数据信息档案管理制度

PAGE数据信息档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司数据信息档案的管理，确保数据信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，充分发挥数据信息档案在公司运营、决策、业务发展等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及数据信息档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于数据收集、整理、存储、使用、共享、销毁等环节。（三）定义1.数据信息档案：指公司在业务活动过程中形成的，具有保存价值的各种数据记录、文件、资料、图表等，包括但不限于电子数据、纸质文档、多媒体资料等。2.数据信息管理：对数据信息的全生命周期进行规划、组织、协调、控制和监督等一系列活动，以确保数据信息的质量和有效利用。（四）管理原则1.合法性原则：数据信息档案管理应符合国家法律法规及行业相关标准要求，确保公司运营活动合法合规。2.完整性原则：全面、系统地收集和整理各类数据信息，保证档案内容的完整无缺，能够真实反映公司业务全貌。3.准确性原则：数据信息应准确无误，避免虚假、错误或误导性信息进入档案体系，为公司决策提供可靠依据。4.安全性原则：采取有效措施保障数据信息档案的安全，防止数据泄露、篡改、丢失等情况发生，确保数据信息的保密性、完整性和可用性。5.可追溯性原则：建立完善的记录和标识体系，使数据信息的来源、处理过程、流向等清晰可查，便于进行审计和追踪。二、数据信息档案的分类与编号（一）分类标准根据公司业务特点和数据信息的性质、来源、用途等因素，将数据信息档案分为以下几类：1.业务运营类：涵盖公司各项主营业务活动产生的数据，如销售数据、采购数据、生产数据、库存数据等。2.财务会计类：包括财务报表、会计凭证、税务资料、预算数据等与财务核算和管理相关的信息。3.人力资源类：员工档案、考勤记录、薪酬数据、培训资料、绩效考核信息等人力资源管理方面的数据。4.行政管理类：公司文件、会议纪要、规章制度、办公流程、合同协议等行政管理范畴的数据。5.客户关系类：客户基本信息、交易记录、服务反馈、市场调研数据等与客户相关的数据。6.技术研发类：研发项目文档、技术方案、实验数据、知识产权资料等技术研发过程中产生的数据。7.其他类：不属于上述分类的其他重要数据信息档案，如行业动态、竞争对手资料等。（二）编号规则为便于数据信息档案的识别、存储和检索，对每类档案制定统一的编号规则。编号采用层次编码法，具体如下：1.一级代码：用大写字母表示档案类别，如“YW”代表业务运营类，“CW”代表财务会计类等。2.二级代码：根据该类档案的具体细分领域，用两位数字表示，如“YW01”表示销售业务数据，“YW02”表示采购业务数据等。3.三级代码：按照时间顺序或流水号等方式，用三位数字表示具体的档案记录，如“YW01001”表示2023年第1笔销售业务数据记录。编号应保持唯一性和系统性，确保每个数据信息档案都有一个清晰、明确的编号标识。三、数据信息档案的收集与整理（一）收集职责1.各部门应明确专人负责本部门数据信息档案的收集工作，确保各类数据信息及时、准确地提交。2.数据产生部门在业务活动完成后，应按照规定的时间和要求，将相关数据信息整理并提交至档案管理部门或指定的存储地点。（二）收集范围1.业务活动过程中产生的原始数据记录，如业务表单、交易凭证、系统日志等。2.各类审批文件、报告、总结等文档资料。3.对外签订的合同、协议、意向书等法律文件。4.员工提交的各类申请、报表、述职报告等个人资料。5.其他与公司业务相关的有保存价值的数据信息。（三）整理要求1.档案管理部门收到数据信息后，应及时进行整理。整理工作包括对数据的分类、排序、编号、编目等，确保档案资料的整齐、有序。2.对于纸质文档，应去除无关的附件、空白页等，进行装订或装盒，并在封面或盒脊上标注档案编号、名称、日期等信息。3.对于电子数据，应按照规定的存储格式和命名规则进行整理存储，建立清晰的文件夹结构和文件命名体系，便于查找和管理。4.对数据信息进行必要的审核和校验，确保数据的准确性和完整性。发现问题应及时与数据产生部门沟通核实，进行修正或补充。四、数据信息档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案室，配备档案柜、货架等存储设备，对纸质档案进行分类存放。档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等适宜的环境条件。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库、云存储等多种存储方式进行备份存储。存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立电子档案存储目录，记录电子档案的存储位置、文件名、存储时间等信息，便于快速检索。（二）保管期限根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，确定各类数据信息档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体如下：1.短期保管：保管期限为15年，主要包括一些时效性较强、使用频率较低且对公司业务影响较小的数据信息档案，如部分临时性业务报表等。2.中期保管：保管期限为510年，涵盖公司一定时期内较为重要的业务数据和管理资料，如年度财务报表、部分业务合同等。3.长期保管：保管期限为10年以上，包括公司核心业务数据、重要规章制度、历史档案等具有长期保存价值的数据信息档案。（三）保管责任1.档案管理部门应指定专人负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.对于纸质档案，应注意防潮、防虫、防火等，如发现档案有损坏、霉变等情况，应及时采取修复或复制等措施。3.对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。同时，要做好网络安全防护工作，防止数据被非法访问、篡改或泄露。4.严格限制无关人员进入档案室或电子档案存储区域，确保档案保管环境的安全。五、数据信息档案的使用与共享（一）使用权限1.根据公司内部职责分工和业务需求，明确不同人员对数据信息档案的使用权限。使用权限分为查阅、借阅、修改、删除等。2.一般情况下，员工只能查阅与其工作相关的数据信息档案。如需借阅，应按照规定填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限应根据档案的性质和重要程度确定，一般不得超过规定的时间。