医院外包档案室工作制度

PAGE医院外包档案室工作制度一、总则（一）目的为加强医院外包档案室的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于参与医院外包档案室工作的所有人员，包括外包服务公司员工及医院相关部门涉及档案交接、查阅等工作的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及医疗卫生行业相关标准。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映医院各项业务活动和历史情况。3.完整性原则：全面收集、整理医院各类档案资料，保证档案的系统性和连贯性。4.保密性原则：对涉及医院机密、患者隐私等重要档案信息严格保密，防止泄露。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案查阅、利用效率，为医院各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）医院方职责1.设立专门的档案管理协调部门，负责与外包服务公司的沟通协调，监督外包档案室工作的开展情况。2.明确各部门档案管理责任人，负责本部门档案的收集、整理、初步审核后移交外包档案室，并配合做好档案查阅等相关工作。3.制定档案管理工作考核办法，对外包服务公司及医院内部相关部门的档案管理工作进行考核评价。4.提供必要的档案管理工作条件，如档案存放场所、办公设备等，并保障其安全和正常运行。（二）外包服务公司职责1.组建专业的档案管理团队，配备具备档案管理专业知识和技能的人员，并保持团队相对稳定。2.按照本制度及相关法律法规、行业标准要求，制定详细的档案管理操作流程和规范，确保档案管理工作的标准化、规范化。3.负责医院外包档案室的日常管理工作，包括档案的接收、整理、编目、存储、保管、查阅服务等。4.定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现并解决存在的问题，不断提高档案管理水平。5.接受医院方的监督检查，根据要求及时整改存在的问题，并定期向医院方汇报档案管理工作情况。三、档案收集与移交（一）档案收集范围1.医疗业务档案：包括病历档案、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.行政管理档案：如医院各类文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。3.科研教学档案：科研项目申报材料、研究成果、教学课件、学生实习档案等。4.其他档案：医院重大活动记录、设备档案、基建档案等。（二）档案收集要求1.各部门档案管理责任人应按照档案收集范围，定期收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案资料应保持原始状态，严禁擅自涂改、伪造、损毁档案。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储要求进行整理和保存，确保电子档案的可读性和可追溯性。（三）档案移交程序1.各部门档案管理责任人将整理好的档案资料进行初步审核，确保档案内容准确、完整、规范后，填写档案移交清单。2.按照约定的时间和方式，将档案移交清单及档案资料一并移交至外包档案室。外包档案室接收人员应认真核对移交清单内容与实际档案资料，无误后双方签字确认。3.对于移交过程中发现的问题，如档案资料不完整、不符合规范等，外包档案室应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正后重新移交。四、档案整理与编目（一）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合档案管理的安全要求。（二）档案整理方法1.按照档案类别进行分类，如医疗业务档案可进一步分为门诊病历、住院病历等；行政管理档案可分为文件档案、人事档案等。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的档案进行修复或复制。4.按照一定的顺序对档案进行排列，如时间顺序、重要程度等。（三）档案编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。2.建立电子目录，同时备份纸质目录，方便档案查阅和检索。3.定期对档案目录进行更新维护，保证目录与实际档案情况一致。五、档案存储与保管（一）档案存储环境要求1.外包档案室应具备安全、适宜的档案存储场所，保持通风良好、温度适宜、湿度适中，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案存储场所应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.对不同类型和保管期限的档案进行分区存放，便于管理和查找。（二）档案保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管责任，定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、状态良好。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保管措施，如加密存储、复制备份等。3.严格控制档案存储场所的人员出入，无关人员未经允许不得进入。4.定期对档案存储场所进行清洁和消毒，保持环境整洁卫生。（三）档案保管期限规定1.根据国家有关规定和医院实际情况，确定各类档案的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。2.对于保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应按照规定程序延长保管期限或进行妥善处理。3.定期对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁，销毁过程应严格按照规定程序进行，确保档案信息安全。六、档案查阅与利用（一）查阅权限与范围1.医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、范围、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到外包档案室查阅。2.查阅档案应严格遵循查阅范围规定，不得擅自扩大查阅内容。涉及医院机密、患者隐私等重要档案的查阅，应经医院相关保密管理部门批准。3.外包服务公司人员只能在授权范围内查阅相关档案，不得擅自查阅其他无关档案。（二）查阅程序1.查阅申请人将审批后的档案查阅申请表提交至外包档案室。2.外包档案室工作人员根据申请表内容，在档案管理系统中查询相关档案信息，并确定档案存放位置。3.查阅人员在指定场所查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还外包档案室，工作人员核对无误后办理归还手续。（三）利用反馈1.鼓励医院内部人员对档案利用情况进行反馈，提出改进档案管理和服务的意见和建议。2.外包服务公司应定期收集查阅人员的反馈信息，对档案查阅利用过程中存在的问题及时进行整改，并向医院方汇报整改情况。七、档案安全与保密（一）安全管理1.制定档案安全管理制度，加强对档案存储场所、设备设施等的安全管理，确保档案实体安全。2.加强对档案管理系统的安全防护，设置用户权限，定期进行数据备份和安全检查，防止数据丢失、泄露或被篡改。3.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。（二）保密管理1.签订保密协议，明确外包服务公司及相关工作人员的保密义务和责任。2.对涉及医院机密、患者隐私等重要档案信息进行加密存储和传输，严格限制知悉范围。3.加强对档案管理工作人员的保密教育和培训，提高保密意识，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。4.对外包档案室的办公区域进行合理布局，设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，确保档案信息安全。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和质量，为医院各项工作提供便捷、高效的档案信息服务。3.确保档案信息的安全可靠，满足医院信息化发展的需求。（二）信息化系统功能要求1.档案录入功能：能够准确录入档案的基本信息、内容摘要等，支持多种格式文件的上传。2.检索查询功能：提供灵活多样的检索方式，如按编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.权限管理功能：根据不同人员的职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。4.统计分析功能：能够对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为医院管理决策提供数据支持。5.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据安全，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）信息化管理流程1.档案电子化：按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描或数字化转换，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.数据录入：将档案基本信息和内容摘要等准确录入信息化管理系统。3.审核上架：对录入系统的档案数据进行审核，审核通过后将电子档案存储至相应的数据库，并与纸质档案对应上架。4.日常维护：定期对信息化管理系统进行维护，更新数据，检查系统运行情况，确保系统正常运行。九、监督与考核（一）监督检查1.医院方档案管理协调部门定期对外包档案室工作进行监督检查，检查内容包括档案管理工作制度执行情况、档案整理与保管情况、查阅利用服务情况、安全保密措施落实情况等。2.建立监督检查记录档案，对发现的问题及时记录，并要求外包服务公司限期整改。3.不定期开展专项监督检查，针对重点档案管理环节或存在问题较多的方面进行深入检查，确保档案管理工作质量。（二）考核评价1.制定详细的档案管理工作考核指标体系，包括档案收集完整性、整理规范性、编目准确性、存储安全性、查阅利用效率、保密措施落实情况等方面。2.定期对外包服务公司及医院内部相关部门的档案管理工作进行考核评价，考核结果