街道办事处档案归档制度

PAGE街道办事处档案归档制度一、总则（一）目的为加强街道办事处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为街道各项工作提供有力支持，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处各部门、各社区及所属事业单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道办事处设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则归档的文件材料应真实反映街道办事处的工作实际情况，内容完整，手续齐全，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.分类科学原则根据档案的形成特点和内容性质，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查阅利用。4.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案的利用需求，简化手续，提高效率，为街道办事处各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构街道办事处设立档案管理办公室，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调全街道的档案管理工作。档案管理办公室设在街道办事处综合办公室内，配备必要的办公设备和档案保管设施。（二）职责分工1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善街道办事处档案管理制度，并组织实施。负责全街道各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计档案资料，确保档案的安全和完整。对各部门、各社区及所属事业单位的档案工作进行监督、检查和指导，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。积极开发档案信息资源，为街道办事处各项工作提供档案查阅、借阅等服务，充分发挥档案的作用。2.各部门、各社区及所属事业单位职责负责本部门、本社区及所属事业单位在工作活动中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。按照档案管理办公室的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理办公室，并办理交接手续。明确一名档案管理人员，负责本部门、本社区及所属事业单位档案工作的日常管理，配合档案管理办公室做好档案的查阅、借阅等服务工作。三、档案归档范围及分类（一）归档范围1.上级文件包括上级党委、政府及有关部门下发的与街道工作相关的各类文件、通知、指示、决定等。2.街道党工委文件街道党工委制定的工作计划、总结、报告、决议、纪要、通知等文件材料。3.街道办事处文件街道办事处制定的工作计划、总结、报告、决定、通知、会议纪要等文件材料，以及街道办事处与其他单位签订的合同、协议等。4.部门文件各部门在工作中形成的各类文件材料，如工作方案、请示报告、统计报表、业务文件等。5.社区文件各社区在工作中形成的各类文件材料，如社区工作计划、总结、会议记录、居民档案等。6.会议文件街道办事处组织召开或参加的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。7.人事档案街道办事处工作人员的人事档案，包括个人履历、学历学位、考核奖惩、工资待遇等方面的材料。8.财务档案街道办事处的财务收支凭证、账目报表、审计报告等财务文件材料。9.业务档案各部门在业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，如民政业务档案、计生业务档案、劳动保障业务档案等。10.声像档案街道办事处工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。11.实物档案街道办事处获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）分类1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，最后在每一年度内按机构（问题）进行排列。2.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行分类整理，一般分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、退休退职材料等十大类。3.财务档案按照会计档案管理的有关规定进行分类，一般分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四类。4.业务档案根据不同业务类型进行分类，如民政业务档案可分为婚姻登记档案、低保档案、优抚档案等；计生业务档案可分为生育登记档案、流动人口档案等；劳动保障业务档案可分为就业登记档案、社会保险档案等。5.声像档案按照载体形式和内容进行分类，如照片档案可按年度事件人物分类，录音、录像档案可按主题时间分类。6.实物档案按照实物的种类和来源进行分类，如荣誉证书档案、奖杯奖牌档案等。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门、各社区及所属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及相关的声像资料等，确保各类文件材料的齐全配套。3.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保文件材料的真实性和完整性。（二）文件材料的整理1.纸质文件材料应按照分类要求进行整理，去除文件上的金属物，破损的文件应进行修补或复制，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制或字迹加固处理。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可检索性。电子文件应与纸质文件同步归档，存储在符合档案管理要求的存储介质上，并进行备份。3.声像资料应进行整理编目，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。声像资料应刻录成光盘或存储在其他可靠的存储介质上，并与纸质文件同步归档。4.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并拍照留存。实物档案应妥善保管，确保实物的安全和完整。（三）文件材料的归档1.各部门、各社区及所属事业单位应在每年的[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至档案管理办公室，并填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理办公室应按照档案分类要求，对接收的档案进行进一步整理和编目，编制档案目录索引，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。3.档案应按照保管期限分别存放，永久保存的档案应单独存放，长期和短期保存的档案可根据实际情况分类存放。档案存放应整齐有序，便于查找和利用。五、档案保管（一）保管场所档案管理办公室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和利用。档案架应牢固、整齐，档案存放应规范有序，不得随意堆放。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保档案库房的温湿度符合要求。一般档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.加强对档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源，确保库房安全。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.街道办事处内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理办公室查阅。2.需要查阅重要档案或涉及机密内容的档案，应经街道办事处分管领导签字同意后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案资料，应持有单位介绍信或有效证件，说明查阅目的和内容，经街道办事处主要领导批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密内容的档案，还应经上级主管部门批准。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理办公室查阅档案时，并出示相关批准手续。2.档案管理人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案资料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.查阅人员如需复印、摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行登记和办理手续。复印摘录的档案资料应与原件内容一致，不得擅自更改或歪曲原意。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理办公室，档案管理人员应认真核对档案资料的数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）利用服务档案管理办公室应积极开发档案信息资源，为街道办事处各项工作提供档案利用服务。根据工作需要，档案管理办公室可编写档案资料汇编、专题概要等参考资料，为领导决策和工作开展提供参考依据。同时，档案管理办公室应建立档案利用效果反馈机制，及时了解档案利用情况，总结经验教训，不断提高档案利用服务水平。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值，确保既不丢失有价值的档案，又不保留已失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理办公室负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，判断其在内容、形式、历史背景等方面的异同，从而确定其保存价值。3.效益评估法从档案对街道办事处工作的现实利用价值和潜在利用价值等方面进行评估，确定其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理办公室编制档案销毁清册，注明档案