档案存放保管制度规范化

PAGE档案存放保管制度规范化一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的存放保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度，使档案管理工作规范化、科学化、制度化。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、存放保管及利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的系统性和规范性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司/组织在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整，不得遗漏重要文件。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，建立科学合理的档案检索和利用体系，方便公司/组织内部各部门及相关人员查阅和使用档案。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。档案管理部门可根据实际情况，设置档案收集整理岗、档案存放保管岗、档案利用服务岗等具体岗位，明确各岗位职责。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案存放保管等相关管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织、指导公司/组织内部各部门的档案收集工作，对收集到的档案进行分类、整理、编目，使其符合档案管理要求。3.档案存放保管建立安全、规范的档案库房，配备必要的档案保管设备，对各类档案进行妥善存放保管，确保档案的实体安全和信息安全。定期对档案进行检查、清点、核对，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。4.档案信息化管理推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息的准确、完整和安全。5.档案利用服务为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理档案利用手续，做好档案利用登记和跟踪管理工作。根据公司/组织的需求，开展档案编研工作，为领导决策和业务工作提供参考依据。6.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。7.档案业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高公司/组织内部档案管理人员的业务水平和综合素质。对各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作的质量和规范。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案按照其来源、内容、形式等因素进行分类，一般可分为以下几类：1.行政管理类档案包括公司/组织的设立、变更、注销文件，公司章程、制度文件，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动工资档案，行政公文、函件，证照、印章管理档案等。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、财务管理档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、物资采购档案、客户服务档案等。各类业务档案再根据具体业务流程和文件性质进行细分。3.项目管理类档案针对公司/组织开展的各类项目，设立项目管理档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.合同协议类档案涵盖公司/组织签订的各类合同、协议，如买卖合同、租赁合同、技术合同、服务合同、合作协议等。5.财务审计类档案包括会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务申报资料，资金管理档案等。6.声像电子类档案记录公司/组织活动的照片、录音、录像资料，以及电子文件、数据库等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，采用层次编码法进行编制。例如：1.行政管理类档案编号：XZGL0010001，其中“XZGL”表示行政管理类档案，“001”表示该类档案下的一级类目代码（如人事档案为001，行政公文为002等），“0001”表示该一级类目下的具体档案顺序号。2.业务管理类档案编号：YWGL[业务类别代码][顺序号]，如市场营销档案编号为YWGL0010001，“001”为市场营销业务类别代码。3.项目管理类档案编号：XMGL[项目编号][顺序号]，假设项目编号为202301，则项目管理类档案编号为XMGL2023010001。4.合同协议类档案编号：HTXY[合同协议签订年份][顺序号]，如2022年签订的第一份合同编号为HTXY20220001。5.财务审计类档案编号：CWSJ[年份][类别代码][顺序号]，如2023年的会计凭证编号为CWSJ20230010001，“001”为会计凭证类别代码。6.声像电子类档案编号：SXDL[形成年份][类别代码][顺序号]，如2023年拍摄的第一张照片编号为SXDL20230010001，“001”为照片类别代码。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围涵盖但不限于各类业务文件、会议文件、工作计划与总结、合同协议、财务报表、人事档案、技术资料、项目文档等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁档案内容。对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保文件的可读性和可追溯性。声像资料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行整理和编号。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，便于查找和统计档案数量。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、保管期限、起止件号等信息。五、档案的存放保管（一）档案库房建设与管理1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源，确保档案存放环境安全。2.库房布局库房内应合理划分办公区、档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作流程顺畅。档案存放区应根据档案类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。3.库房设施设备配备必要的档案保管设施设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、防盗设备、消防设备等，确保档案实体安全和信息安全。4.库房环境要求温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘和有害生物对档案的侵害。库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆物品。（二）档案存放方式1.纸质档案存放纸质档案应按照分类和编号顺序，整齐存放在档案密集架或档案柜中。同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。对于重要档案和利用率较高的档案，可适当增加备份，并分别存放于不同的地点。2.电子档案存放电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于查找和管理。同时，应采取有效的数据安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。3.声像档案存放声像档案应按照载体类型进行分类存放，如照片、录音带、录像带等。对于照片档案，应冲印成纸质照片后进行整理归档，并同时保存电子照片；对于录音带和录像带，应定期进行转录和备份，确保声像档案的可读性和可播放性。声像档案应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并建立相应的索引目录。（三）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管档案公司/组织设立、变更、注销的文件材料。公司章程、制度文件。重要会议纪要、决议。涉及公司/组织权益的重要合同、协议。财务审计报告、税务申报资料等重要财务文件。人事档案中的重要材料，如干部任免文件、奖励处分决定等。具有历史价值和重要意义的声像电子档案。2.定期保管档案一般业务文件、会议文件、工作计划与总结等，保管期限为10年。一般性合同协议、项目文档等，保管期限为10年或30年，根据文件的重要程度和实际需要确定。人事档案中的一般材料，保管期限为30年。（四）档案定期检查与维护1.检查周期档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容档案实体的完整性和安全性，包括档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况。档案存放环境的温湿度、清洁卫生等情况，确保符合档案保管要求。档案的数量、编号、目录等是否准确一致，档案整理是否规范。电子档案的存储设备运行情况、数据备份情况等，确保电子档案的安全。3.维护措施对于检查中发现的问题，应及时采取相应的维护措施。如对破损档案进行修复，对受潮档案进行干燥处理，对生虫档案进行防虫处理等。根据档案保管期限和实际情况，对超过保管期限且确无保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。定期对档案存储设备进行维护和更新，确保电子档案的存储和读取正常。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及相关人员因工作需要，可查阅、借阅本部门及与本部门业务相关的档案。涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的利用，需经严格的审批程序。（二）利用手续办理1.查阅手续查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的档号、题名、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查阅规定的，安排查阅人员在指定地点查阅档案，并做好查阅登记。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅档案的档号、题名、查阅时长等。2.借阅手续借阅档案时，借阅人员除填写《档案借阅申请表》外，还需提供有效身份证明，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）利用监督与保密1.利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督，定期检查查阅、借阅档案的登记记录，确保档案利用工作规范有序。对于违反档案利用规定的行为，应及时制止并进行处理。2.保密要求查阅、借阅涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的人员，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。在查阅、借阅过程中，如需摘录、复印档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记和管理。档案利用结束后，查阅、借阅人员应将摘录、复印的档案材料归还档案管理部门，不得私自留存。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干和档案管理人员。鉴定工作小组负责对公司/组织档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和公司/组织档案管理制度，结合档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素进行综合判断。对于已超过保管期限、确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值但保管条件不符合要求的档案，应进行妥善处理或采取相应的保护措施。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门按照档案保管期限，对到期档案进行初步梳理，列出拟鉴定档案清单。2.部门审核将拟鉴定档案清单分发给各相关部门，征求部门意见。各部门应根据本部门业务情况，对涉及本部门的档案进行审核，提出存毁意见，并反馈给档案管理部门。3.小组鉴定档案鉴定工作小组对各部门反馈的意见进行汇总和研究，结合档案的实际情况，对拟鉴定档案进行逐一审查，形成档案鉴定报告，明确档案的存毁意见。（四）销毁程序1.编制销毁清单根据档案鉴定报告，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的档号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批备案《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准后，报上级主管部门备案。3.组织销毁由档案管理部门指定专人负责档案销毁工