城管局档案室管理制度

PAGE城管局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强城管局档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关各科室、下属各事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：城管局档案室负责集中管理全局各类档案，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：保证档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守档案保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管全局各类档案，定期对档案进行鉴定、统计和编目。3.提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。4.指导各科室、下属事业单位的档案工作，开展档案业务培训和交流。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。6.做好档案安全管理工作，确保档案实体和信息安全。（二）各科室、下属事业单位职责1.明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案室。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.本局召开的重要会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。4.本局在行政执法、城市管理等工作中形成的各类文件材料，如执法文书、案件卷宗、审批文件等。5.本局干部职工的人事档案材料，包括履历表、考核材料、任免文件等。6.本局财务工作中形成的各类凭证、账簿、报表等。7.本局开展的各类专项工作、重点项目的文件材料。8.本局与其他单位签订的合同、协议等文件材料。9.本局获得的荣誉证书、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应在工作结束后及时将应归档的文件材料收集齐全，整理规范。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等进行分类，一般分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订：将纸质文件材料按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放有序，便于查找。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本局制定的重要规章制度、全局性的工作计划和总结、重大事件的文件材料等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，主要包括一般性的业务文件、人事档案等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，主要包括临时性的文件材料等。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.核对档案目录与档案实体是否一致，如有不符应及时查找原因并进行调整。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅本局档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、内容和范围，经本局分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、人员等进行详细登记。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务科室人员等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.查阅档案利用情况记录，了解档案的实际利用频率和效果。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等，报经分管领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案室。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为全局工作提供有力的档案信息支持。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.扫描后的电子文件应进行分类存储，并建立相应的索引目录。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。（四）数据备份与安全1.定期对档案信息化管理系统中