县档案馆办公室制度规范

PAGE县档案馆办公室制度规范一、总则（一）目的为加强县档案馆办公室工作的规范化、制度化建设，提高工作效率和质量，确保档案馆各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及档案行业标准，结合本馆实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于县档案馆办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和档案行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效便民原则：优化工作流程，提高工作效率，为档案利用者提供便捷服务。3.统一规范原则：对办公室各项工作进行统一规范，确保工作的一致性和协调性。4.安全保密原则：加强档案安全管理，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.负责办公室全面工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。3.组织办公室人员学习政治理论和业务知识，提高人员素质。4.审核办公室各类文件、报告等材料，确保文件质量。5.负责办公室经费的预算、使用和管理。6.完成馆领导交办的其他工作任务。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.严格执行档案管理制度，确保档案的安全和完整。3.按照档案整理规范，对各类档案进行分类、编号、编目等整理工作。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。5.为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好利用登记和反馈工作。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。（三）文件收发员职责1.负责文件的收发、登记、传阅、催办和归档等工作。2.对收到的文件进行分类、编号，及时送领导和相关部门阅办。3.跟踪文件的传阅情况，及时催办，确保文件办理不延误。4.将办理完毕的文件进行整理、归档，妥善保管。5.负责文件的保密工作，防止文件丢失和泄露。（四）信息资料员职责1.负责收集、整理、分析和报送档案工作相关信息。2.编辑和发布档案工作动态、简报等资料。3.维护和管理档案馆网站、微信公众号等信息平台。4.协助开展档案宣传工作，提高档案工作的社会知晓度。5.完成领导交办的其他信息资料工作任务。（五）后勤保障员职责1.负责办公室办公用品、设备的采购、保管和发放。2.做好办公室环境卫生、安全保卫等后勤保障工作。3.维护办公室各类设施设备的正常运行，及时报修故障设备。4.负责车辆的调度和管理，确保公务用车的正常使用。5.协助做好会议、活动等的后勤服务工作。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文文件收发员收到文件后，进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。对文件进行分类，分为急件、要件、普通件等。将文件送办公室主任签批，办公室主任根据文件内容和性质，批示给相关领导或部门阅办。2.传阅文件收发员按照办公室主任的批示，将文件分发给相关人员传阅。建立文件传阅登记薄，记录传阅人员姓名、时间等信息。跟踪文件传阅情况，及时催办，确保文件传阅不延误。3.承办承办部门或人员接到文件后，按照要求及时办理，并将办理结果反馈给文件收发员。需要回复的文件，承办部门或人员应在规定时间内拟好复文，经领导审核后，由文件收发员统一发文。4.归档文件办理完毕后，文件收发员将文件及相关材料整理归档。按照档案整理规范进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的完整和规范。（二）档案管理流程1.收集档案管理人员定期接收各部门移交的档案，包括文书档案、业务档案、声像档案等。对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。对不符合要求的档案，及时与移交部门沟通，要求补充或修正。2.整理按照档案整理规范，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理；业务档案按照业务类别进行分类整理。编制档案目录，包括案卷目录（纸质和电子）、全宗指南、分类方案等。3.保管档案管理人员将整理好的档案存入专门的档案库房，按照档案保管要求进行存放。档案库房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫鼠等设施设备。定期对档案进行清查和盘点，检查档案的保管状况，及时发现和处理问题。4.鉴定档案管理人员定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。根据档案的价值和保管期限，对档案进行分类管理，对失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。鉴定工作应形成鉴定报告，记录鉴定过程和结果。5.统计档案管理人员定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计。建立档案统计台账，记录档案的收进、移出、保管等情况。统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。6.利用档案利用者需要查阅、借阅档案时，应填写利用申请表，注明利用目的、范围等信息。档案管理人员对利用申请进行审核，符合规定的予以批准，并办理借阅手续。为利用者提供查阅、借阅服务，做好利用登记和反馈工作。利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题、目的和要求，确定会议时间、地点、参会人员等。后勤保障员负责会议场地的布置、设备调试等准备工作。文件收发员负责会议资料的准备，包括会议通知、议程、文件材料等。2.会议通知文件收发员按照确定的参会人员名单，及时发出会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、主题、议程、要求等信息。对重要会议，应提前电话或短信提醒参会人员。3.会议组织会议当天，后勤保障员负责引导参会人员签到、就座。会议主持人按照议程组织会议，确保会议有序进行。文件收发员负责会议记录，记录会议主要内容、讨论情况、决议等。4.会议纪要会议结束后，文件收发员及时整理会议纪要，经主持人审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要应准确记录会议主要内容和决议，明确责任人和完成时间。5.会议后续工作后勤保障员负责清理会议场地，归还借用的设备等。文件收发员将会议资料进行整理归档，妥善保管。对会议决议的执行情况进行跟踪和反馈，确保决议得到有效落实。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到早退。2.请假应提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。请假一天以内的，由办公室主任批准；请假一天以上的，由馆领导批准。请假人员应将请假申请表交文件收发员备案。3.无故旷工者，按照相关规定进行处理。（二）工作纪律1.严格遵守国家法律法规和档案工作纪律，保守档案机密。2.认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天等。4.对待档案利用者应热情、耐心、周到，不得推诿、刁难。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.不得接受档案移交单位或利用者的礼品、宴请等。3.在档案管理和利用工作中，不得弄虚作假、徇私舞弊。五、保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息。2.档案整理、鉴定、统计等工作中涉及的未公开数据和信息。3.档案馆内部工作文件、会议记录等。（二）保密措施1.档案库房应设置专门的保密区域，配备必要的保密设施设备，如保险柜（箱）、监控设备等。2.档案管理人员应严格遵守保密规定密码，不得泄露档案信息。3.对涉及保密内容的文件、资料等，应严格按照规定进行保管和传递，不得随意丢弃或转借他人。4.档案利用过程中，应严格控制查阅、借阅范围，对利用者进行保密教育，要求其不得泄露档案信息。（三）保密监督与检查1.定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、纪律处分或依法追究法律责任。六、培训与考核（一）培训计划1.根据档案工作实际需要和人员业务水平，制定年度培训计划。2.培训内容包括政治理论、档案业务知识、法律法规、信息技术等。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，确保培训质量。2.培训结束后，对培训效果进行评估，收集培训人员的反馈意见，不断改进培训工作。（三）考核制度1.建立工作人员考核制度，对其德、能、勤、绩、廉等方面进行全面考核。2.考核内容包括