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、保管期限等因素。2.参考档案的利用情况，判断档案的实际价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经爱心书屋负责人签字批准后，方可销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.对档案销毁过程进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监销人员等信息。5.销毁记录应与销毁档案清单一并保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和准确性，为爱心书屋的决策和工作提供及时、准确的信息支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，转换为电子文件，并进行图像处理和数据录入，建立电子档案数据库。2.数据录入与维护：及时将新形成的档案信息录入档案信息管理系统，并对已录入的数据进行定期维护和更新。3.检索与利用：利用档案信息管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息，并提供在线查阅、借阅等服务。4.安全管理：采取有效的安全措施，确保档案信息的安全，防止数据泄露、丢失或损坏。（三）信息化设备与软件1.配备必要的信息化设备，如计算机、扫描仪、服务器、存储设备等。2.选用适合爱心书屋档案管理需求的档