家具公司原材料保管优化制度（规则）

家具公司原材料保管优化制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国安全生产法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准及国际商会《跟单信用证统一惯例》（UCP600）等国际公约，结合家具行业特性及公司国际化经营战略制定。针对公司原材料保管环节存在的库存积压、账实不符、风险积聚等管理痛点，核心目标在于规范原材料入库、存储、领用、盘点等全流程管理，防控采购、仓储、物流等环节风险，提升原材料周转效率与资金使用效益，保障供应链安全稳定。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及原材料保管业务的活动，覆盖采购部、仓储部、生产部、财务部、质检部及各分子公司。适用对象包括正式员工、外包物流服务商、合作单位等关联人员。例外场景包括紧急采购、特殊定制材料等特殊情况，需经总经理办公会审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保原材料保管活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位职责，实现权责统一。

1.3.3风险导向原则：聚焦原材料保管中的高风险环节，实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少不必要的审批与操作，提升运营效率。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、绩效考核结果，定期优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性制度，处于公司制度体系第三层级，与《公司内部控制基本规范》《公司财务报销管理制度》《公司采购管理办法》等制度衔接。制度冲突时，以本制度为准，特殊情形由总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司原材料保管管理实行“董事会-总经理办公会-职能部门-岗位”四层授权体系。董事会负责重大采购策略审批；总经理办公会统筹原材料库存战略；职能部门（采购、仓储、财务等）落实具体执行；岗位层级明确操作责任。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度原材料采购预算、库存警戒线设定等重大事项。

2.2.2董事会：审批境外采购合同、重大库存调整方案，制定风险偏好。

2.2.3总经理办公会：决策原材料采购策略、库存周转率目标、紧急采购授权。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：负责供应商管理、合同审批、到货验收，主责为价格与质量风险防控（高风险）。

2.3.2仓储部：负责原材料入库、存储、发放、盘点，主责为账实相符（中风险）。

2.3.3财务部：负责采购付款、成本核算、资金占用分析，主责为资金安全（高风险）。

2.3.4质检部：负责原材料检验，主责为质量合规（高风险）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入原材料保管全流程内控节点，包括采购审批节点、库存盘点节点、付款控制节点（中风险）。

2.4.2审计部：实施年度专项审计，重点核查采购合同履行、库存差异（高风险）。

2.4.3合规部：监督国际采购合规性，对接各国海关规定（中风险）。

2.5协调与联动机制

建立“采购-仓储-生产”月度例会机制，解决需求与库存匹配问题。境外业务增设属地合规协调岗，对接当地海关与税务部门。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：原材料库存周转率≥5次/年，库存准确率≥99%，采购及时率≥98%。

3.1.2核心KPI：采购合同审批时效≤3个工作日，到货验收合格率≥95%，库存盘点差异率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购标准：执行《公司采购管理办法》，境外采购需符合目标国《产品安全法》（高风险）。

3.2.2存储标准：按“先进先出”原则分类存储，木料需防潮，皮料需温湿度控制（中风险）。

3.2.3风险控制点：

-高风险点：境外采购汇率波动、供应商资质审核；

-中风险点：原材料批次管理、存储环境监控；

-低风险点：入库数据录入准确性。

3.3管理方法与工具

3.3.1方法：采用全生命周期管理（采购-入库-存储-领用-盘点-处置），应用风险矩阵法评估管控措施有效性。

3.3.2工具：基于ERP系统实现数据共享，通过OA系统完成审批流转，使用WMS系统监控实时库存。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起：采购部根据生产计划发起采购需求，附供应商评估报告。

4.1.2审核：总经理办公会审批金额≥500万元采购合同，财务部审核付款条件。

4.1.3执行：仓储部检验到货原材料，质检部出具合格报告后入库，财务部按合同进度付款。

4.1.4归档：采购部整理合同、验收单、付款凭证，财务部归档至ERP系统。

4.2子流程说明

4.2.1境外采购子流程：增加属地税务备案、关税支付节点，由合规部全程监督（高风险）。

4.2.2紧急领用子流程：生产部提交申请经仓储部现场核准后直接领用，后续补办审批（特殊授权）。

4.3流程关键控制点

4.3.1采购审批节点：金额≥500万元需总经理办公会审批（高风险）。

4.3.2账实核对节点：仓储部每日核对系统与实物，差异率＞1%需专项调查（中风险）。

4.3.3付款控制节点：财务部按合同进度分批付款，单笔支付＞100万元需双签复核（高风险）。

4.4流程优化机制

每年6月开展全流程复盘，通过“访谈+系统数据”评估效率，重点优化高频异常环节。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限：采购员负责＜50万元采购执行，采购经理审批＜200万元合同，总监审批＞200万元（按金额分层）。

5.1.2存储权限：仓储主管核准普通领用，副总核准＞100万元批次动用。

5.2审批权限标准

采购合同审批路径：采购部→财务部→总经理办公会（金额≥500万元需董事会备案）。

付款审批路径：财务部→风控部（金额＞1000万元需双重校验）。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，临时代理需经直属上级签字，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

紧急采购需附《风险评估报告》，经风控部核准后加急审批，留存审批痕迹。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：入库需双人核对数量、质检单需系统关联，所有操作需留痕。

6.1.2痕迹留存：电子数据需系统自动生成，纸质单据需双人签字，归档至ERP系统。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：仓储部每日抽查实物，内控部每周抽取合同核查。

6.2.2专项监督：内控部每季度检查ERP数据逻辑，审计部每年实施采购全流程审计。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：财务部每月抽查付款凭证，仓储部每月盘点库存。

6.3.2审计重点：采购合同履行、库存差异原因、系统数据准确性。

6.4执行情况报告

每月10日前采购部提交《原材料保管执行报告》，包含库存周转率、差异率、风险事件等数据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1采购部：考核采购及时率、价格达成率、合同纠纷率（权重40%）。

7.1.2仓储部：考核库存准确率、存储损耗率、盘点覆盖率（权重30%）。

7.2评估周期与方法

月度考核由人力资源部主导，季度评估由总经理办公会审议，审计结果作为年度考核依据。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题由部门限期整改，重大问题提交总经理办公会协调。

7.3.2责任追究：连续2次库存差异＞2%的仓储主管降级处理。

7.4持续改进流程

设立“制度优化建议箱”，季度评估采纳率，优秀建议奖励采购部团队。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：原材料损耗率＜0.5%的仓储班组、采购合同节约＞5万元的团队。

8.1.2奖励程序：部门推荐→人力资源部审核→总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：入库数据错漏、单据未及时归档。

8.2.2较重违规：采购未按流程执行、库存差异＞5%。

8.2.3严重违规：重大采购合同泄露、系统数据造假。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：一般违规通报批评，较重违规降级，严重违规解除劳动合同。

8.3.2程序要求：违规事实→调查取证→书面告知→审批处罚→申诉期（5个工作日）。

8.4申诉与复议

申诉需书面提交人力资源部，由纪检部复核，结果5个工作日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案内容：境外供应链中断时启动国内替代方案，由采购总监牵头。

9.1.2资源保障：设立200万元应急采购备用金，由财务部专项管理。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：紧急停产、自然灾害导致的原材料短缺。

9.2.2处理要求：需附《例外采购评估报告》，经总经理审批后执行。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部负责信息发布，采购部负责供应商沟通。

9.3.2善后措施：采购合同纠纷时聘请国际律师团协调。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

1.《公司内部控制基本规范》（内控字〔2020〕01号）第5.3条衔接原材料采购控制要求。

2.《公司财务报销管理制度》（财字〔2021〕03号）第4.2条补充付款审批流程。

10.3修订与废