人大档案工作制度研究室

PAGE人大档案工作制度研究室一、总则（一）目的为加强人大档案工作制度研究室（以下简称“研究室”）的规范化管理，提高工作效率，确保档案工作的科学性、系统性和完整性，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合研究室实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于研究室全体工作人员，涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家档案法律法规，依法开展档案工作。2.统一管理原则：对研究室各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。3.科学规范原则：运用科学的方法和技术手段，规范档案管理流程，提高档案管理水平。4.安全保密原则：确保档案信息的安全，防止档案信息泄露、丢失和损坏。二、档案收集（一）收集范围1.人大会议相关档案：包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。2.调研活动档案：调研计划、调研方案、调研记录、调研报告等。3.代表工作档案：代表信息、代表提案议案、代表活动记录等。4.机关文件档案：各类发文、收文、内部文件、函件等。5.重要活动档案：活动方案、活动照片、视频资料、总结报告等。6.人事档案：工作人员的履历、考核、任免、奖惩等材料。7.财务档案：财务预算、决算、报表、凭证等。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、损毁。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行定期备份。（三）收集流程1.档案形成部门在工作完成后，应及时将档案材料整理齐全，移交至研究室档案管理人员。2.档案管理人员对接收的档案材料进行初步审核，检查其完整性和准确性。3.对于不符合要求的档案材料，档案管理人员应及时与档案形成部门沟通，要求其补充或修正。三、档案整理（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。2.具体分类如下：综合类：包括研究室的工作计划、总结、规章制度等。会议类：人大会议、专题会议等相关档案。调研类：各类调研活动的档案资料。代表工作类：代表提案议案、代表活动记录等。机关文件类：发文、收文、内部文件等。人事类：工作人员的人事档案。财务类：财务相关档案。其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）整理方法1.遵循档案整理的基本原则和方法，保持档案之间的有机联系。2.对纸质档案进行编号、编目、装订等处理，确保档案的整齐、美观。3.对电子档案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于检索和利用。（三）整理流程1.档案管理人员按照分类标准对收集的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编制档案目录。3.将档案材料按照编号顺序进行排列，进行装订或存储。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防霉等设施设备。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。3.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期，具体划分如下：永久保管：具有重要历史价值和长远利用价值的档案。长期保管：保管期限为16年至50年的档案。短期保管：保管期限为15年以下的档案。五、档案利用（一）利用范围1.为人大工作提供决策参考。2.为代表履职提供服务。3.为社会公众提供档案信息查询服务。（二）利用方式1.查阅：研究室工作人员和经授权的外部人员可到档案库房查阅档案。2.借阅：因工作需要可借阅档案，但须办理借阅手续，并按时归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。（三）利用流程1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等。2.档案管理人员对申请表进行审核，报研究室负责人审批。3.经审批同意后，档案管理人员按照利用方式为利用者提供档案服务。4.利用者归还档案时，档案管理人员应进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由研究室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对于失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（三）鉴定流程1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.填写档案鉴定意见书，注明鉴定结果和处理意见。3.报研究室负责人审批后，按照规定进行销毁或继续保管。七、档案销毁（一）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等。2.销毁清册经研究室负责人审批后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。3.销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁清册上签字确认。（二）销毁方式1.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.对于电子档案，应采用技术手段进行彻底删除，并进行数据覆盖。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。（三）信息化利用1.利用档案信息化管理系统，为利用者提供便捷的档案查询服务。2.开展档案数据分析和挖掘，为人大工作提供决策支持。九、人员职责（一）研究室负责人职责1.全面负责研究室档案工作制度的制定和实施。2.审批档案工作计划、总结、鉴定意见书等重要文件。3.协调解决档案工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等具体工作。2.维护档案信息化管理系统，确保档案信息的安全和正常运行。3.定期对档案工作进行总结和汇