如何建立用人制度档案库

PAGE如何建立用人制度档案库一、总则（一）目的为了规范公司用人制度档案库的建立与管理，确保公司人力资源信息的完整性、准确性和安全性，为公司的人才选拔、任用、培训、考核等人力资源管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的用人制度档案管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案库的建立与管理合法合规。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映员工的工作经历、业绩表现等情况。3.保密性原则：对员工档案信息严格保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、业绩变化等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录员工的基本身份信息。2.联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，确保公司能够及时与员工取得联系。3.家庭住址：方便公司在必要时与员工家庭进行沟通。（二）教育背景1.学历层次：从高中及以上学历依次填写，注明毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间。2.学位：如学士、硕士、博士等。3.培训经历：参加过的各类专业培训、技能培训等，包括培训机构、培训时间、培训内容等。（三）工作经历1.入职时间：精确到年、月、日。2.离职时间：如有工作变动，记录离职时间。3.工作单位：详细填写曾工作过的单位名称。4.职位：在各工作单位担任的具体职位。5.工作职责：简要描述在各职位上的主要工作职责和业绩。（四）劳动合同信息1.合同签订时间：首次签订及续签劳动合同的时间。2.合同期限：明确合同的起止日期。3.工作岗位：合同约定的工作岗位。4.薪资待遇：包括基本工资、绩效工资、奖金等构成及具体金额。（五）绩效考核记录1.考核周期：按年度或季度记录绩效考核结果。2.考核等级：如优秀、良好、合格、不合格等。3.考核评语：对员工在考核周期内工作表现的综合评价。（六）培训与发展记录1.内部培训：参加公司组织的各类培训课程，记录培训名称、培训时间、培训效果评估等。2.外部培训：参加外部机构举办的培训，注明培训机构、培训费用、培训收获等。3.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及公司给予的指导意见。（七）奖惩记录1.奖励情况：获得的公司内部奖励、行业荣誉等，记录奖励名称、颁发时间、奖励原因。2.惩罚情况：受到的公司纪律处分、行政处罚等，注明惩罚事项、处罚时间、处罚依据。（八）其他重要信息1.职业资格证书：如专业技术资格证书、职业技能证书等，记录证书名称、颁发机构、颁发时间。2.项目经验：参与过的重要项目，包括项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果等。3.特殊技能或特长：如语言能力、计算机技能、艺术特长等。三、档案建立流程（一）新员工入职档案建立1.入职手续办理时：新员工在办理入职手续时，人力资源部门发放《员工档案信息登记表》，由员工本人如实填写个人基本信息、教育背景等内容，并提交相关证明材料，如学历证书、身份证复印件等。2.部门负责人审核：员工所在部门负责人对新员工填写的信息进行审核，确认无误后签字。3.人力资源部门录入：人力资源部门将审核通过的信息录入用人制度档案库系统，并对相关证明材料进行扫描存档。（二）在职员工档案更新1.定期更新：人力资源部门定期（每年或每半年）通知员工核对个人档案信息，如有变更，员工需提交相关证明材料，经部门负责人审核后，人力资源部门进行更新。2.即时更新：员工工作经历发生变动、获得奖励或惩罚、参加培训等情况，应在事件发生后及时向人力资源部门提交相关材料，人力资源部门即时更新档案内容。（三）离职员工档案管理1.离职手续办理时：员工离职时，人力资源部门对其档案进行封存，并在档案封面注明离职日期。2.档案保存期限：按照国家法律法规及公司规定，保存离职员工档案一定期限，期满后按照规定程序进行销毁。四、档案管理职责（一）人力资源部门1.档案建立与维护：负责公司用人制度档案库的整体规划、建设和日常维护工作，确保档案信息的准确、完整和安全。2.审核与监督：对员工提交的档案信息进行审核，监督各部门对档案信息的管理情况，及时发现和纠正问题。3.提供查询服务：为公司内部各部门及相关人员提供档案查询服务，根据规定提供必要的档案信息。4.档案安全管理：采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏。（二）部门负责人1.信息审核：负责审核本部门员工档案信息的真实性和完整性，对新员工入职信息及在职员工档案变更信息进行把关。2.协助管理：协助人力资源部门做好本部门员工档案的日常管理工作，及时反馈员工档案相关情况。（三）档案管理人员1.具体操作：负责档案库系统的操作，包括信息录入、查询、修改、删除等工作，确保档案数据的准确无误。2.档案整理与保管：对纸质档案和电子档案进行分类整理、编号归档，妥善保管档案资料，防止档案损坏、丢失。3.保密工作：严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息。五、档案查询与使用（一）查询权限1.人力资源部门：有权查询公司全体员工的用人制度档案，用于人力资源管理工作的各项决策和操作。2.部门负责人：可查询本部门员工的档案信息，以便了解员工工作情况，进行部门内部管理。3.其他人员：因工作需要，经公司领导批准，可在规定范围内查询相关员工档案信息。（二）查询流程1.填写申请表：查询人员填写《用人制度档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容、查询时间等。2.审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.查询：档案管理人员根据审批通过的申请表，在档案库系统中进行查询，并提供相应的档案资料。（三）使用规定1.仅限工作用途：查询获得的档案信息只能用于与工作相关的目的，不得用于其他任何非工作用途。2.保密义务：查询人员对查询到的档案信息负有保密义务，不得擅自传播、泄露给无关人员。3.归还与销毁：查询结束后，查询人员应及时将档案资料归还档案管理人员，如需复印或摘录相关内容，需经档案管理人员同意，并按照规定进行操作。复印或摘录的资料使用完毕后，应及时销毁，不得留存。六、档案安全与保密（一）安全措施1.物理安全：档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的实体安全。2.网络安全：档案库系统应采取安全防护措施，设置用户权限管理，防止网络攻击和数据泄露。定期进行数据备份，存储在安全的介质上，并异地存放。3.人员安全：对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，规范操作流程，防止因人员失误导致档案信息安全事故。（二）保密制度1.保密协议：与档案管理人员及涉及档案信息查询、使用的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.保密范围：严格界定用人制度档案库中各类信息的保密范围，包括个人基本信息、工作经历、薪资待遇、绩效考核结果等所有档案内容。3.保密监督：人力资源部门定期对档案信息的保密情况进行检查和监督，发现问题及时整改，对违反保密制度的行为进行严肃处理。七、档案的销毁（一）销毁条件1.保存期限届满：按照国家法律法规及公司规定，员工档案保存一定期限后，如已达到保存期限，可进行销毁。2.无保存价值：对于因各种原因已失去保存价值的档案，经公司相关部门审核批准后，可进行销毁。（二）销毁流程1.提出申请：由人力资源部门提出档案销毁申请，注明拟销毁档案的名称、数量、所属时间段等信息。2.审核批准：申请经人力资源部门负责人审核后，报公司领导批准。3.销毁实施：档案管理人员按照批准的销毁清单，对纸质档案进行粉碎处理，对电子档案进行彻底删除。销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员