乡镇档案收集归档制度

PAGE乡镇档案收集归档制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇机关各部门、所属事业单位、各村（居）委会等在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案收集归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇档案工作实行集中统一管理，由乡镇综合档案室负责对本乡镇各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.齐全完整原则各部门、各单位应按照规定，将工作活动中形成的各种文件材料及时、完整地收集起来，归档保存，确保档案的齐全性和完整性。3.准确系统原则归档的文件材料应真实反映本乡镇各项工作的历史面貌，内容准确无误，分类科学合理，排列系统有序。4.便于利用原则档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案的利用效率，为乡镇各项工作提供有效的服务。二、档案收集范围（一）党群工作类1.乡镇党委、人大、政府、政协等组织的工作计划、总结、报告、决议、决定、会议记录、纪要等文件材料。2.组织建设、党员管理、干部任免、纪检监察、宣传教育、统战、群团等方面的文件材料。3.本乡镇获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案的照片、证书复印件及相关文字说明。（二）行政管理类1.乡镇机关制定的各项规章制度、办法、细则、通知、通报、请示、批复等文件材料。2.乡镇政务公开、依法行政、信访维稳、社会治安综合治理、安全生产、应急管理等方面的文件材料。3.乡镇机构设置、人员编制、干部职工考核、奖惩、工资福利等方面的文件材料。4.乡镇对外交往、招商引资、经济合作以及与上级机关、其他乡镇、企事业单位等的往来文件材料。（三）经济发展类1.乡镇经济发展规划、年度计划、统计报表、经济分析报告等文件材料。2.农业农村工作方面的政策文件、项目申报、实施及验收材料，农村产业发展、农民增收、农村基础设施建设等方面的文件材料。3.乡镇工业、商业、服务业等产业发展的相关政策文件、项目资料、企业发展情况等文件材料。4.乡镇财政预算、决算、财务收支、审计报告等文件材料。（四）社会事务类1.民政工作方面的低保、五保、优抚、救灾救济、婚姻登记、殡葬管理等文件材料。2.教育、文化、卫生、体育等社会事业发展的规划、计划、总结、统计报表等文件材料。3.环境保护、资源管理、城乡建设、交通水利等方面的文件材料。4.社会保障、劳动就业、医疗保险、养老保险等方面的文件材料。（五）村（居）工作类1.各村（居）委会的工作计划、总结、报告、会议记录等文件材料。2.村（居）党组织建设、民主管理、村规民约、村务公开等方面的文件材料。3.村（居）经济发展、土地管理、环境卫生、社会治安等方面的文件材料。4.村（居）民自治、邻里关系、纠纷调解等方面的文件材料。（六）其他类1.本乡镇举办的各类重大活动、重要会议、专项工作等形成的具有保存价值的文件材料。2.本乡镇工作人员在工作中形成的个人业务档案，如培训记录、考核材料、科研成果、获奖情况等。3.上级机关交办的需本乡镇办理的文件材料及本乡镇向上级机关报送的各类文件材料的底稿、存根等。4.其他具有保存价值的文件材料，如照片、录音、录像、电子文档等。三、档案收集要求（一）及时收集各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时将工作活动中形成的文件材料收集齐全，不得积压、拖延。一般情况下，当年形成的文件材料应在次年上半年完成收集归档工作。（二）完整准确收集的文件材料应齐全完整，确保每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等齐全配套。文件材料应真实可靠，字迹清晰，签字盖章手续完备，不得随意涂改、伪造。（三）规范整理收集的文件材料应按照档案分类方案进行初步分类，同一事由的文件材料应集中在一起，保持文件之间的有机联系。文件材料应统一使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。（四）移交手续各部门、各单位收集整理好的档案应及时移交乡镇综合档案室。移交时，双方应按照档案移交清单进行清点核对，办理交接手续，由移交人、接收人、监交人签字确认。档案移交清单应一式两份，双方各执一份存档。四、档案归档程序（一）分类1.乡镇综合档案室应根据档案收集范围和分类方案，对收集到的档案进行科学分类。档案分类应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持同一事由文件材料的完整性，便于管理和利用。2.本乡镇档案分类一般采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度将档案分为不同年度类别，再在每个年度内按机构（问题）进行分类，最后按保管期限将档案分为永久、长期、短期三类。（二）编号1.档案分类完成后，应按照一定的编号方法对每份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。2.本乡镇档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”四级编号法。全宗号为本乡镇档案全宗代码；目录号为档案分类目录的顺序号；案卷号为每个案卷的顺序号；件号为案卷内每份文件的顺序号。（三）编目1.档案编号完成后，应进行编目工作。编目内容包括编制案卷目录、卷内文件目录、备考表等。2.案卷目录应详细记录每个案卷的编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息，一式两份，一份装订成册，一份作为电子目录保存。3.卷内文件目录应逐份记录每份文件的编号、题名、日期、文号、责任者、页数等信息，置于卷首。4.备考表应置于卷尾，记录卷内文件的整理情况、缺损情况、补充说明等信息。（四）装订1.编目完成后，应对档案进行装订。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.档案装订应去除金属物，对破损的文件材料应进行修补或复制，字迹模糊的应进行复制或摘抄。3.装订后的档案应在左侧装订，采用三孔一线或缝纫机轧边等方式装订，装订线应整齐美观，不得压字。（五）装盒1.装订后的档案应装入档案盒。档案盒应选用符合国家标准的无酸档案盒，规格一般为310mm×220mm×55mm。2.档案盒应填写全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等信息，置于盒脊上方。3.档案装入档案盒时，应排列整齐，不得倒置或折叠，盒内文件应保持平整。五、档案保管期限（一）永久保管1.