3.涉及重要数据信息档案的修改和删除操作，必须经过严格的审批流程，由相关业务负责人、档案管理部门负责人及公司高层领导共同批准，并做好详细的记录。（二）使用流程1.查阅流程：员工填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，提交所在部门负责人审批。部门负责人审核通过后，申请表交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，供查阅人员在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照或传播档案内容。2.借阅流程：借阅人填写借阅申请表，经部门负责人审核同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人批准后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅人应妥善保管借阅的档案，按时归还。如需延期归还，应提前办理续借手续。3.共享流程：公司内部部门之间如需共享数据信息档案，应填写共享申请表，说明共享的目的、范围、接收部门等信息，经共享申请部门负责人和接收部门负责人审批后，交档案管理部门。档案管理部门按照审批意见进行数据信息的共享操作，并记录共享的时间、内容、接收部门等信息。（三）数据信息安全1.在数据信息档案的使用和共享过程中，必须严格遵守数据信息安全规定，确保数据不被泄露、篡改或滥用。2.涉及敏感数据信息的使用和共享，应采取加密传输、身份认证、访问控制等安全措施，防止数据在传输和共享过程中出现安全问题。3.使用人员应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号异常或数据信息安全问题，应及时向档案管理部门报告。六、数据信息档案的备份与恢复（一）备份策略1.根据数据信息档案的重要性、变更频率等因素，制定不同的数据备份策略。备份策略包括全量备份、增量备份和差异备份等。2.对于核心业务数据和重要档案，应实行每日全量备份，并定期进行磁带或异地存储等长期备份。3.对于变更频率较低的数据信息档案，可采用每周或每月的增量备份方式，减少备份数据量和备份时间。4.在进行备份操作前，应确保数据处于稳定状态，避免备份过程中出现数据不一致的情况。（二）备份执行1.档案管理部门应按照制定的备份策略，定期执行数据备份任务。备份任务应在非业务高峰期进行，以减少对业务系统的影响。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并进行标识和登记，注明备份的时间、内容、存储介质编号等信息。3.备份存储介质应存放在专门的存储地点，与主存储设备分开存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）恢复测试1.定期进行数据恢复测试，确保在需要时能够及时、准确地恢复数据信息档案。恢复测试应模拟真实的灾难场景，检验备份数据的可用性和完整性。2.恢复测试过程中，应详细记录测试结果，包括恢复时间、恢复数据的准确性、系统运行情况等。如发现问题，应及时分析原因并进行整改。3.根据恢复测试结果，对备份策略和恢复流程进行评估和优化，确保数据备份与恢复工作的有效性和可靠性。七、数据信息档案的销毁（一）销毁条件1.数据信息档案超过保管期限，且经相关部门审核确认已无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致某些数据信息档案不再需要的，经审批后可予以销毁。3.数据信息档案在保管过程中出现损坏、丢失等情况，无法修复或找回，且已履行相关手续的，可进行销毁处理。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对达到销毁条件的数据信息档案进行清理和统计，填写销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁申请表经档案管理部门负责人审核后，提交公司内部审计部门进行审计。审计部门对拟销毁档案进行审查，确认其销毁的必要性和合规性。3.审计通过后，销毁申请表报公司高层领导审批。公司高层领导批准后，档案管理部门组织实施销毁工作。4.销毁工作应在指定的地点进行，采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行销毁，确保数据信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人进行监督，并记录销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。5.销毁完成后，销毁记录应作为档案资料进行保存，以备后续查阅和审计。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立数据信息档案管理监督小组，由档案管理部门负责人、内部审计人员、信息技术人员等组成，负责对公司数据信息档案管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查的内容、范围、频率等要求。检查内容包括数据信息档案的收集、整理、存储、使用、共享、备份、销毁等各个环节的执行情况。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门及人员是否严格按照本制度的规定进行数据信息档案管理操作，有无违反制度的行为。2.档案质量：检查数据信息档案的完整性、准确性、规范性等，确保档案内容真实、可靠，格式符合要求。3.安全管理：检查数据信息档案的存储安全、使用安全、共享安全等措施是否落实到位，有无安全隐患。4.备份与恢复：检查备份策略的执行情况、备份数据的完整性和可用性，以及恢复测试工作的开展情况。5.销毁管理：检查销毁流程是否规范，销毁记录是否完整，确保达到销毁条件的数据信息档案得到妥善处理。（三）问题整改1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时向责任部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门或人员应针对问题制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。整改措施应具有可操作性，能够有效解决存在的问题。3.整改完成后，责任部门或人员应向监督小组提交整改报告，说明整改情况和整改结果。监督小组对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。九、附则（一）解释