服务提升档案管理制度

PAGE服务提升档案管理制度一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范公司/组织的档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持，同时通过优化服务流程与质量，提升整体运营水平，更好地满足内外部客户需求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案，包括但不限于纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。2.完整性原则：确保档案内容全面、系统，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、事实等真实可靠。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.服务性原则：以服务公司/组织发展和业务需求为导向，优化档案管理流程，提高档案利用服务质量。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范，并监督执行。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等日常管理工作。3.建立和维护档案信息系统，确保档案数据的准确录入、存储和检索。4.组织开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案的借阅、查阅、复印等利用服务工作，按照规定办理相关手续。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。7.参与公司/组织重大活动、项目等档案的专项管理工作，提供档案管理方面的支持和保障。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和初步整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的业务指导。2.在工作中严格按照档案管理要求，及时将办理完毕的文件材料整理归档，确保档案的齐全、完整。3.配合档案管理部门做好档案的借阅、查阅等利用服务工作，提供必要的协助和信息。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责所在部门或岗位的档案具体管理工作，熟练掌握档案管理业务知识和技能，认真履行各项工作职责。3.做好档案的日常收集、整理、保管等工作，确保档案质量和安全。4.积极为档案利用者提供优质、高效的服务，及时准确地查找和提供所需档案信息。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更及注销过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、批复文件等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。3.各类会议文件、记录、纪要等，包括公司/组织级会议、部门会议及专项会议等。4.业务活动中产生的合同、协议、订单、报表、报告等文件。5.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、考核、培训等相关材料。6.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.项目档案，涵盖项目立项、规划、实施、验收等全过程文件。8.知识产权档案，如专利证书、商标注册文件、著作权登记证书等。9.对外宣传资料、广告策划、媒体报道等档案。10.其他与公司/组织工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和可追溯性。4.跨部门业务形成的文件材料，由主办部门负责收集，相关部门配合提供。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、项目管理类等类别，并在大类下进一步细分小类。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案给予唯一的编号。编号应遵循一定的规则和顺序，确保系统性和连贯性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.库房应划分不同区域，分别存放不同类型和保管期限的档案，并有明显的标识。3.配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、档案装具等，满足档案管理工作的需要。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架或档案柜存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份，并建立异地容灾备份机制，确保数据安全。同时，对电子档案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于检索和利用。3.对于特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应根据其特点进行妥善保管，如采用专门的相册、光盘盒等进行存放，并注明相关信息。（三）保管期限根据档案的重要程度、形成规律和利用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案：公司/组织设立、变更及注销过程中形成的重要文件。公司/组织年度财务决算报告。涉及公司/组织重大权益、重要资产处置的文件。公司/组织与外部签订的具有长期法律效力的合同、协议。公司/组织重要的人事任免文件。其他对公司/组织具有长远历史意义和重要价值的文件。2.长期保管档案：公司/组织内部管理制度、规定等文件，在修订前具有参考价值的。业务活动中形成的重要合同、协议，保管期限在15年以上的。项目档案中具有一定历史价值和参考意义的文件，保管期限在15年以上的。人事档案中员工晋升、考核、培训等重要材料，保管期限在15年以上的。其他需要长期保存以备查考的文件。3.短期保管档案：一般性的业务文件、报表等，保管期限在15年以下的。临时性工作形成的文件材料，保存期满后无继续保存价值的。其他短期形成且利用价值较低的文件。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与记录一致。2.清查内容包括档案数量、完整性、准确性、保管期限、存储位置等，发现问题及时记录并采取措施进行处理。3.对清查结果进行总结和分析，形成清查报告，向上级领导汇报，并作为档案管理工作改进的依据。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循合法、合规、合理的原则，严格按照规定办理档案利用手续。2.确保档案利用过程中的安全，防止档案丢失、损坏和信息泄露。3.优先满足公司/组织内部工作需要，在符合保密规定的前提下，为外部相关单位提供必要的档案服务。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.员工个人因办理相关业务，如职称评定、社保办理、离职手续等，需要查阅本人档案。3.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅公司/组织相关档案，但必须经过严格的审批手续。（三）利用手续1.内部查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案，并在指定地点供查阅人查阅，查阅人不得擅自将档案带出指定地点。查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员对档案进行检查，确保档案无损坏、缺页等情况。2.内部借阅：需要借阅档案的人员填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。借阅人凭批准后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在《档案借阅登记表》上签字。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.外部查阅：外部单位查阅公司/组织档案，需提前提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅范围等内容，并加盖公章。公司/组织相关部门对查阅申请进行审核，经分管领导批准后，通知档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门按照规定提供档案，并安排专人陪同查阅，查阅过程中不得拍照、复印、摘录档案内容，确需复制的，应按照规定办理审批手续。（四）利用登记建立完善的档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干、档案管理人员等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。具体鉴定标准如下：1.保管期限已满，且在规定时间内未发现有继续保存必要的档案。2.内容重复、无实际利用价值的档案。3.因保管不善等原因导致档案损坏、字迹模糊不清，无法恢复且无参考价值的档案。4.法律法规规定可以销毁的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、销毁理由等信息。2.将《档案销毁鉴定表》提交公司/组织分管领导审批，经批准后，方可实施销毁。3.档案管理部门负责组织档案销毁工作，销毁时应指定专人监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁鉴定表》、《档案销毁清册》等相关材料归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立高效、便捷档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务质量。2.通过信息化手段，加强对档案的动态管理和监控，确保档案信息的安全和完整。3.推动档案管理工作与公司/组织其他业务系统的融合，为公司/组织的决策提供有力的信息支持。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储：实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传，确保档案数据的准确存储。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，能够快速定位所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息，保障档案信息安全。4.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，可以在线提交借阅申请、审批、登记等操作，方便快捷。5.统计分析：对档案利用情况、档案数量、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。6.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并建立数据恢复机制，防止数据丢失，确保档案数据的安全性和可靠性。（三）信息化安全保障1.建立完善的档案信息化安全管理制度，明确安全责任和操作规范。2.采用先进的安全技术和设备，如防火墙、