额敏县教育档案制度

PAGE额敏县教育档案制度一、总则（一）目的为加强额敏县教育档案管理，确保教育档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教育档案在教育教学、管理、研究等工作中的作用，依据国家有关法律法规和教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于额敏县各级各类学校、教育行政部门及相关教育机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：教育档案由各单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映教育教学、管理等工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理教育活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便教育教学、管理和研究工作的开展。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各学校、教育行政部门应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责本单位教育档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本制度，负责制定本单位档案管理工作的具体实施细则。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.按照规定对档案进行鉴定，及时销毁过期、无用的档案。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，准确反映档案的数量、种类、利用情况等。6.积极开展档案利用工作，为教育教学、管理和研究提供优质服务，及时办理档案查阅、借阅手续。7.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储和维护，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校行政管理档案：包括学校发展规划、工作计划、总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学档案：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.学生管理档案：如学生奖惩记录、心理健康档案、社会实践档案等。4.教育科研档案：包括科研项目申报、研究成果、学术论文等。5.师资培训档案：教师培训计划、培训记录及考核材料等。6.招生就业档案：招生计划、录取名册、毕业生就业协议等。7.校园建设档案：校园规划、建设项目审批文件、工程图纸、竣工验收资料等。8.其他与教育相关的档案：如对外交流合作材料、捐赠档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体形式符合要求。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应同时收集电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、教育科研类、师资培训类、招生就业类、校园建设类等一级类目，在一级类目下再根据实际情况设置二级、三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号、分类编号等方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应去除金属物，破损的档案应进行修复。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案进行分开存放，便于定期鉴定和销毁。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况采取相应的调控措施，确保档案保管环境适宜。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号体系进行分类存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。备份周期可根据实际情况确定，一般不少于一年一次。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的安全可靠，防止电子档案数据丢失或损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案是否具有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其是否反映了教育工作的真实情况，是否具有历史、现实和长远利用价值。2.依据国家有关档案保管期限的规定，结合教育行业特点，确定档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期（30年）、短期（10年）。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案进行逐一登记造册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核，报单位主管领导批准。3.销毁实施：由两人以上负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁记录：将销毁清册及销毁过程记录长期保存，以备查考。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计：如查阅档案的人次、借阅档案的数量、利用档案产生的效益等。3.档案保管状况统计：如档案库房的温湿度、档案装具的使用情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账：采用纸质或电子表格形式，对档案统计内容进行详细记录。2.定期统计：档案管理人员应定期对档案进行统计，一般每月或每季度进行一次小统计，每年进行一次全面统计。3.统计分析：对统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和存在的问题，为改进档案管理工作提供依据。七、档案的利用（一）利用范围1.教育教学：教师查阅档案用于教学参考、备课、教学研究等。2.学校管理：学校管理人员查阅档案用于制定政策、决策、处理问题等。3.学生管理：学生查阅本人学籍档案、奖惩记录等。4.教育科研：教育科研人员查阅档案用于课题研究、撰写论文等。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损等。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称及数量等。登记记录应长期保存，以便统计和查询。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现教育档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为教育教学、管理和研究提供更加便捷、高效的档案信息资源。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程的档案管理系统，实现档案信息的自动化管理。2.档案数字化加工：对重要的、利用率高的档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用。3.信息安全保障：加强档案信息化系统的安全防护，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.系统建设阶段：按照规划要求，组织开发或采购档案管理系统，进行系统安装、调试和培训。3.数字化加工阶段：制定档案数字化加工方案，组织开展档案数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作。