市场开发管理档案制度

PAGE市场开发管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司市场开发管理档案工作，确保市场开发活动中各类文件、资料的完整性、准确性和规范性，为公司市场决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司市场开发部门在市场调研、客户拓展、项目投标、合同签订与执行等全过程中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一原则：市场开发管理档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映市场开发活动的实际情况，数据准确、表述清晰。3.分类科学原则：按照市场开发活动的不同阶段和文件类型进行科学分类，便于检索和利用。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保档案信息安全，防止档案内容泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：负责制定和完善市场开发管理档案制度、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：指导市场开发部门做好档案收集工作，对收集到的档案进行及时整理、分类、编目，确保档案的完整性和规范性。3.档案保管与维护：负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案实体安全。采取必要的防护措施，防止档案损坏、变质和丢失。4.档案检索与利用：建立健全档案检索体系，为公司内部各部门提供档案查询服务。按照规定办理档案借阅、查阅手续，严格控制档案的使用范围和期限。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司档案管理决策提供数据支持。（二）市场开发部门职责1.档案形成与收集：负责在市场开发活动中及时形成各类文件、资料，并按照档案管理部门的要求进行收集、整理，确保档案的齐全、完整。2.档案整理与移交：对本部门形成的档案进行初步整理，编制档案目录，定期向档案管理部门移交。在移交档案时，应确保档案资料的真实性、准确性和完整性，并办理交接手续。3.档案利用与反馈：按照规定程序办理档案借阅、查阅手续，在使用档案过程中，如发现问题应及时向档案管理部门反馈。同时，应积极配合档案管理部门做好档案的统计、分析等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.市场调研档案：包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料、市场数据统计等。依据调研主题、时间、地区等因素进行分类。2.客户信息档案：涵盖客户基本资料、客户需求分析、客户沟通记录、客户合作历史等。按照客户类型、规模、行业等进行分类。3.项目投标档案：包含投标文件、资格预审文件、开标记录、评标报告等。根据项目名称、投标时间、项目类型等进行分类。4.合同档案：涉及合同文本（包括主合同、补充协议等）、合同审批文件、合同执行记录、合同变更文件等。按照合同类型、签订时间、项目名称等进行分类。5.市场活动档案：有市场推广活动方案、活动策划书、活动执行记录、活动效果评估报告等。依据活动主题、时间、形式等进行分类。6.其他档案：如与市场开发相关的会议纪要、工作汇报、培训资料、往来信函等，根据文件性质进行分类。（二）档案编号档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的方式。年份为公元纪年的后两位数字，类别代码根据档案分类设置，顺序号为每类档案的流水号。例如：23SD001，表示2023年市场调研类档案的第1份文件。四、档案收集与整理（一）收集要求1.及时性：市场开发部门在完成各项市场开发活动后，应及时将形成的文件、资料收集齐全，确保档案资料的时效性。2.完整性：收集的档案应包括活动全过程的相关文件，如前期策划、过程记录、结果报告等，不得遗漏重要信息。3.准确性：档案内容应真实、准确，数据可靠，表述清晰，不得有虚假或模糊不清的内容。（二）整理方法1.分类排序：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，然后按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编号编目：为每份档案编制唯一的编号，并填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.装订成册：对于纸张较多的档案，应进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编制备考表：在每份档案最后一页编制备考表，记录档案的整理情况、变更情况、存在问题及处理意见等。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管方式1.纸质档案：按照档案分类顺序排列上架存放，便于查找和利用。对于重要档案或易损档案，可采取复制备份或缩微等方式进行保护。2.电子档案：存储在专用的电子存储设备中，如磁盘、磁带、光盘等，并进行定期备份。建立电子档案目录数据库，便于检索和管理。电子档案应设置相应的安全访问权限，防止数据泄露或被篡改。（三）定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查盘点，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。如发现档案有损坏、变质或丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。六、档案检索与利用（一）检索工具1.纸质目录：编制档案分类目录、专题目录等纸质检索工具，方便查阅纸质档案。2.电子索引：建立电子档案索引数据库，通过计算机系统进行快速检索。索引数据库应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等关键信息。（二）利用流程1.申请：公司内部各部门如需查阅或借阅市场开发管理档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称及用途，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对申请进行审核，根据档案的保密级别和利用目的，确定是否批准申请。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司主管领导审批。3.查阅与借阅：经批准后，查阅人员可在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。借阅人员需按照规定期限归还档案，如需延期，应办理续借手续。4.登记：档案管理部门对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅时间、人员、档案名称及归还情况等。（三）利用限制1.保密限制：严格遵守公司保密制度，对于涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的档案，查阅或借阅人员必须严格保密，不得泄露给无关人员。2.使用范围限制：档案的查阅和借阅应仅限于公司内部使用，未经档案管理部门同意，不得擅自复制、传播或用于其他商业目的。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保管期限从宽、销毁从严的原则，确保鉴定结果准确、合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、市场开发部门业务骨干及相关专业人员组成。负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值和历史意义，确定其保管期限。2.综合评估法：结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案进行综合评估，判断其是否具有保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司发展具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司重大市场开发项目的档案、涉及公司核心业务和商业秘密的档案等。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案。如一般性市场调研档案、客户合作历史档案等。短期保管：保管期限为110年的档案，是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案。如临时性市场活动档案、一般性往来信函等。（五）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对已到保管期限且无保存价值的档案进行清理，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公司主管领导