档案公司日常管理制度

PAGE档案公司日常管理制度一、总则（一）目的为了加强本档案公司的规范化管理，确保档案管理工作的高效、准确、安全，维护公司的正常运营秩序，特制定本日常管理制度。（二）适用范围本制度适用于本档案公司全体员工，包括档案管理人员、业务人员、行政人员等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保公司档案管理工作合法合规。2.准确性原则：档案的收集、整理、保管、利用等环节要保证信息的真实、准确、完整。3.保密性原则：对涉及公司机密、客户隐私等重要档案信息严格保密，防止信息泄露。4.高效性原则：优化档案管理流程，提高工作效率，确保档案能够及时、准确地提供利用。二、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案公司的档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.建立健全档案管理制度，确保制度的有效执行和持续完善。3.负责档案管理人员的培训、考核和工作指导，提高团队整体业务水平。4.协调与公司内部其他部门以及外部相关单位的档案管理工作关系，保障档案管理工作的顺利开展。5.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，提出改进工作的建议和措施。（二）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.按照档案管理制度的要求，对档案进行科学保管，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，保证档案的安全。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用，及时为公司内部各部门及客户提供档案借阅服务，并做好借阅登记和归还检查工作。4.对档案的数字化处理进行监督和管理，确保数字化档案的质量和安全。5.协助档案管理部门负责人开展档案管理的各项统计工作，及时准确地提供相关数据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、合同、协议等。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知、指示等。由公司内部各部门负责将本部门产生的应归档文件资料进行收集整理，定期移交至档案管理部门。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子版本和纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、目录清晰。（四）整理方法1.按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包含档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，确保目录与档案实体一一对应。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应实行专人管理，无关人员未经许可不得进入。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐有序。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放，确保档案存放安全、便于查找。3.对于电子档案，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对档案的保管期限进行鉴定，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案资料。2.客户因业务合作等原因需要查阅相关档案。3.司法机关及其他有权机关依法查阅公司档案。（二）利用流程1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.客户查阅档案，需由公司业务部门陪同，并填写《档案查阅申请表》，经业务部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可查阅。3.司法机关及其他有权机关查阅档案，应出具相关证明文件，经公司法定代表人批准后，由档案管理部门安排专人协助查阅。（三）利用要求1.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，明确各类档案的保管期限和鉴定方法。2.鉴定工作应全面、客观、公正，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和处置意见。3.对鉴定结果进行公示，征求公司内部各部门的意见，如有异议，应进行复查。4.根据公示结果，编制档案鉴定报告，报公司领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。3.销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案数字化管理（一）数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、标准、进度等要求。2.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。3.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。4.建立电子档案数据库，将扫描后的图像按照档案编号、类别等进行分类存储，并录入相关metadata信息，便于检索和利用。5.对电子档案数据库进行备份存储，备份介质应异地存放，确保数据的安全性和可靠性。（二）数字化质量控制1.设立专门的质量检查岗位，对数字化过程中的各个环节进行质量检查，确保数字化档案的质量符合标准要求。2.定期对数字化档案进行抽检，检查图像质量、metadata录入准确性等情况，发现问题及时整改。3.建立数字化档案质量反馈机制，收集公司内部各部门及客户对数字化档案利用的意见和建议，不断改进数字化工作。八、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任和操作规范。2.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和应急处理能力。（二）安全措施1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，并定期进行检查和维护。2.对档案管理人员进行权限管理，严格控制档案的访问权限，防止信息泄露。3.定期对档案进行备份，备份数据应异地存放，确保在发生意外情况时能够及时恢复档案信息。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。九、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立档案管理监督岗位，定期对档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.接受公司内部各部门及客户对档案管理工作的监督和投诉，对反馈的问题及时处理并回复。（二）考核办法1.制定档案管理人员考核标准，从工作业绩