档案保密制度汇编表模板

PAGE档案保密制度汇编表模板一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本档案保密制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。（二）适用范围本制度适用于公司在经营管理活动中形成的各类档案，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料、客户信息、财务数据等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，确保档案信息的安全，防止档案信息被非法获取、使用、披露或销毁。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.谁产生谁负责原则：档案形成部门和个人对其所产生档案的保密工作负责，确保档案信息的真实性、完整性和保密性。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人信息、简历、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：涉及市场营销、销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告、技术研发资料等。5.客户档案：包括客户基本信息、交易记录、沟通记录、需求反馈等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和影响范围，将档案分为绝密、机密、秘密三个级别。1.绝密级档案：是公司最重要、最核心的档案信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失，如公司核心技术资料、重大商业机密、战略规划等。2.机密级档案：此类档案信息的泄露会对公司产生较大影响，如重要合同协议、关键财务数据、高级管理人员信息等。3.秘密级档案：包含一般性的公司档案信息，其泄露可能会给公司带来一定的不利影响，如普通业务文件、一般员工资料等。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类档案及时、完整地收集齐全。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行初步分类和整理，剔除重复、无用的文件。（二）档案整理1.档案整理人员应对收集到的档案进行进一步的整理，包括文件的编号、编目、装订、装盒等。2.对于纸质档案，应按照档案形成的时间顺序或重要程度进行排列，编制页码，并填写档案目录。3.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，建立清晰的文件夹结构，并进行备份存储。四、档案的存储与保管（一）存储场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案库房内应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。（二）存储方式1.纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案信息，应采用加密存储的方式，确保数据的安全性。（三）保管期限1.档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，以及涉及公司核心利益的档案信息。3.长期保管档案的保管期限一般为10年以上，主要包括重要合同协议、财务报表、人事档案等。4.短期保管档案的保管期限一般为110年，主要包括一般性业务文件、普通员工资料等。（四）档案保管人员职责1.档案保管人员应负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境的安全和整洁。2.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。3.严格遵守档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的安全。4.按照档案保管期限的要求，定期对到期档案进行鉴定和销毁。五、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、类别、借阅期限、用途等信息。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人审批同意后，方可提交给档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应根据档案的级别和保密要求进行审批。2.对于绝密级档案，必须经公司高层领导批准后方可借阅；对于机密级档案，需经部门经理级以上人员批准；对于秘密级档案，由档案管理部门负责人审批。（三）借阅登记1.档案管理部门批准借阅申请后，应进行借阅登记，记录借阅人的姓名、部门、借阅档案名称、借阅期限、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认，领取借阅的档案。（四）借阅期限1.档案借阅期限应根据档案的性质和使用需求确定，一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如有特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门说明原因，并办理相关手续。（五）借阅使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、扫描、拍照或传播档案内容。2.借阅人在使用档案过程中，应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案信息。3.借阅人使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案的传递与共享（一）传递方式1.档案传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子邮件等。2.对于绝密级档案，必须采用专人送达的方式进行传递，并确保传递过程的安全。（二）传递审批1.档案传递前，应填写《档案传递申请表》，注明传递档案的名称、类别、传递对象、传递方式等信息。2.《档案传递申请表》应经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可进行传递。（三）共享范围1.档案共享应严格控制在公司内部相关部门和人员之间，根据工作需要确定共享范围。2.对于涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，严禁在公司外部进行共享。（四）共享审批1.档案共享前，应填写《档案共享申请表》，注明共享档案的名称、类别、共享对象、共享期限等信息。2.《档案共享申请表》应经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可进行共享。（五）共享使用要求1.档案共享人员应严格遵守档案保密制度，不得将共享的档案信息泄露给无关人员。2.共享人员在使用档案过程中，应按照规定的用途使用，不得擅自扩大共享范围或用于其他目的。3.共享期限结束后，共享人员应及时将共享的档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。七、档案的保密措施（一）人员管理1.公司应加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。2.与涉及档案管理的人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。3.对离职员工进行档案交接和保密提醒，确保其在离职后仍遵守公司的保密制度。（二）技术防护1.采用先进的信息技术手段，对档案信息进行加密存储和传输，防止信息被窃取或篡改。2.安装防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防范网络攻击和恶意软件的入侵。3.定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性和稳定性。（三）环境管理1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对档案库房的门窗、通风口等进行防护，防止外部人员非法进入。3.在档案库房内安装监控设备，对档案存储环境进行实时监控。（四）制度执行1.严格执行档案保密制度，对违反制度的行为进行严肃处理。2.定期对档案保密制度的执行情况进行检查和评估，及时发现并整改存在的问题。3.建立档案保密工作的监督机制，鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干。2.档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、实用性等因素，对到期档案进行鉴定。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应经档案管理部门负责人、公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