营房档案管理制度规定

PAGE营房档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强营房档案管理，确保营房档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥营房档案在军队建设、管理和保障中的作用，依据国家有关法律法规和军队档案管理的相关规定，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所属各类营房档案的管理，包括营房建设、使用、维护、改造等过程中形成的文件、资料、图纸、图表等各种载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。营房档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映营房建设、管理和使用的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。严格遵守国家和军队有关保密规定，确保档案信息安全，防止档案泄露。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为军队各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和军队有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位营房档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本单位各类营房档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对营房档案进行分类、编目、数字化处理等工作，建立科学合理的档案检索体系，方便档案查询和利用。4.定期对营房档案进行鉴定，按照规定程序销毁过期、无用的档案。5.开展档案信息化建设，推广应用先进的档案管理技术和设备，提高档案管理的现代化水平。6.对本单位各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）业务部门职责1.负责本部门在营房建设、管理和使用过程中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成和积累，配合档案管理部门做好档案的整理、编目、数字化等工作。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门暂存的档案，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅、借阅档案，并按照规定办理相关手续，确保档案的安全和正常使用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架、保管等，确保档案存放有序、安全无损。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，能够快速、准确地为利用者提供档案信息服务。4.对档案的利用情况进行登记和统计，及时反馈档案利用效果。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定工作，提出档案保管期限的建议。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.营房建设项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证等。2.设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.工程合同，涵盖建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。5.施工过程中的文件，如施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、工程进度报表等。6.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。7.营房使用过程中的维护、维修记录，包括维修申请、维修方案、维修记录、维修费用结算等。8.营房改造项目的相关文件，如改造方案、施工图纸、施工记录、验收报告等。9.营房设施设备的技术资料，包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养手册等。10.其他与营房建设、管理和使用有关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在营房建设、管理和使用过程中产生的各类文件资料，确保档案的完整性和准确性。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体，不得使用易褪色、易变质的材料。3.对于电子文件应按照国家和军队有关电子文件管理的规定进行收集，确保电子文件的格式规范、内容完整、元数据齐全，并进行有效的存储和备份。（三）整理方法1.档案管理部门按照档案的形成时间、来源、内容等要素，对收集到的档案进行分类整理。营房档案一般分为建设档案、使用档案、维护档案、改造档案等类别，每个类别下再根据具体内容进行细分。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用“年份+流水号”的方式，如“2023001”表示2023年形成的第1份档案。3.编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整，便于快速检索档案。4.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张较大或破损的档案，应进行折叠或修复后再装订。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，满足档案保管的环境要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。3.对于重要档案应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）档案保管期限1.营房档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括营房建设项目的立项批复、可行性研究报告、建设用地规划许可证、工程竣工验收报告等具有重要历史价值和凭证作用的文件。长期保管的档案一般为10年以上（含10年），如营房建设项目的设计文件、工程合同、施工过程中的重要文件等。短期保管的档案为10年以下，如营房使用过程中的一般性维护记录、维修申请等。2.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。对于已到保管期限且确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅、借阅营房档案，用于营房建设、管理、维护、改造等工作的参考和依据。2.上级机关因工作检查、调研等需要查阅本单位营房档案。3.其他经批准的单位或个人因特殊原因需要查阅本单位营房档案。（二）利用手续1.本单位内部各部门查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合规定的予以批准，并按照申请内容提供档案。3.查阅、借阅档案时，利用者应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁，归还档案时应保证档案的完好无损。5.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称、编号、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案的利用频率、利用目的等情况，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的营房档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的工作效率和服务质量，方便档案的查询和利用，为军队信息化建设提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入功能。能够将纸质档案和电子档案的相关信息准确录入系统，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等。2.档案检索功能。提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.档案借阅管理功能。实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时掌握档案借阅情况。4.档案统计分析功能。对档案的数量、利用情况、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.数据备份与恢复功能。定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和完整性，在系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）数据安全管理1.建立严格的用户权限管理制度，根据用户的工作职责和业务需求，设置不同的系统操作权限，确保档案信息的安全。2.加强对信息化系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒入侵。定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统的稳定运行。3.对档案数据进行加密存储，采用先进的加密算法对重要档案数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。4.制定数据备份与恢复计划，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的场所。同时，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家和军队有关档案鉴定的规定为依据，结合本单位营房档案的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，对档案的完整性、准确性、系统性进行检查，判断档案是否仍具有保存价值。2.结合本单位的工作实际和档案利用情况，分析档案的现实利用价值和潜在利用价值，确定档案的存毁。3.对于涉及重要历史事件、军事行动、国防建设等方面的档案，应适当延长保管期限，确保档案的历史价值得到充分保护。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定