黑龙江档案封存制度

PAGE黑龙江档案封存制度一、总则（一）目的为了规范黑龙江省档案封存工作，确保档案信息的安全与保密，维护公民、法人和其他组织的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黑龙江省内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）涉及的档案封存管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案封存工作必须严格遵守国家法律法规和本省相关规定，确保封存行为合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案在封存期间的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。3.保密性原则：对封存档案涉及的敏感信息严格保密，未经法定程序和授权，不得对外披露。4.可追溯性原则：建立完善的档案封存记录和跟踪机制，确保封存过程和相关信息可追溯。二、档案封存的范围与条件（一）封存范围1.涉及个人隐私的档案：如个人医疗记录、婚姻状况、收入情况等相关档案材料。2.商业秘密档案：包括企业技术研发资料、产品配方、客户信息、营销策略等具有商业价值且需要保密的档案。3.特定历史时期或敏感事件的档案：为维护历史真实性和社会稳定，对特定时期涉及敏感问题的档案进行封存。4.法律法规规定需封存的其他档案：依据国家和地方相关法律法规明确要求封存的档案。（二）封存条件1.档案所涉及的事项已完成相关处理，且在一定期限内无需频繁查阅使用。2.经单位内部审批程序，确认封存档案符合保密和管理要求。3.封存档案的保管条件能够满足档案安全存储的需要。三、档案封存的程序（一）申请与审批1.申请：档案保管部门或相关业务部门根据档案封存的范围与条件，填写《档案封存申请表》，详细说明申请封存档案的名称、数量、所属年度、涉及内容、封存理由等信息，并提交至单位档案管理机构。2.初审：单位档案管理机构对申请材料进行初步审核，核实申请信息的真实性、完整性，以及申请封存档案是否符合封存条件。如初审通过，将申请表及相关材料提交至单位分管领导。3.审批：单位分管领导根据初审意见进行审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案封存申请，必要时需提交单位领导班子会议审议。审批通过后，在申请表上签署同意意见，并明确封存期限等相关要求。（二）封存操作1.整理与核对：档案保管人员按照审批意见，对拟封存档案进行整理，核对档案的完整性和准确性，确保档案内容无误、无缺页等情况。2.密封包装：采用符合档案保管要求的密封材料，对档案进行密封包装。密封材料应具备良好的防潮、防虫、防火等性能，确保档案在封存期间不受外界因素影响。在密封处加盖单位档案管理专用章，并注明封存日期、档案名称、数量等信息。3.存储保管：将密封后的档案存放在专门的档案封存库或具备安全保管条件的存储区域。封存库应设置必要的安全防护设施，如监控设备、防火防盗设备等，确保档案存储环境安全可靠。同时，建立档案封存台账，详细记录封存档案的入库时间、存放位置（库位编号）、封存期限等信息。（三）登记与备案1.登记：档案管理机构对档案封存情况进行详细登记，形成《档案封存登记簿》。登记簿应包括档案编号、名称、所属单位、封存日期、封存期限、保管地点、审批意见等内容，确保每一份封存档案信息准确、可查。2.备案：对于涉及重要事项或特定领域的档案封存，单位应按照相关规定向同级档案行政管理部门备案。备案内容包括档案封存申请审批文件、封存档案清单、封存期限等信息，以便档案行政管理部门进行监督和管理。四、档案封存期间的管理（一）保管与维护1.定期检查：档案管理机构定期对封存档案进行检查，检查周期根据档案重要程度和存储环境确定，但每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案密封状况、存储环境温湿度、有无虫蛀霉变迹象等，确保档案安全保管。2.环境维护：保持档案封存库或存储区域的环境稳定，严格控制温湿度范围。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。同时，做好防火、防盗、防虫、防潮、防尘等工作，确保档案存储环境符合要求。3.设备维护：定期对档案封存库的安全防护设备、温湿度调节设备等进行维护保养，确保设备正常运行。如发现设备故障或异常情况，应及时维修处理，并记录相关情况。（二）查阅与利用1.查阅审批：因工作需要查阅封存档案的，必须履行严格的审批手续。查阅申请人应填写《档案封存查阅申请表》，详细说明查阅理由、查阅内容、查阅期限等信息，并提交至单位档案管理机构。档案管理机构对申请进行审核，报单位分管领导审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，必要时需提交单位领导班子会议审议。审批通过后，方可进行查阅。2.查阅方式：查阅封存档案应在档案管理机构指定的场所进行，查阅人员必须遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制部分档案内容的，应另行填写申请表，经审批同意后，由档案管理人员按照规定进行操作，并对摘抄、复制的内容进行登记备案。3.利用限制：封存档案的利用应严格限定在审批范围内，不得用于与工作无关的目的。对于涉及个人隐私或商业秘密的档案，利用过程中应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）期限管理1.封存期限设定：根据档案的性质、内容和实际需要，合理设定档案封存期限。封存期限一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。对于涉及重要历史事件或长期保密需求的档案，可设定较长的封存期限。2.期限变更：在档案封存期限届满前，档案保管部门或相关业务部门如需继续封存档案，应提前填写《档案封存期限变更申请表》，说明变更理由及拟延长的封存期限，按照档案封存申请与审批程序进行办理。经审批同意后，重新确定封存期限，并更新档案封存登记簿和相关记录。3.期满处理：档案封存期限届满后，档案管理机构应按照规定程序对封存档案进行处理。对于不再需要封存的档案，经单位分管领导批准后，解除封存，恢复正常管理。解除封存的档案应进行整理核对，确保档案信息完整无误后，归入相应的档案类别进行保管。对于涉及重要事项或敏感信息的档案期满处理情况，应向同级档案行政管理部门备案。五、档案封存的监督与检查（一）内部监督1.建立监督机制：单位应建立健全档案封存工作内部监督机制，明确档案管理机构、纪检监察部门等在档案封存监督工作中的职责分工。档案管理机构负责对档案封存日常工作进行监督检查，确保封存程序合规、档案保管安全；纪检监察部门负责对档案封存工作中的违规违纪行为进行调查处理。2.定期自查：单位档案管理机构定期对档案封存工作进行自查，检查内容包括档案封存申请审批情况、封存操作规范执行情况、档案保管环境及设备状况、查阅利用审批及登记情况等。自查结束后，形成自查报告，及时发现问题并采取整改措施。（二）外部监督1.接受档案行政管理部门监督：单位应主动接受同级档案行政管理部门的监督检查，按照要求提供档案封存相关资料和信息。档案行政管理部门有权对单位档案封存工作进行实地检查、调阅档案等，对发现的问题提出整改意见，单位应认真落实整改要求。2.社会监督：鼓励单位接受社会监督，对于涉及公共利益或社会关注度较高的档案封存事项，可通过适当方式向社会公开相关信息，接受公众监督。同时，设立举报渠道，接受单位内部职工和社会公众对档案封存工作中违规行为的举报，对举报信息进行及时核实和处理。六、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自封存或解除封存档案。2.在档案封存申请、审批过程中提供虚假信息。3.违反档案封存程序，如未按要求整理核对档案、密封包装不符合规定等。4.未履行档案保管与维护职责，导致档案损坏、丢失或信息泄露。5.违规查阅、利用封存档案，或擅自扩大利用范围、泄露档案内容。6.拒绝接受监督检查或不按要求整改监督检查中发现的问题。（二）责任追究方式1.对于违反档案封存制度的单位和个人，视情节