疫情防控特别档案制度

PAGE疫情防控特别档案制度一、总则（一）目的为有效应对疫情防控工作的复杂性和长期性，规范疫情防控期间各类档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为疫情防控决策、工作开展及后续总结评估提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在疫情防控期间涉及的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于疫情防控工作方案、应急预案、人员信息、物资采购与发放记录、疫情监测数据、防控措施执行情况等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映疫情防控工作实际情况，确保数据准确、事件完整。2.完整性原则：全面收集和整理疫情防控期间各个环节产生的档案资料，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号、整理、存储和检索，保证档案管理工作的有序性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露。二、档案管理职责分工（一）疫情防控工作领导小组负责统筹规划疫情防控档案管理工作，制定档案管理工作方针和政策，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门1.负责制定和完善疫情防控档案管理制度，并组织实施。2.指导各部门做好疫情防控档案的收集、整理、归档工作，对档案质量进行监督检查。3.负责疫情防控档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号、存储、检索等工作，确保档案的安全和完整。4.定期对疫情防控档案进行整理和鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。（三）各部门1.负责本部门疫情防控档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时将档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，严格遵守档案管理制度。三、档案分类与编号（一）分类1.综合管理类：包括疫情防控工作方案、应急预案、工作制度、会议纪要、领导批示等。2.人员管理类：涵盖员工健康档案、外来人员登记信息、疫情防控培训记录等。3.物资管理类：涉及防疫物资采购计划、采购合同、物资出入库记录、库存盘点表等。4.疫情监测类：包含每日体温监测数据、核酸检测报告、疫情排查记录等。5.防控措施执行类：如办公区域消毒记录、人员出入管控记录、疫情防控宣传资料等。6.其他类：不属于上述分类的其他与疫情防控相关的档案资料。（二）编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2022年综合管理类的第一份档案编号为2022ZH001。类别代码按照上述分类顺序依次为ZH（综合管理类）、RY（人员管理类）、WZ（物资管理类）、JC（疫情监测类）、FK（防控措施执行类）、QT（其他类）。流水号从001开始依次递增。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在疫情防控工作中产生的各类档案资料。2.档案收集应做到及时、全面、准确，确保不漏掉任何重要信息。对于纸质档案，应收集原件；对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性。3.收集到的档案资料应进行初步整理，去除无关的纸张、重复的记录等，保证档案资料的简洁明了。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。2.编号标注：在每份档案资料上标注编号，确保编号清晰可辨。3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。对于电子档案，应按照类别和编号进行文件夹分类存储，并建立相应的索引目录。4.编制目录：为每类档案编制详细的目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。五、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和编号顺序进行存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、索引和检索，方便查阅和利用。（二）保管期限1.短期档案：对于一些时效性较强、保存价值相对较低的档案，如每日体温监测数据等，保管期限为1年。2.中期档案：涉及疫情防控工作阶段性总结、物资采购合同等档案，保管期限为3年。3.长期档案：疫情防控工作方案、应急预案、人员健康档案等重要档案，保管期限为5年及以上。（三）保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、状态良好。2.采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，对档案进行妥善保管。档案库房应配备消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.对于电子档案，应采取数据加密、访问控制、病毒防护等措施，确保电子档案的安全。同时，定期对电子档案进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.因工作需要查阅疫情防控档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅疫情防控档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.档案管理部门对借阅档案进行登记，注明档案编号、名称、借阅人、借阅时间、预计归还时间等信息，并向借阅人发放档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人。在借阅期限内，应按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对疫情防控档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、记录的信息及实际利用情况。2.参考档案保管期限的规定，判断档案是否仍具有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包含档案编号、名称、日期、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，纸质档案可采用焚烧、粉碎等