昆明市档案资料征集制度

PAGE昆明市档案资料征集制度一、总则（一）目的为了加强昆明市档案资料的征集工作，丰富档案资源，确保档案资料的完整性、系统性和权威性，充分发挥档案资料在经济建设、社会发展、文化传承等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于昆明市行政区域内涉及档案资料征集工作的所有单位和个人，包括机关、企事业单位、社会团体、民办非企业单位以及其他组织。（三）基本原则1.依法依规原则：档案资料征集工作必须严格遵守国家有关法律法规和档案管理的相关标准规范，确保征集工作合法合规。2.真实完整原则：所征集的档案资料应真实可靠、内容完整，能够准确反映特定历史时期或事件的全貌。3.广泛征集原则：拓宽征集渠道，广泛动员社会各界力量参与档案资料征集，涵盖政治、经济、文化、社会等各个领域。4.科学管理原则：对征集到的档案资料进行科学分类、整理、保管和利用，提高档案管理水平。二、征集范围（一）反映昆明市历史变迁和社会发展的各类档案资料1.不同历史时期昆明市的政治、经济、文化、军事、外交等方面的文件、报告、纪要、图表、照片、音像等资料。2.昆明市行政区划调整、城市建设、重大工程建设等方面的相关档案资料。（二）昆明市重要人物的档案资料1.昆明市籍或在昆明市工作、生活过的具有重要影响力的政治人物、文化名人、科技专家、企业家等的生平事迹、著作、书信、手稿、照片、音像等资料。2.获得市级以上荣誉称号或对昆明市经济社会发展做出突出贡献的人物的相关档案资料。（三）昆明市重大事件和活动的档案资料1.昆明市举办的各类重大节庆活动、文化活动、体育赛事、学术会议等的策划方案、组织实施过程、成果展示等方面的档案资料。2.昆明市发生的重大自然灾害、突发事件、社会热点事件等的相关档案资料，包括事件发生的背景、经过、应对措施、处理结果等。（四）昆明市特色文化和民俗风情的档案资料1.昆明市各民族的传统文化、风俗习惯、民间艺术、手工艺等方面的档案资料，如民族服饰、传统建筑、民间传说、歌谣、舞蹈、戏曲等。2.昆明市地方特色产业、老字号企业的发展历程、生产工艺、产品样本等档案资料。（五）其他具有保存价值的档案资料1.反映昆明市与国内外友好城市交流合作的档案资料。2.昆明市各类社会组织、民间团体的发展历程、活动记录等档案资料。3.具有历史意义和纪念价值的实物档案，如奖章、证书、牌匾、票据等。三、征集方式（一）主动征集1.档案管理部门根据档案资料征集范围和工作需要，制定年度征集计划，明确征集重点和目标。2.通过发布征集公告、致函、电话联系等方式，主动向相关单位和个人征集档案资料。征集公告应在昆明市档案信息网、政府政务公开平台等媒体上发布，并在相关场所张贴。（二）社会捐赠1.鼓励社会各界人士将个人或家族保存的具有历史价值和纪念意义的档案资料捐赠给昆明市档案管理部门。档案管理部门应向捐赠者颁发捐赠证书，并在适当场合对捐赠者表示感谢。2.对于捐赠的重要档案资料，档案管理部门可根据实际情况给予一定的奖励或补偿，如提供研究便利、给予荣誉称号等。（三）有偿征购1.对于一些珍贵且难以通过捐赠方式获得的档案资料，档案管理部门可采取有偿征购的方式进行征集。征购价格应根据档案资料的价值评估结果，与所有者协商确定。2.在征购过程中，应签订征购协议，明确双方的权利和义务，确保征购工作合法合规。（四）接受移交1.昆明市各机关、企事业单位、社会团体等在机构改革、撤并、重组等过程中，应按照档案管理规定，将涉及本单位历史沿革、重要业务活动等方面的档案资料及时移交昆明市档案管理部门。2.档案管理部门应加强对移交档案资料的审核和接收工作，确保移交档案资料的质量和完整性。四、征集程序（一）提出申请1.单位或个人如有符合征集范围的档案资料，可向昆明市档案管理部门提出征集申请。申请应包括档案资料的名称、数量、来源、形成时间和简要内容等信息，并提供相关证明材料。2.个人申请征集的，应提交本人有效身份证件；单位申请征集的，应提交单位介绍信和经办人有效身份证件。（二）审核受理1.档案管理部门收到征集申请后，应及时对申请材料进行审核。审核内容包括申请征集的档案资料是否符合征集范围、申请材料是否齐全、真实有效等。2.