交通局档案管理制度范本

PAGE交通局档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强交通局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关各科室、下属各单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指交通局在履行职能活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、数据、声像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：交通局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。2.真实完整原则：档案应如实反映交通局的工作活动和历史面貌，确保档案的真实性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则：档案管理应确保档案的安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案的泄露和丢失。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立交通局档案管理领导小组，由局长任组长，副局长任副组长，各科室、下属单位负责人为成员。档案管理领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导、协调全局档案管理工作。（二）局办公室局办公室是交通局档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作，其主要职责是：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用全局的档案资料。3.指导、监督各科室、下属单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.定期向档案管理领导小组汇报档案管理工作情况，及时提出改进工作的建议和意见。（三）各科室、下属单位各科室、下属单位应明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案的收集、整理、移交等工作，并接受局办公室的业务指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与交通局工作有关的文件、指示、通知等。2.交通局制定的各类文件、规定、办法、计划、总结、报告等。3.交通局召开的重要会议文件、记录、纪要等。4.交通局开展的各类业务活动形成的文件、资料、报表、统计数据等。5.交通局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。6.交通局工作人员在工作中形成的个人业务档案，如人事档案、培训档案、考核档案等。7.交通局在基本建设、技术改造、科研项目等活动中形成的文件、资料、图纸、图表等。8.交通局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。9.其他具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各科室、下属单位应按照档案收集范围，及时将本部门形成的档案材料收集齐全、完整，并定期移交局办公室。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其内容真实、完整，存储格式符合长期保存要求，并定期进行备份。（三）整理原则档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、时间顺序进行整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并编制声像档案目录。5.实物档案：对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保存期限等信息，并附上相关说明材料。四、档案的保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应排列整齐、编号清晰，便于查找和管理。（三）档案上架档案整理完毕后，应及时上架存放，上架时应按照分类编号顺序排列，不得随意堆放。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对交通局工作具有长远查考利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对交通局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对交通局工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。档案保管期限的划分应按照国家有关规定和交通局实际情况确定。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确无误、存放位置合理、保管状况良好。清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员、相关业务科室人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素进行综合判断。对已超过保管期限、确无保存价值的档案，可提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续予以保管。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，逐卷（件）进行鉴定，提出存毁意见。3.档案鉴定小组将鉴定结果报档案管理领导小组审批。4.经档案管理领导小组批准后，对拟销毁档案进行登记造册，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、卷号、数量等信息。（四）销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，为交通局各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.交通局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案。4.其他单位和个人因特殊情况需要查阅档案，经局办公室批准后可查阅相关档案。（三）利用手续1.交通局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.上级机关、有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经局办公室负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，应出具相关法律文书，经局办公室负责人审核后，报档案管理领导小组批准，方可查阅。4.其他单位和个人查阅档案，应提交书面申请，注明查阅目的及相关证明材料，经局办公室审核，报档案管理领导小组批准后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员责任。3.出具证明：根据查阅人员的需求，可为其出具档案证明材料。档案证明材料应加盖交通局档案管理专用章，并注明用途和有效期。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立交通局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化管理和信息化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工对重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，存储格式符合要求。数字化加工过程中应做好数据备份，防止数据丢失。（三）信息系统建设1.将数字化档案数据录入档案管理信息系统，建立档案数据库，实现档案信息的检索、查询、统计等功能。2.档案管理信息系统应具