本乡镇形成的具有长远查考利用价值的重要文件材料，如法律法规、方针政策、重要会议记录、重大决策、重要人事任免、财务预决算、审计报告等，应列为永久保管。2.反映本乡镇历史沿革、机构变迁、重大事件、重要活动等方面的文件材料，以及与上级机关、其他乡镇、企事业单位签订的具有长期法律效力的合同、协议等，应列为永久保管。3.本乡镇获得的省部级以上荣誉称号、重要科研成果、重大建设项目竣工资料等，应列为永久保管。（二）长期保管1.本乡镇形成的在较长时间内具有查考利用价值的文件材料，如年度工作计划、总结、统计报表、一般会议记录、重要业务文件等，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。2.反映本乡镇一定时期内工作情况、发展历程、业务活动等方面的文件材料，以及与本乡镇工作有密切关系的一般性往来文件等，应列为长期保管。（三）短期保管1.本乡镇形成的在较短时间内具有查考利用价值的文件材料，如临时性工作文件、一般性通知、简报、便函等，应列为短期保管。保管期限一般为5年至15年。2.本乡镇在日常工作中形成的仅供短期参考的文件材料，以及与本乡镇工作关系不太密切的文件材料等，应列为短期保管。六、档案保管与保护（一）档案库房建设1.乡镇应设立专门的档案库房，档案库房应符合安全、防火、防潮、防虫鼠、防盗、防光、防尘、防污染等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫鼠药品、消防器材、防盗门窗等，确保档案的安全保管。（二）档案整理上架1.档案应按照分类编号顺序进行整理上架，排列整齐，便于查找和利用。2.档案架应牢固、整齐，档案应存放在档案盒内，档案盒应按照编号顺序排列在档案架上。（三）档案保管登记1.乡镇综合档案室应建立档案保管登记制度，对档案的收进、移出、整理、保管等情况进行详细记录。2.档案保管登记内容包括档案编号、题名、年度、保管期限、数量、起止日期、存放位置、整理日期、交接情况等信息，确保档案管理工作的规范化和科学化。（四）档案定期检查1.乡镇综合档案室应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.档案检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.档案检查应做好记录，对检查中发现的问题、处理情况及结果等应详细记录在案，并存档备查。（五）档案保护措施1.对珍贵档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份存储、专柜存放、定期修复等。2.档案库房应保持清洁卫生，并定期进行消毒处理，防止档案遭受污染和虫害。3.档案工作人员应严格遵守档案管理操作规程，避免因操作不当造成档案损坏。七、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、方便、高效的原则，为乡镇各项工作提供及时、准确、有效的服务。2.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案的安全和保密。（二）利用范围1.本乡镇机关各部门、所属事业单位、各村（居）委会等因工作需要，可查阅、借阅本乡镇保管的相关档案。2.上级机关、其他乡镇、企事业单位等因工作需要，经本乡镇同意，可查阅、借阅本乡镇保管的相关档案。3.社会各界因特殊需要，经本乡镇批准，并按照规定办理相关手续后，可查阅、借阅本乡镇保管涉及社会公益等方面的档案。（三）利用手续1.本乡镇内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、年度、保管期限、查阅目的、查阅范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到乡镇综合档案室办理查阅、借阅手续。2.上级机关、其他乡镇、企事业单位等查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、年度、保管期限、查阅目的、查阅范围等信息，经本乡镇分管领导签字同意后，到乡镇综合档案室办理查阅、借阅手续。3.社会各界查阅、借阅档案，应出具相关证明材料，说明查阅、借阅的目的、范围等信息，经本乡镇主要领导签字同意后，到乡镇综合档案室办理查阅、借阅手续，并按照规定缴纳查阅、复制等费用。（四）利用方式1.档案查阅一般应在乡镇综合档案室内进行，档案工作人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。2.档案借阅一般应限定借阅期限，借阅期限一般不超过两周。如需延期借阅，应办理续借手续。3.档案利用过程中，如需复制档案，应经档案工作人员同意，并按照规定进行复制。复制的档案应加盖乡镇综合档案室印章，注明复制日期、份数等信息。（五）利用登记1.乡镇综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括利用日期、利用者姓名、单位、利用目的、利用档案名称、年度、保管期限、查阅范围、借阅期限、复制份数等信息，确保档案利用工作的规范化和科学化。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正、准确。2.档案鉴定应根据国家有关法律法规和档案保管期限的规定，结合本乡镇实际情况，对档案的保存价值进行科学评估。（二）鉴定组织1.乡镇应成立档案鉴定工作领导小组，由乡镇分管领导担任组长，成员包括乡镇综合档案室负责人、各部门负责人等。2.档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定工作方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作应采用直接鉴定法，即对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定其保存价值。2.档案鉴定工作应结合本乡镇的职能任务、工作重点、发展规划等实际情况，对档案的保存价值进行分析和评估，确保鉴定结果符合本乡镇的实际需求。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作领导小组应定期组织开展档案鉴定工作，一般每五年进行一次全面鉴定。2.档案鉴定工作开始前，档案工作人员应按照档案保管期限的规定，对到期档案进行初步筛选，确定需要鉴定的档案范围。3.档案鉴定工作领导小组应组织相关人员对需要鉴定的档案进行逐件审查，根据档案的保存价值，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。4.档案鉴定工作领导小组应根据鉴定意见，对档案进行分类处理，确定需要继续保存的档案、需要销毁的档案以及需要调整保管期限的档案。5.档案鉴定工作结束后，档案鉴定工作领导小组应将鉴定结果报乡镇主要领导