对于符合要求的申请，档案管理部门应予以受理，并向申请人出具受理回执；对于不符合要求的申请，应告知申请人不予受理的原因。（三）价值评估1.受理申请后，档案管理部门应组织专业人员对申请征集的档案资料进行价值评估。评估内容包括档案资料的历史价值、文化价值、科学研究价值、社会影响等方面。2.根据价值评估结果，确定档案资料的征集方式和征集价格（如采用有偿征购方式）。（四）签订协议（如有需要）1.对于采用有偿征购方式征集的档案资料，档案管理部门应与所有者签订征购协议。协议应明确征购档案资料的名称、数量、价格、付款方式、交付时间和地点、双方的权利和义务等内容。2.对于接受捐赠的档案资料，档案管理部门可与捐赠者签订捐赠协议，对捐赠事项进行约定。（五）档案接收1.所有者按照协议约定将档案资料交付给档案管理部门。档案管理部门应安排专人负责接收，并对档案资料进行认真清点、核对，确保档案资料的数量、内容与协议一致。2.接收过程中，应制作档案资料接收清单，由双方签字确认。接收清单应包括档案资料的名称、数量、来源、形成时间、交接时间等信息。（六）整理归档1.档案管理部门对接收的档案资料进行整理归档。按照档案管理的相关标准规范，对档案资料进行分类、编号、编目、装订等处理，确保档案资料的系统性和完整性。2.将整理好的档案资料录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库，方便查询和利用。五、档案资料管理（一）分类保管1.根据档案资料的内容和性质，按照国家档案分类标准进行分类保管。如可分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案资料的安全保管。（二）数字化处理1.对具有重要价值和利用需求的档案资料进行数字化处理。采用扫描、拍照、录音、录像等技术手段，将纸质档案资料转化为电子档案，建立数字化档案资源库。2.数字化档案应进行加密存储，确保数据安全。同时，建立完善的数字化档案检索系统，方便用户快速查询和利用。（三）安全保密1.严格遵守档案安全保密制度，加强对档案资料的安全管理。档案库房应实行专人专管，严格限制无关人员进入。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应采取严格的保密措施，防止档案信息泄露。（四）定期检查1.定期对档案资料进行检查，确保档案资料的保管状况良好。检查内容包括档案资料的数量、完整性、保管环境等方面。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、调整保管环境等。六、利用与开放（一）利用原则1.遵循合法、合规、合理的原则，为社会各界提供档案资料利用服务。利用者应遵守档案利用的相关规定，不得损害档案资料的安全和完整。2.优先满足重点研究项目、重大工程建设、文化传承等方面的档案资料利用需求。（二）利用方式1.提供档案资料查阅服务。利用者可到档案管理部门指定的场所查阅档案资料，档案管理人员应按照规定为利用者提供必要的帮助和指导。2.开展档案资料复制服务。根据利用者的需求，为其提供档案资料的复印件、电子副本等复制件。复制件应加盖档案管理部门的印章，确保其与原件具有同等效力。（三）开放范围1.按照国家有关规定，对已超过保密期限或不涉及保密内容的档案资料，逐步向社会开放。开放档案资料应通过昆明市档案信息网、政府政务公开平台等渠道向社会公布。2.鼓励社会各界通过网络平台查询和利用开放档案资料，提高档案资料的社会利用价值。（四）利用登记1.建立档案资料利用登记制度，对利用者的基本信息、利用时间、利用内容、利用方式等进行详细登记。2.利用登记记录应妥善保存，以便日后查阅和统计分析。七、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案资料征集工作中做出突出贡献的单位和个人，给予表彰和奖励。表彰奖励方式包括颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.对积极捐赠档案资料且捐赠档案资料具有重要价值的个人或单位，在档案利用、研究等方面给予优先支持和便利。（二）处罚1.对于违反本制度规定，拒绝向档案管理部门移交档案资料或